Культура делового общения

   - психологические барьеры – индивидуальные особенности личности (замкнутость, застенчивость, назойливость, вздорность и др.); психологические отношения общающихся (взаимная симпатия,  неприязнь, несовместимость и др.); отсутствие необходимых навыков общения. 

2. СОЦИАЛЬНО-ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ И ЕГО ФУНКЦИИ.

Общение и его функции

    Общение является одним из  важнейших понятий в психологии. В ней более разнообразно раскрываются  индивидуальные особенности всех  участников этого процесса.

    Общение имеет свои функции,  средства, виды и типы, каналы и фазы.   

    Исследование психологов и социологов  показывают, что до 70% управленческих  решений принимаются руководителями  в устной форме в процессе  делового взаимодействия. Без преувеличения  можно сказать, что характер  деловых контактов оказывает решающее влияние на эффективность совместной деятельности, на успешность проведения бесед, деловых совещаний и переговоров, пресс-конференций, торгов и презентаций.

    Даже в век ЭВМ главным инструментом  общения людей является слово.  Тот, кто в совершенстве овладел навыками в процессе общения, получает возможность жить по принципу «пришел, увидел, уговорил». Общение – это чрезвычайно тонкий и деликатный процесс. В нем говориться о прямом и косвенном общении, непосредственном и опосредованном.

    Под непосредственном общении понимается естественный контакт «лицом к лицу» при помощи вербальных (речевых) и невербальных средств (жесты, мимика, пантомима, пространственные (расстояние, приближение, удаление, повороты «к» и «от»), временные (раньше, позже)). Следует подчеркнуть практическую важность умения «читать» невербальную информацию. Темпы речи, громкость, изменение высоты и темпа окраски голоса – все это средства передачи эмоционального состояния человека, его отношения к передаваемому сообщению.

    Человек не может сознательно контролировать всю сферу своего общения, поэтому часто даже то, что он хочет скрыть, проявляется, например, через движения рук, положение ног, выражение глаз и т.д. Только учтя весь аккомпанемент, сопровождающий речь, можно правильно воспринять партнера по общению.

     Опосредованное общение может  рассматриваться как неполный  психический контакт при помощи  письменных или технических устройств,  затрудняющих или отделяющий  во времени получение обратной  связи между участниками общения. Очевидно, что появление различных технических коммуникативных устройств значительно увеличило число источников человеческого опыта, но и многократно усложнило систему человеческого общения.

    Типы общения. Общение на уровне  социальных ролей (ролевое общение) – начальник-подчиненный, продавец-покупатель, учитель-ученик, диктуется исполняемой ролью, фиксируется то место, которое занимает человек в системе общественных социальных отношений.

    Под межличностным отношением  подразумевается (наиболее встречающаяся модель общения) участие двух конкретных личностей, обладающих уникальными качествами, которые раскрываются другому по ходу общения и организации совместных действий.

    Деловое общение можно легко  выделить из функционально-ролевого. Деловое общение – это вид межличностного общения, направленного на достижение какой-то предметной договоренности. В деловом общении (в отличии, например, от светского) всегда есть цель.

    Типы общения определяют по  тем правилам, выполнение которых  подразумевается. Так, если правила «светского» общения основаны на кодексе вежливости, то в основе деловых отношений лежит кодекс, основанный на принципах кооперативности. Он содержит следующие правила:

1. Правило необходимости и достаточности информации. (Говори не больше и не меньше, чем требуется в данный момент.)
2. Правило качества информации.
3. Правило соответствия (не отклоняйся от темы).
4. Правило стиля (выражайся ясно).
5. Правило коммуникативного этикета.

     По своему значению общение  многофункционально. Можно выделить  пять основных функций общения.

1. Связующая роль – важнейшее условие объединения людей в процессе любой деятельности.
2. Формирующая роль. Здесь общение выступает как важнейшее условие формирования и изменения психического облика человека (особенно в ранних стадиях).
3. Подтверждающая функция. В процессе общения с другими людьми человек получает возможность как бы подтвердить себя, утвердиться в том, что он есть. Еще У. Джеймс отмечал, что для человека «не существует более чудовищного наказания, чем быть представленным в обществе самому себе и остаться абсолютно незамеченным». Это состояние человека фиксируется в понятии «неподтверждения». Причем, в отличие от отрицания, которое может быть выражено словами «Ты не прав» или «Ты плохой» и предполагает известную долю подтверждения, пусть и с негативной оценкой, неподтверждения означает «Тебя здесь нет», «Ты не существуешь».

    Известный английский психиатр  Р. Д. Лейнг видел в неподтверждении  универсальный источник многих  психических заболеваний, прежде  всего – шизофрении.

    Повседневный опыт человеческого общения изобилует процедурами, организованными по принципу простейшей «подтверждающей терапии»: ритуалы знакомства, приветствия, именования, оказания различных знаков внимания. Они, говоря научным языком, направлены на поддерживание у человека «минимума подтвержденности».

4. Четвертая функция состоит в организации и поддержании межличностных отношений на уровне определяемых эмоциональных контактов.
5. Пятая функция общения – внутриличностная, т.е. общение человека с самим собой.

Фазы общения

     Из всех фаз общения наиболее  ответственная фаза подготовки, если она оказывается возможной.  Общение нужно планировать, правильно  выбрать место и время, определить  для себя установки на результаты  общения. Первая фаза общения  – вхождение в контакт. Здесь важна самонастройка, важно почувствовать состояние, настройку партнера, освоиться самому. Важно расположить партнера к себе и обеспечить ровное начало. Этот период завершается установлением психологического контакта.

     Далее идет фаза концентрации внимания на чем-то, какой-то проблеме,

задаче  сторон и разработке тем, затем –  мотивационный зондаж. Цель его –  понять мотивы собеседника и его  интересы. Потом следует фаза аргументации и убеждения, если есть расхождения  во мнениях. И, наконец, фаза фиксации результата. Это всегда критический момент в отношениях. В противоположность перерыву, разрыв отношений – это конец контактов. И ошибка в этой фазе иногда может полностью изменить результат многочасовой беседы. Надо всегда завершать общение так, чтобы была перспектива продолжения.

Средства  общения

    В психологии категория «общение»  определяется как взаимодействия  двух или более людей, состоящее  в обмене между ними информацией  познавательного или аффективно-оценочного (т.е. эмоционально-оценочного) характера.

   В деловом общении именно обмен  значимой для участников коммуникативного  акта информацией является самой  важной стороной. Средства, позволяющие  делать это наиболее эффективно, делятся на вербальные (речевые)  и невербальные.⁵

    Казалось бы, невербальные средства не так важны, как речевые. На самом деле это не так: более 65% информации мы получаем и передаем как раз с помощью невербальных средств. С их помощью раскрывается внутренний мир человека. Информация, полученная или переданная в словесной форме, может оказаться не всегда достоверной. И именно правильно понять невербальные сигналы, которые намного меньше поддаются сознательному контролю, позволяют нам установить степень откровенности нашего собеседника.

     Все невербальные средства общения делятся на следующие группы:

       - кинетические,  т.е. зрительно  воспринимаемые (мимика, поза, жесты,  походка, взгляд);

      - просодические, т.е. ритмико-интонационные  стороны речи (высота тона, громкость,  тембр, сила ударения) и экстралингвистические – включение в речь пауз, вздохов,  смеха, плача и т.д.;

      - такесенические, т.е. динамические  прикосновения в форме рукопожатия,  похлопывания, поцелуя;

      - проксемические, т.е. ориентация  партнеров в момент общения  и дистанция между ними (дистанцирование). 
 
 
 
 

Как трактовать некоторые  невербальные сигналы

 

    Существенным, на мой взгляд, будет  следующее замечание: использование  целого ряда невербальных средств  общения довольно жестко ограничено национальными, культурными и религиозными традициями того или иного народа. Если мимика, дающая ясное и четкое представление об эмоциональном состоянии человека, интерпретируется одинаково вне зависимости от национальности и культуры, то конкретный смысл таких невербальных знаков, как поза, жесты, дистанции или нормы приближения, различен в разных культурах.

   Итак, невербальные средства общения  помогают в создании образа  партнера по общению, служат  для уточнения, а иногда и  изменения смысла вербального сообщения, для придания или усиления эмоциональной окраски сказанного.

    Несмотря на важность неречевых  способов передачи информации, смысл  сообщения, его содержание передается  все-таки вербальным, или речевым,  способом.

    Умение правильно говорить, или ораторскому искусству, обучали еще в Древней Греции. В настоящее время ему посвящено большое количество

публикаций, поэтому кратко остановлюсь на самых  существенных моментах,

позволяющих сделать речь более красивой и  убедительной:

    - речь должна быть четкой, тон - умеренным;

    - необходимо интонационно усиливать,  выделять важные слова и подчинять  им неважные;

    - смена темпа речи придаст  ей выразительность;

    - до и после важных мыслей  необходимо сделать паузу.

    Самым трудным обычно является начало выступления. Оно должно быть кратким, достаточно одного или двух предложений, а иногда можно и вовсе обойтись без него.

     Концовка речи – это тот  элемент выступления, который  помниться больше всего. Поэтому  закончить свое выступление можно  как подходящей к случаю цитатой, так и кратким резюме высказанных положений.

     При произнесении речи важно  смотреть не на пол или поверх  собеседника, а на него. Выступление  должно быть ясным, конкретным; если излагаемый факт является  достаточно абстрактным, используйте примеры. Для усиления главного в излагаемом материале, эти мысли можно повторить, но не употреблять каждый раз одни и те же фразы. Не стоит пытаться охватить сразу много вопросов. Старайтесь избежать словесных штампов, избитых слов и выражений.