Контроль и его функции в менеджменте

г) своевременность  контроля

     Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Своевременность  контроля заключается не в исключительно  высокой скорости или частоте  его проведения, а во временном  интервале между проведением  измерений или оценок, который  адекватно соответствует контролируемому  явлению. Значение наиболее подходящего  временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного  плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение  полученных результатов.

     Магазину  розничной торговли, например, может понадобиться достаточно точная еженедельная информация о складских запасах. Это нужно для того, чтобы быть уверенным в том, что магазину есть чем торговать. Однако реальную физическую инвентаризацию товаров для определения убытков от краж и хищений следует делать не чаще одного раза в квартал. Аналогично розничный торговец должен определять и регистрировать объем своих продаж ежедневно с тем, чтобы внести деньги в банк и проконтролировать поток наличности. Но время от времени розничному торговцу необходимо определять почасовой объем продаж с тем, чтобы определить часы максимального и минимального объема продаж и соответствующим образом расставить своих работников в торговых залах. Это одна из причин того, почему компьютеризованные кассы печатают на чеках время продажи. Другая причина состоит в том, что зная время продажи, руководство может определить ответственного в случае какой-либо ошибки или плохого обслуживания.

     Помимо  этого важнейшей целью контроля остается устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры. Таким образом, система эффективного контроля — это система, которая  дает нужную информацию нужным людям до того, как разовьется кризис;

д) гибкость контроля

     Если  нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то контроль становится ненужным. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к  происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают сопряжены  с необходимостью серьезных изменений  в системе контроля. Так, например, фирма, производящая 100 различных товаров, должна использовать методы контроля запасов с тем, чтобы контролировать любое относительно большое увеличение или уменьшение количества товаров, а также количество каждого из них, имеющегося в данный момент времени. Без достаточной (и очень значительной) степени гибкости система контроля будет не действенна в тех ситуациях, для которых она предназначалась. Так, например, если неожиданно возникает новый фактор издержек, вызванный, скажем, необходимостью адаптации к недавно принятому новому законодательству, то до тех пор, пока он не будет встроен в систему контроля фирмы, система контроля не сможет отслеживать производственные издержки; [7 – с.196]

е) простота контроля

     Как правило, наиболее эффективный контроль — это простейший контроль с точки  зрения тех целей, для которых  он предназначен.

     Простейшие  методы контроля требуют меньших  усилий и более экономичны. Но самое  важное состоит в том, что, если система  контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее, — такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

     Существует  много примеров организаций, затративших  большие средства на разработку изощренных методов контроля, которые, однако, никогда не применялись, потому что  были чересчур сложны для людей, призванных их применять. В шестидесятые годы, например, почти все важнейшие  нью-йоркские банки постарались  расширить возможности своих  систем контроля. В результате появилось  море толстенных томов, содержавших  сложнейшую информацию обо всем на свете. Все банки, кроме одного, вынуждены  были отказаться от новых подходов к контролю просто потому, что их персонал совершенно запутался в  этой информации.

     Менеджер  того единственного банка, который  разработал вполне применимую систему  контроля, был ни умнее и ни энергичнее других. Его подход, однако, выгодно  отличался хорошим пониманием тех  факторов, которые делают контроль и распространение информации эффективными. Секрет этого менеджера состоял в том, что он вначале проверял все разработанные инструкции на своих дочерях-подростках. Если девочки, которые ничего не смыслили в банковском деле, понимали описанную им процедуру, то менеджер мог быть уверен, что и банковские служащие поймут ее наверняка; [8 – 188с.]

ж) экономичность  контроля

     Очень редко стремятся достичь при  помощи контроля полного совершенства в работе организации, поскольку  прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших  затрат усилий и средств. Так, например, количество отгрузок продукции, получаемых какой-либо обычной фирмой, почти  наверняка не очень велико. И поэтому, если только груз не очень ценный или  если его достаточно легко подсчитать, лучше оприходовать всю поставку в целом и примириться с  возможными хищениями, чем проверять  содержание каждого ящика — это  будет стоить очень дорого.

     Никогда не следует забывать, что все затраты, совершаемые организацией, должны приводить  к увеличению ее преимуществ и  доходов. Затраты средств должны приближать организацию к поставленным целям. Таким образом, если суммарные  затраты на систему контроля превосходят  создаваемые ею преимущества, организации  лучше не использовать эту систему  контроля вообще или же ввести менее  тщательный контроль. Вообще, поскольку  в контроле скрыто много побочных затрат, таких как затраты рабочего времени и отвлечение ресурсов, которые  могли бы быть затрачены на решение  других задач, то для того, чтобы  контроль был экономически оправдан, отношение затрат к возможной  прибыли у него должно быть довольно низким.

     Конечно, для того чтобы определить реальное соотношение затрат и прибыли  для системы контроля, необходимо рассматривать как долгосрочные аспекты, так и краткосрочные. Так, например, для большинства ресторанов бессмысленно контролировать стоимость каждого блюда в меню с точностью до одного цента. Для сети ресторанов «МакДональдс» подобный контроль может обернуться многими миллионами долларов прибыли, поскольку один цент — это заметная доля стоимости блюда в ресторанах, да к тому же умножаемая на многие миллиарды проданных порций.

     Если  и существует какое-либо твердое  правило контроля, то оно, прежде всего, состоит в том, что любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще  одним синонимом потери контроля. [9 – с. 402] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Контроль  необходим для борьбы с неопределенной ситуацией как внутренней, так  и внешней. Неопределенность: изменение  законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др.

     Контроль  предупреждает возникновение кризисных  ситуаций. Функция контроля - это  такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация обязана владеть способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

     В заключение работы подведем итоги:

1. Контроль - это вид управленческой деятельности с целью удержания  организации на выбранном пути развития посредством сравнения показателей деятельности с установленными стандартами (планами) и принятия необходимых мер при отклонениях.

2.  Основными  задачами контроля являются: определение достигнутого уровня,                                                                                анализ причин отклонения от намеченных ориентиров, решение о внесении необходимых изменений в деятельность организации.

3. Контроль выполняет следующие функции: ограничительную, информационную и мотивационную.

4. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим.

5. Контроль принято классифицировать по следующим признакам: по времени осуществления, по степени охвата наблюдаемых явлений и процессов, по срокам проведения, по форме осуществления.

6. Процесс осуществления контроля состоит из трех этапов: выработки и установления стандартов и критериев, сопоставления достигнутых результатов и принятия определенных действий. На каждом этапе выполняются определенные действия.

7. Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами: стратегической направленностью, ориентацией на результаты, соответствием делу, своевременностью, гибкостью, простотой и экономичностью.

      Я считаю, что справилась с поставленными  передо мной задачами и достигла поставленной цели – полно раскрыть функцию  контроля в менеджменте (определить его задачи, функции, особенности, классификацию, процессы, характеристики эффективности) и реализации его этапов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ИСПОЛЬЗУЕМАЯ  ЛИТЕРАТУРА

1. Веснин В.Р.  Менеджмент. М.: ТК Велби, Проспект, 2006;

2. Дорофеев В.Д., Шмелева А.Н., Шестопал Н.Ю. Менеджмент. М.: Инфра-М, 2008;

3. Румянцева З.П. Общее управление организацией. Теория и практика. М.: Инфра-М, 2007;

4. Туровец О.Г., Родионова В.Н. Теория организации. М.: Инфра-М, 2007;

5. Хомяков П.М. Менеджмент: Экспресс-курс лекций. Издание 2. – Издательская группа URSS,  2006;

6. Латфуллин  Г.Р., Райченко А.В. Теория организации. - СПб: Питер, 2008;

7. Переверзев  М.П. Менеджмент. - М.: Инфра-М, 2007;

8. Лукичёва Л.И.  Управление организацией. Издательство: 3-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2006;

9. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. М.: Экономистъ, 2006;

10. Цыренова А.А.  Менеджмент: Учебно-методическое пособие. ВСГТУ 2006;

11. Гольдштейн  Г.Я. Основы менеджмента. ТРТУ 2007;

12. Орлов А.И.  Менеджмент М.: Изумруд, 2006;

13. Арутюнова Л.М., Пирогова Е.В. Теория организации. УЛГТУ 2007;

14. Глухов В.В. Менеджмент. СПб: Питер, 2008;

15. Кабушкин  Н.И. Основы менеджмента. М.: Новое знание, 2009. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПРИЛОЖЕНИЕ