Координация и контроль в системе менеджмента

     Для эффективной обработки морских  судов во многих стивидорных компаниях разрабатываются планы их обработки с посменным распределением перегрузочной техники и докеров для обработки конкретных грузовых помещений – трюмов.

     На  этапе регулирования осуществляется постоянное слежение за ходом производственного  процесса и принимаются корректирующие воздействия в случае нежелательных отклонений от принятых оперативных планов. Например, при задержке обработки судна в связи с плохими гидрометеорологическими условиями необходимо предусмотреть календарную корректировку планов обработки соответствующего судна, т.е. дополнительную потребность в рабочей силе и технике на последующий период; при выходе из строя (поломке) перегрузочной техники принимается заочное решение о ее замене.

     Задача  регулирования – сохранить, поддержать и усовершенствовать состояние  системы, а также коммуникаций между  ее элементами. Регулирование – переменная часть управленческого цикла. И это потому, что на всякую самоуправляемую систему действуют две противоречивые тенденции: тенденция к организации, обеспечиваемая деятельностью субъекта управления; тенденция к дезорганизации, обусловленная прежде всего внешними факторами, например, притоком в систему новых людей, новой техники, постановкой перед системой новых задач, различного рода случайными воздействиями (например, неблагоприятным влиянием природных сил).

     Дезорганизация  может быть и следствием недостатков  в функционировании субъекта управления, нарушения его связи с объектом. Отклонения от заданной программы возникают даже в идеально организованных системах. Так как всякая система отличается целостностью, то нарушение деятельности хотя бы одного из ее элементов порождает цепь других и может привести к нарушению ритма или даже к распаду системы. Дезорганизация системы обусловливается и недостатками в ее собственной деятельности.

     Необходимость регулирования в системе возникает  не только в связи с негативными  явлениями. Зачастую эта необходимость  вызывается потребностью учета естественно изменяющихся условий (природных сил, постановки новых задач и др.) и особенно возмущающих воздействий на систему.

     Любая система испытывает на себе непрерывные  возмущающие воздействия как внутреннего, так и внешнего порядка. Эти возмущения по своей природе, направленности, времени и степени воздействия на систему весьма многообразны. Рассмотрим некоторые из них, объединенные степенью воздействия на систему.

     1. Возмущения имеют малую мощность, действуют в небольшой промежуток времени, длительное время или постоянно, но не нарушают серьезно структуру и функции системы. Такого рода возмущения и соответствующие акты регулирующего воздействия вполне естественны для управления любой социальной системой и составляют значительный объем работы по регулированию. Современная оперативная информация об этих возмущениях и столь же своевременное регулирующие действие субъекта управления позволяют относительно легко и быстро стабилизировать систему путем нейтрализации возмущений или приспособления к ним. Типичным примером таких возмущений и соответствующих им регулировочных воздействий являются регулировочные воздействия, вырабатываемые диспетчерским аппаратом в процессе оперативного управления работой флота и портов. Диспетчерский аппарат в соответствии с Положением по диспетчерскому управлению работой флота и портов регулирует транспортный процесс путем выбора и осуществления наиболее рациональных вариантов отправления, движения, обработки и обслуживания судов в конкретно сложившейся обстановке, добиваясь поддержания оптимального режима работы, установленного графиком движения флота. Регулирование транспортного процесса осуществляют в целях обеспечения ритмичного прибытия судов под загрузку (разгрузку) и предотвращения непроизводительных стоянок судов.

     2. Возмущения разрушают структуру  и нарушают функции системы  в целом или отдельных ее  звеньев. В этом случае субъект  управления призван своевременно обеспечить восстановление структуры и функций, упорядоченность системы с тем, чтобы сохранить ее качественную специфику. Для этого необходима сложная и разнообразная информация. Эта информация не только о возмущающих факторах, но и о внутреннем состоянии системы, ее ресурсах и возможностях восстановить нарушенные структуры и функции. Здесь нужны более мощные и эффективные регулирующие воздействия, затраты значительных усилий, материальных и финансовых ресурсов. Нередко для противодействия этим возмущениям требуется реорганизация системы, что происходит в том случае, когда возмущения носят постоянный характер и ликвидировать их в данных условиях невозможно. В таком случае нужна дополнительная организационная работа, ибо прежнее состояние организации не отвечает новым условиям.

     Конкретные  формы регулирования весьма разнообразны и определяются прежде всего спецификой управляемого объекта. Формы регулирование зависят также от субъекта, органа управления. В кибернетике выделяют три типа регулирования.

     Первый  тип – это регулирование посредством выравнивания отклонений действительного состояния объекта от требуемого, например, при оперативном управлении работой флота.

     Второй  тип – это регулирование посредством устранения из окружения того фактора, под воздействием которого система выходит из нужного состояния. Такой тип регулирования носит компенсационный характер. Он очень ясно виден на примере работы транспортных узлов – пунктов стыковки различных видов транспорта, прежде всего железнодорожного и речного, железнодорожного и морского. Не предъявление железнодорожных вагонов в пункты перевалки грузов с водного пути на железную дорогу приводит к сбоям в работе речного транспорта, которые устраняют компенсацией не предъявленного числа вагонов в последующее после возмущающего фактора календарное время.

     Третий  тип – это регулирование посредством изоляции системы от возмущений, например, созданием разного рода резервов, запасов и т.д. В качестве примера можно привести устранение описанного возмущающего фактора в работе речного транспорта созданием оптимального резерва складских помещений в портах. 

13.1. Управленческий контроль: формы и средства  реализации

13.1.1. Функции и формы  управленческого  контроля

    Функции контроля: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах  хозяйственной деятельности всех подразделений  фирмы, сравнение их с плановыми  показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.

    Формы контроля: финансовый и административный.

    Финансовый  контроль ¾ получение от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам. Эта отчетность, получаемая от крупных дочерних компаний, находящихся на важнейших рынках, служит основой для сравнения фактических показателей с плановыми и анализа причин отклонения. При этом основными являются показатели: уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется как по производственным отделениям, так и по фирме в целом.

    Организационно  финансовый контроль осуществляется:

¨ в высшем звене управления ¾ центральной службой;

¨ в производственных отделениях и дочерних компаниях ¾ через бухгалтерии, финансовые службы, системы планирования.

    Повышение роли функции контроля в управлении фирмами связаны с использованием:

¨ автоматизированных информационных систем и ЭВМ, позволяющими оперативно и точно передавать, обрабатывать, анализировать информацию и принимать срочные решения, связанные с корректировкой производственной и сбытовой деятельностью в зависимости от изменений условий рынка,

¨ современных средств транспорта и связи.

    Система централизованного контроля позволяет  поддерживать рациональное сочетание централизации и децентрализации.

    Административный  контроль ¾ контроль на уровне производственных отделений и дочерних компаний за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализ изменения доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояния портфеля заказов.