Автор работы: Пользователь скрыл имя, 31 Октября 2010 в 15:28, Не определен
1. Роль коммуникаций в управлении. Виды коммуникаций
2. Основные элементы и этапы процесса коммуникаций
3. Характеристика конкретной организации (предприятия, учреждения)
4. Анализ коммуникационного процесса в организации, выявление основных преград на пути осуществления коммуникаций
5. Предложения по совершенствованию коммуникационного процесса
6. Задача
7. Библиографический список
Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.
- совершенствование управленческих действий (проведение собраний, совещаний);
Регулирование информационного потока – лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Есть и другие. К примеру, руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.п. Руководитель может своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Многие организации настаивают на проведении работниками руководящего звена таких еженедельных встреч-совещаний. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или товарищами по работе. Все эти примеры суть отображения ролей контролера, распределителя и источника в информационном процессе по Минцбергу.
Планирование, реализация и контроль, формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля – вот дополнительные действия, подвластные руководителю.
- совершенствование систем обратной связи;
В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые и организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи – перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Например, фирма «Форд» направляет работников своей главной штаб-квартиры на заводы, разбросанные по стране, для обсуждения вопросов, связанных с качеством продукции. Подобным образом мэр города лично посещает районы, чтобы удостовериться в нормальной реализации различных государственных программ, или с той же целью направляет от своего имени работников муниципалитета. Рассматривая необходимость обратной связи в организации, один на специалистов по обмену информацией пишет: «Эффективно работающий руководитель преодолевает разрыв между собою и своими подчиненными путем создания продуманной системы коммуникаций, которая гарантирует прохождение сообщений вниз и восприятие их там. Опрос работников – еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов: 1) четко ли доведены до них цели их деятельности; 2) с потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться; 3) получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую для работы; 4) открыт ли их руководитель дли предложений; 5) информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.
- использование современных информационных технологий (сети, e-mail, Интернет); Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того, электронная почта – эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах и странах. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить и получить ответы на исходные сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.
- выпуск информационных бюллетеней;
Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы рядов до сотрудников.
Технология
видеозаписи дала в руки организаций
еще одно средство формирования информационных
каналов.
Задача
Дать
подробный анализ видов межличностных
и организационных
Таблица
В.1 – Анализ межличностных коммуникаций
в организации
| №
п/п |
Виды межличностных коммуникаций | Описание основных преград в процессе межличностных коммуникаций | Предложения по устранению каждого вида преград |
| 1 | Устная речь (прямой межличностный обмен информацией) | 1) Преграды, обусловленные
восприятием
- по причине
конфликта между сферами - преграды, обусловленные
социальными установками людей. 2) Семантические барьеры. Семантические
вариации часто становятся причиной
неверного понимания, ибо во многих
случаях вовсе не очевидно точное
значение, приписываемое символу
отравителем. 3) Невербальные
преграды 4) Некачественная
обратная связь 5) Плохое слушание. |
1) Чем выше открытость
одного или обоих людей, участвующих в
обмене информацией, тем ощутимее удовлетворение
от контакта. 2) Для эффективного
обмена информацией с 3) совершенствовать
свое поведение в коммуникационных процессах 4) совершенствование систем обратной связи (перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов, опрос работников). 5) повысить эффективность восприятия. Для этого рекомендуется: - Определить цель. Подготовьтесь внимательно слушать. - Собраться. Не следует отвлекаться, смотрите только на говорящего. - Слушайте с интересом и избегайте поспешных суждений. - Перефразируйте услышанное и задайте уточняющие вопросы. |
Таблица В.2 – анализ
организационных коммуникаций в организации
| №
п/п |
Виды организационных коммуникаций | Описание основных преград на пути организационных коммуникаций | Предложения по устранению преград |
| 1 | Внутренние формальные вертикальные | 1)
Искажение сообщений
Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Причины: 1) непреднамеренно в силу затруднений в межличностных контактах. 2)сознательное искажение информации (когда какой - либо управляющий не согласен с сообщением - В этом случае управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение Смысла происходило в его интересах); 3) в следствии фильтрации (по мере их движения вверх, вниз или с уровня на уровень организации или отдела); 4) в силу несовпадения статусов уровней организации (Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией); 5) повышенное внимание руководителей среднего эвена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от их подчиненных; 6) повышенное внимание руководителей среднего эвена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от их подчиненных; 7) страх перед наказанием и ощущение бесполезности этого дела. |
1) Руководитель
может практиковать короткие
встречи с одним или Разработка систем
сбора предложений с целью
обеспечения более легкого |
| 2 | Внутренние формальные: вертикальные, горизонтальные | 2)
Информационные перегрузки 3) Неудовлетворительная структура организации Если структура организации продумала плохо, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. Неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач, конфликты между различными группами или отделами организации. |
2) Руководители
на всех уровнях организации
должны представлять 3) Переход к
структуре «с малым числом
уровней управления и каналами
сравнительно прямого |
| 3 | Внешние (между организацией и внешней средой) | Внешняя социальная среда включает в себя экономические условия, социальную структуру общества, систему образования и подготовки кадров, психологическое состояние населения, технологические системы различных видов деятельности. Внешние факторы в области экологии – законодательные и нормативные экологические требования. Определенное влияние на производственную деятельность организации оказывают факторы государственного и муниципального воздействия в части законодательных условий их деятельности. | Комплексный анализ всех компонентов и динамики внешней среды и осуществление на этой основе процесса стратегического планирования, предназначенного для контроля факторов, внешних по отношению к данной организации, с целью определения масштабов существующих возможностей и опасностей. Коммуникация как организационный процесс является ключевым процессом при решении этой задачи. С имеющимися и потенциальными потребителями организации сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» организации на местном, общенациональном или международном уровне. |
7.
Библиографический
список
5. Абчук В.А. Менеджмент : учебник / В. А. Абчук. – СПб. : Согоз, 2002. – 463 с.
6. Бороздина Г. В. Психология делового общения : учебное пособие / Г. В. Бороздина. – М. : ИНФРА-М, 2000. – 224 с.
7. Психология и этика делового общения : учебник / под ред. Лавриненко В.Н.. – М. : ЮНИТИ, 2003. – 415 с.
8. Фомин Ю. А. Психология делового общения / Ф. А. Фомин. – Минск. : Амалфея, 2003. – 448 с.
9. Шарков
Ф. И. Основы теории коммуникации : учебник
для вузов / Ф. И. Шарков. – М. : Перспектива,
2003. – 246 с.