Регулирование информационных потоков.
Руководители на всех уровнях
организации должны представлять
потребности в информации собственные,
своих начальников, коллег и подчиненных.
Они должны научиться оценивать качественную
и количественную стороны своих информационных
потребностей, а также других потребителей
информации в организации. Информационные
потребности в значительной мере зависят
от целей руководителя, принимаемых им
решений и характера показателей оценки
результатов его работы.
Управленческие действия. Руководитель
может практиковать короткие
встречи с одним или несколькими
подчиненными для обсуждения
грядущих перемен, новых приоритетов,
распределения работы. Он может также
по своему усмотрению предпочесть вариант
периодических встреч с участием всех
подчиненных для рассмотрения тех же вопросов.
Многие организации настаивают на проведении
руководителями еженедельных встреч-совещаний.
Подчиненный может предпринимать подобные
шаги, добиваясь по своей инициативе контакта
с руководителем или товарищами по работе.
Системы обратной связи составляют
часть системы контрольно-управленческой
информационной системы организации.
Один из вариантов системы обратной
связи — перемещение людей из одной части
организации в другую с целью обсуждения
проблем. Например, организации часто
направляют ведущих сотрудников на свои
заводы для обсуждения вопросов, связанных
с качеством продукции.
Опрос сотрудников — еще один вариант
системы обратной связи. Такие опросы
можно проводить с целью получения информации
по сотням вопросов, например:
- четко ли доведены до них
цели деятельности;
- с какими проблемами они сталкиваются
или могут столкнуться;
- получают ли они точную и
своевременную информацию, необходимую
им для работы;
- открыт ли их руководитель
для предложений;
- информированы ли они о грядущих
переменах, которые отразятся
на их работе.[3]
Системы сбора предложений. Системы
сбора предложений разработаны с целью
облегчения поступления информации наверх.
Все работники получают при этом возможность
генерировать идеи, касающиеся совершенствования
любого аспекта деятельности организации.
Цель подобных систем — снижение тенденции
фильтрации или игнорирования идей на
пути снизу вверх.
Чаще всего такая система реализуется
уполномоченными по сбору предложений
или в виде ящиков для предложений,
куда сотрудники могут опускать
свои предложения. При этом следует
создавать механизмы подтверждения факта
рассмотрения предложений и стимулирование
работников, в особенности тех, чьи предложения
пошли организации на пользу. Другой вариант
системы — создание группы руководителей
и рядовых работников, которые встречаются
и обсуждают вопросы, представляющие взаимный
интерес.
Информационные бюллетени, публикации
и видеозаписи сосредоточивают
общую информацию в организации.
Крупные организации, как правило,
издают ежемесячные бюллетени,
которые содержат информацию для
всех работников. В бюллетени могут входить
статьи с обзором предложений по поводу
управления, новых видов продукции или
услуг, которые намечено предложить потребителям,
ответы руководства на вопросы рядовых
сотрудников. Печатные материалы представляют
возможность оценить данные по существу,
а видеоматериалы позволяют персоналу
составить представление о стиле и особенностях
руководителей организации.
Современные информационные технологии
могут способствовать совершенствованию
обмена информацией в организациях.
Персональный компьютер, локальные и глобальные
сети, из которых наиболее известна сеть
интернет, уже оказали огромное воздействие
на информацию.
Электронная почта дает работникам
возможность направлять письменные
сообщения любому человеку в организации
и вне ее, любому количеству людей одновременно.
В ходе видеоконференций люди, находящиеся
в разных местах, обсуждают всевозможные
проблемы, глядя друг другу в лицо.[2]
3. Развитие эффективной коммуникации
Заключение
Каждый
руководитель компании хотел
бы иметь дружный и работоспособный
коллектив, способный вместе с
ним достичь поставленных
целей. Работа по созданию и
совершенствованию условий для
формирования такого коллектива
не менее важна, чем производственная
деятельность. Среди этих условий важнейшее
– организация внутренних и внешних связей
(коммуникаций).
Управление
в организации осуществляется
через людей. Одним из важнейших
инструментов управления в руках
руководителя является находящаяся
в его распоряжении информация. Используя
и передавая эту информацию, а также, получая
обратные сигналы, он организует, руководит
и мотивирует подчинённых. Многое зависит
от его способности передавать информацию
таким образом, чтобы достичь наиболее
адекватное восприятие данной информации
теми, кому она предназначена. Многие руководители
понимают важность этой проблемы и уделяют
этому большое внимание. Так как без коммуникации
невозможно существование никакой организованной
группы людей.