Контрольная работа по "Менеджменту"

1. Подготовка и проведение  деловых переговоров.

 

 

 

     Деловые переговоры – это вид делового общения, целью которого является поиск решения (выработка решения) проблем, приемлемый для всех сторон.

   Деловые переговоры различаются  по нескольким параметрам: а) официальные – неофициальные; б) внешние – внутренние.  Переговорный процесс состоит из трех этапов: 1. Подготовка к переговорам. 2. Ведение переговоров. 3. Анализ результатов и выполнение договоренностей.  В предверии переговоров стоит определить собственные интересы, сформулировать предполагаемую цель-результат переговоров. Необходимо задуматься, чем в случае несовпадения интересов с партнером можно поступиться. Анализ предстоящего взаимодействия поможет конкретизировать цель переговоров. Имеет значение, на какой территории проводятся деловые переговоры. Проведение переговоров на своей территории дает возможность обустроить помещение таким способом, чтобы использовать невербальные средства общения, психологическое преимущество, возможность экономии, использования совета своих сотрудников или руководителя. Деловые переговоры на чужой территории дают возможность не отвлекаться, придержать информацию, не отвечать за организацию переговоров, изучить партнера по его поведению «в родных стенах».

  При подготовке к переговорам необходим сбор информации о противоположной стороне. Какова цель и интересы этой фирмы? Что собой представляет фирма (с точки зрения профессионализма, социального статуса, экономического положения)? Проводил ли кто-то переговоры с этим партнером, какое осталось впечатление? Какие вопросы могут вызвать конфронтацию у противоположной стороны? Какой информацией располагает будущий собеседник? Каковы ресурсы другой стороны по реализации предполагаемого решения? Эти и подобные аналитические вопросы создают хорошее основание для эффективных переговоров и достижения партнерства. В процессе переговоров могут возникнуть неожиданные конфликтные ситуации вследствие несовпадения мнений. Коммуникативное мастерство предполагает ведение переговоров, учитывая различную степень конфликтности сторон. Если подходить к переговорам с точки зрения конфронтации (только победа и ничего больше), то конфликтность увеличится. Если выбрать в качестве основы переговоров партнерство (то есть совместный анализ проблем и поиск взаимоприемлемого решения), то конфликтность снижается, потребности всех сторон удовлетворяются.  Искусство делового общения требует использования определенных стратегий взаимодействия с партнерами по переговорам. Если вы намерены возражать, поучать, оправдывать свои действия, убеждать, утверждать, настаивать, провоцировать, игнорировать, иронизировать, то, без сомнения, ваша стратегия нацелена на конфликт. Если вы заинтересованы в сотрудничестве и достижении взаимовыгодного решения, то будете задавать вопросы с целью выяснить мнение собеседника, констатировать факты, внимательно слушать, аргументировать к выгоде. Поведение в процессе  переговоров можно построить по следующей схеме: мотивация собеседника, получение информации, передача информации, побуждение к принятию решения, собственно принятие решения.

    Завершающая стадия переговоров – анализ результативности – предполагает обсуждение следующих моментов: что способствовало успеху в общении, причины возникших трудностей, пути их преодоления, замечания по подготовке к переговорам, неожиданности, поведение партнеров, удачные стратегии.   Такой «разбор полетов» созидает искусство делового общения, способствует дальнейшему становлению отношений с партнерами.

 

2. Формирование дел.  Правила формирования

 

Формирование дел –  это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

  Порядок формирования и оформления дел должен быть изложен в инструкции по делопроизводству предприятия с учетом специфики отдельных категорий дел. Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

 

Правила формирования дела.

 

·  В дело помещаются только исполненные документы, работы над которыми завершена. Запрещается подшивать в дело неисполненные и подлежащие возврату документы

·   В дело подшиваются только подлинники и заверенные документы (как правило, подшивается один экземпляр документа). Черновики и размноженные копии в дело помещать запрещается (за исключением копий особо ценных документов и копии, дополняющие содержание основных документов

·   В дело включают один экземпляр документа

·   Документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела. В случае, если дело посвящено одному вопросу, возможно помещение документов с разными сроками хранения); если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делают запись в графе номенклатуры «примечание»

·   В дело группируют, как правило, документы одного года (исключение составляют «переходящие» дела в судопроизводстве, личные дела, учебная документация за учебный год)

·   Документы подшиваются в дело со всеми дополнительными материалами и приложениями; в случае, если приложение большое, его формируют в самостоятельные дела

·   Документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности

·   Документы по личному составу (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников

·   Документы разных видов формируются отдельно друг от друга, коммерческие договоры и трудовые контракты, документы с грифом «ДСП» и конфиденциальные документы, учредительные и ОРД и проч.  

·   Для личных дел и дел, содержащих ценные документы, составляется внутренняя опись(таблица 1):

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 1

N   п.п.	Индекс   документа	Дата     документа	Заголовок документа	Номера  листов  ед. хр.	Примечание
1	2	3	4	5	6
1.	02-04	13.03.2012	Личный листок по      учету кадров	1 - 2
2.	02-04	13.03.2012	Автобиография	3
3.	02-06	13.03.2012	Заявление о приеме    на работу	4
4.	02-05	13.03.2012	Трудовой договор	5 - 9
5.	02-04	14.04.2012	Копия приказа о       приеме на работу	10
6.	02-07	14.04.2013	Заявление об          увольнении	11
7.	02-04	14.04.2013	Приказ об увольнении	12

 

   Итого 7 (семь) документов.    

Количество  листов внутренней описи 1 (один).   

Главный специалист отдела кадров   

ОАО "Созвездие"                                  И.Н. Морозова   

15.04.2013

 

        Если в процессе деятельности предприятия составляются единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку с заголовком: «документы по различным вопросам за данный период» и составляют внутреннюю опись дела. Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления и утверждения. (К примеру, отчет за 2010 год составлен в начале 2011 года, но помещается в дело 2010 года. Планы, рассчитанные на несколько лет, помещаются в дело первого года).  Дела могут формироваться централизованно (в службе делопроизводства, секретариате), или децентрализовано. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом предприятия.

3. Образец информационного  письма о смене директора

 

 

   Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Исх. № 201113-1                                                          Директору  ООО «Имидж» 

от «20» марта 2013 г.                                                                    А.В. Сухаревой

 

 

 

 

 

 

 

О смене директора

 

 

 

Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей  организации на основании протокола  № 11/В от 20.03.2013 г. С 23.03.2013 г. Директором ООО «Мишель» назначена Литвинова Светлана Николаевна.

 

 

Копия протокола № 11/В от  20.03.2013г. прилагается.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

С уважением,                                                                             С.Н. Литвинова

Директор ООО «Мишель»