Коммуникации в процессе управления

   Как видно из схемы, процесс коммуникации может сопровождаться шумом (помехами) на любой стадии и это может  несколько исказить сообщение или  обратную связь, или может полностью испортить их.

   Поскольку целью является по возможности эффективная  коммуникация, и поскольку при  этом возникают помехи, препятствующие процессу коммуникации, специалист должен при проектировании в работе коммуникационной системы стараться минимизировать эти помехи. Для этого он может в первую очередь установить, что создает помехи, а после определить, где и когда могут возникнуть помехи в коммуникационной системе. Знание этих факторов дает возможность ему использовать устройства, которые сделают эти помехи минимальными. Одним из таких устройств является механизм обратной связи, который может сразу определить место помех в коммуникационной системе.  
 
 
 
 

   3. Характеристика конкретной  организации (предприятия,  учреждения) на примере ОАО «Орион ДВ».

    Основной  деятельностью предприятия является деятельность в научно-производственной области и области торговли.

    С момента создания предприятия вся  его деятельность была направлена на внедрение в различные сферы  жизни города новых, быстро развивающихся информационных технологий. Высококвалифицированными сотрудниками предприятия осуществлялась работа по обеспечению потребности использования в повседневной деятельности предприятий и организаций, новых компьютерных технологий и вычислительных систем, использования современной офисной техники, применение которой значительно увеличивает производительность труда и снижает производственные и трудовые затраты предприятий.

    Основными клиентами компании, на заре её создания, предполагались промышленные предприятия, правоохранительные органы и другие организации.

    Однако  дальнейшее развитие и повсеместное внедрение в нашу жизнь информационных технологий еще больше расширило  круг клиентов компании, привлекая  все новые промышленные и коммерческие предприятия, а в особенности частных клиентов, использующих компьютерную технику в домашнем хозяйстве, а также для доступа к информации доступной в быстроразвивающейся компьютерной сети Интернет и локальных сетей.

    В настоящее время, предприятие осуществляет деятельность в следующих областях:

• Обслуживание и реализация компьютерной техники;
• Производство программного обеспечения;
• Проектирование и монтаж компьютерных сетей и сетей связи, мини АТС;
• WEB программирование;
• Internet технологии;
• Защита информации и контроль её защищенности;
• Проведение работ по выявлению устройств съема информации и контроля её защищенности;

    На  осуществление всех вышеперечисленных  видов деятельности получено разрешение (лицензия) соответствующих органов.

    В настоящий момент приоритетным направлением избрано развитие услуг непосредственно связанных с глобальной компьютерной сетью Интернет. Интерес к этому виду услуг растет изо дня в день и имеет неограниченный спрос.

    Предприятие планирует в ближайшее время  осуществить проект предоставление услуги доступа к сети Интернет по всему Хабаровскому краю. 

    Чтобы понять, как происходят коммуникации в «Орион ДВ», рассмотрим структуру управления этой компании. Общее руководство предприятием осуществляет директор, назначаемый акционерами предприятия на основе совещания акционеров.

    Структура руководящего состава предприятия  выглядит следующим образом:

    Структура руководящего состава ОАО «Орион ДВ».

 

                                                                                         

 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1

    Заместители директора являются руководителями структурных подразделений, охватывающих все сферы деятельности предприятия.

    На  предприятии разработано и утверждено штатное расписание в соответствии, с которым и осуществляется деятельность предприятия.

    В настоящее время на предприятии  работает 21 человек. Руководящий состав 3 человека. Бухгалтерский учет на предприятии ведет главный бухгалтер. Работу по предоставлению доступа к сети Интернет осуществляют 8 специалистов.  Технические специалисты различных направлений – 10 человек.

    На  сегодняшний день потребности в  кадрах предприятие не имеет. Все специалисты имею высшее либо средне - техническое образование.

    В дальнейшем с расширением спектра  и масштаба  предоставляемых услуг  в области Интернет потребуется  некоторое количество специалистов, прием на работу которых будет  осуществляться на конкурсной основе с учетом профессиональных навыков. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   4. Анализ коммуникационного  процесса в организации,  выявление основных  преград на пути  осуществления коммуникаций

    Вертикальная  коммуникация. Здесь все в принципе достаточно понятно. Коммуникации проходят сверху вниз. Т. е. аппарат управления издает поручения или иную форму сообщения и спускает её ниже на отделения. Сверху вниз от генерального директора до служащих более низкого звена.

      Горизонтальная коммуникация.  Коммуникации в данном случае происходят и в аппарате управления и на уровнях находящихся ниже, под аппаратом управления. Обычно межличностные отношения на более низких уровнях проводятся в независимости от генерального директора.

    Основные  виды коммуникации. Если брать вертикальную форму коммуникаций, то это в первую очередь относится к нормативным документам, приказам, устной форме. Помимо этого информация от аппарата управления рассылается, как и в письменной форме, так и по электронной почте, на телефонные узлы. В письменной форме обычно рассылаются утверждающие формы, нормативы и документы.

    В горизонтальной форме, все намного проще. Нет никаких преград и подразделений, собирающих информацию. Коммуникации здесь происходят по давно уже известным схемам. Т. е. это телефон, по которому сотрудники могут общаться друг с другом не отходя от своего рабочего места, причем если рассматривать аппарат управления, то здесь в каждом кабинете у каждого сотрудника есть свой телефон. Т. е. существует некая  офисная АТС,  с привязкой номера к каждому сотруднику.

    Далее идет электронная почта (e-mail), что уже в наше время не является нововведением, так как является тоже одним из самых удобных средств коммуникации. Причем электронной почтой пользуются как и в аппарате управления, так и на телефонных узлах, общаясь между собой.

    Дальше  идут личные встречи. Ведь иногда для  передачи информации требуется личное присутствие человека, чтобы показать серьезность сообщения или какого-либо  указания.

    Еще одним средством передачи/получения  информации является факс, по нему  пересылаются документы, необходимые для ведения дел, баланса, учета и т. д.

    Из  неофициальных способов коммуникации стоит отнести локальную компьютерную сеть, в которой существует «чат». Сотрудники в свободное от работы время, да и во время работы общаются посредством чата. Это вид коммуникации тоже можно отнести к плюсу т. к. он исключает походы например, к своему другу, который находится в другом крыле здания. 

    Коммуникационные  стили. То, как ты выглядишь, общаешься, ведешь себя на работе,  от этого зависит твоя успеваемость и понимание со стороны сотрудников и начальства и должнейшее продвижение по службе. Давайте рассмотрим  виды организационных обязанностей для каждого сотрудника:

1. Официальный. Сюда входит  обязательное ношение строгой одежды, правильное поведение и общение.
2. Деловой. Во многом похож на официальный, но более раскрепощенный в поведении, манере общения.
3. Свободный.  Больше подходит для свободной удобной одежды. Не имеется ввиду  грязная рванная одежда, джинсы, или то в чем вы привыкли ходить дома.

    Помимо  этих стилей в компании сложились  некие традиции общения. Существует некая культура поведения, традиции, праздники, семинары и т. д. На которых  сотрудники собираются и в неформальной форме за чашечкой кофе обсуждают насущные проблемы.

    Трудности в развитии коммуникационных отношений. Как и в любой другой компании в «Орион ДВ» тоже существуют различные препятствия и возникают различные затруднения.  К этим затруднениям можно отнести, например, несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления, что может повлечь за собой материальные убытки или какие-либо несогласованности. Еще одним из недостатков является психологический настрой. Это может быть следствием, например, плохого настроения или отношения к сотрудникам по отдельности, или боязни общаться с директорами и начальниками. Всеми этими недостатками занимается отдел «по работе с резервами».

   5. Предложения по  совершенствованию  коммуникационного  процесса

    Способы и направления совершенствования:

    - регулирование информационных потоков (изучение информационных потоков);

    Руководители  на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.

    - разработка систем сбора предложений с целью обеспечения более легкого поступления и прохождения информации от низовых уровней наверх и с целью снижения фильтрации;

    Системы сбора предложений разработаны  с целью облегчения поступления  информации наверх. Вес работники  получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования  любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем – снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

    Чаще  всего такая система реализуется  в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. К сожалению, этот вариант не слишком эффективен, ибо часто отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли организации на пользу. Программы, обеспечивающие такое стимулирование и располагающие механизмом, объясняющим, почему та или иная идея внедряется, позволяют работникам понять причины принятия или отказа от их предложений. Кроме того, у работников есть шанс получить денежное вознаграждение.

    Систему сбора предложений можно создать и по-иному. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджера, тут же отвечающие на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене.