Общая характеристика официально-делового стиля

    Наименование организации. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например

    Акционерно-коммерческий банк «Прогресс» Кредитный  отдел

    Должность и фамилию лица, которому адресовано письмо, нужно писать в дательном падеже, например:

    Научно-производственное

    объединение «Комкон»

    Бухгалтерия

    Старшему  экономисту

    А.Н. Ковалевой

    Адрес. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи». Данные Правила были утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (распространяющийся также на оформление реквизитов «Справочные данные организации», «Адресат»):

• наименование адресата (наименование организации для юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
• название области, края, автономного округа (области), республики;
• страна (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс.

    На  документах, направляемых в правительственные учреждения, почтовый адрес не указывается. Почтовый адрес также не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

    Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть предельно кратким и емким. Он представляет собой словосочетание, формулирующее тему. Чаще всего заголовок начинается с предлогов «о», «об», однако для краткой формулировки темы могут использоваться и другие модели, например:

           Об  организации выставки

           О выделении аммиака  из ФПТ-200М

           По  вопросу стоимости  кондиционера IK 23- IMI

           На  ваш факс № 1781/2040 от 12.10.99.

    Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

           О подготовке проекта  договора

           Об  организации института  современных технологий управления

    Заголовок не должен превышать двух строк; точка  в конце заголовка не ставится. Не рекомендуется употреблять в  заголовке слова касательно, касается, а также писать по делу, поскольку это выражение более уместно в юридической практике.

    Текст – основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание – управленческое действие, решение. Текст, как правило, состоит из двух частей. Констатирующая часть включает указание причин, целей составления документа, а также изложение сути вопроса или предложения (эта часть текста предполагает анализ ситуации, освещение истории вопроса, мотивацию принимаемого решения, выдвигаемого предложения – ссылки на инструкции, постановления, договоренности и т. д.). В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу, например:

    В соответствии с постановлением Правительства  Российской Федерации от 14 марта 1997 г. № 307 «Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов» предлагаем Вам...

    Во  второй части формулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

    Текст официального письма может включать приветственное обращение и заключительную формулу вежливости, являющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения.

    Вступительное обращение помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится в отдельную строку. Приветствие может быть обращено к организации в целом (точнее, к лицам, официально ее представляющим) и к отдельным должностным лицам;

           Уважаемые господа!

           Господа!

           Уважаемый господин директор!

    Заключительная  формула вежливости помещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания письма и выносится в отдельную строку, как правило, отделяясь дополнительным интервалом. В отличие от

    вступительного  обращения заключительная формула вежливости безличностна и обращена одновременно как к организации, так и к ее отдельным лицам:

           С уважением...

           С глубоким уважением...

           С пожеланиями успехов...

           С наилучшими пожеланиями...

    Текст письма может состоять из одного или  нескольких абзацев, соответствующих смысловым аспектам письма. Желательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.

    Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

           Приложение: на 3 л. в 2 экз.

    Если  документ имеет приложение, не названное  в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и  количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):

    Приложение:  1. Протокол собрания учредителей АООТ «Ижорские

  заводы» на 5 л. в 1 экз.

2. Проект плана поэтапного ввода системы информационного

  обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.

    Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например:

           Главный инженер (личная подпись)                   Е. Н. Шесовских

    При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей, например:

    Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

    Отметка об исполнителе включает фамилию (или  фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например:

           Васильев 32-45-78

    Ниже  фамилии исполнителя и номера его телефона может указываться индекс машинистки (первые буквы фамилии и имени), количество отпечатанных экземпляров и дата печатания, например:

           Васильев  Виктор Иванович

           32-45-78

           МЛ 2 01.04.2000

    Следует также отметить особенности оформления такого элемента письма, как постскриптум. Постскриптум не входит в перечень обязательных реквизитов документа, однако довольно часто используется составителями деловых писем. В дословном переводе с латинского языка постскриптум означает «приписка после подписи». В деловом письме постскриптум допустим в двух случаях:

1. Если есть необходимость довести до сведения адресата информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в основной текст.
2. Если информация в основном тексте претерпела существенные изменения, искажающие реальное восприятие и оценку ситуации (либо поступила новая информация).

    Сообщение, даваемое в виде постскриптума, обязательно  предваряется пометой Постскриптум, реже П. С. или P. s. и может быть написано от руки. Оно заверяется повторной подписью, а в необходимых случаях указывается дата и время, когда была сделана приписка, например:

    1. Постскриптум

К сожалению, в ближайшие  две недели не смогу  с Вами встретиться, поскольку по настоянию врачей отправляюсь на обследование в Санкт-Петербург.

С уважением                .......................................

      ^{(сигнатура,  факсимиле)}

    2. P.s. Отчет по 3-му кварталу только что получил.

28 марта 2000 г. 18^Ш     .......................................

      ^{(сигнатура,  факсимиле)}

    Как видно из приведенных выше правил оформления реквизитов документов, каждый реквизит выполняет определенную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке). Соблюдение этих требований не только придает официальной статус деловой бумаге, но и упрощает процедуру обработки корреспонденции, облегчает восприятие служебной информации, поступающей по каналам письменной связи. 

4. Типы документов 

    Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана  с документацией. Как уже отмечалось, документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

    Документация  весьма разнообразна по выполняемым  ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

    По  фактору адресации документы  разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной.

    Внешняя деловая переписка  ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

    По  содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и др. виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.

    В зависимости от того, к какой сфере  человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др. виды документов.

    По  фактору доступности документируемой  информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

    Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа [4, 14-16].

    В последнее время выделяют еще один классификационный признак – форма отправления официально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существует электронная деловая корреспонденция и фак-совые отправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычными почтовыми отправлениями.