Эффективность системы управления в организации

     В заключение можно сказать, что для управления производством нужно иметь полную и правдивую информацию о ходе производственного процесса и выполнении планов. Поэтому одной из функций управления производством является учет, обеспечивающий сбор, систематизацию и обобщение информации, необходимой для управления производством и контроля за ходом выполнения планов и производственных процессов. Производственно – хозяйственная деятельность является связующим звеном между процессом производства, воспроизводства и обращения. Большая роль отводится производственно – хозяйственной деятельности в определении и использовании резервов повышения эффективности производства. Здесь идет содействие рационализации, экономному использованию ресурсов, выявлению и внедрению передового опыта, научной организации труда, предупреждению излишних затрат. В результате этого укрепляется экономика предприятия, повышается эффективность его деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      4. Контроль эффективности  управления.

      Контроль – это обязательный этап процесса управления и ни один руководитель не может без него обойтись. На первый взгляд, контролировать довольно просто, однако руководители часто сталкиваются с различными проблемами, которые снижают эффективность контроля. На деле это выливается в невыполненные поручения, нарушенные сроки, «забытые» дела и т.д. Если контроль поставлен грамотно, организация легче достигает своих целей, если в системе контроля есть прорехи, то проблемы неизбежны. Функция контроля, прежде всего, направлена на повышение управляемости организацией. Управляемость представляет собой соотношение поставленных задач к выполненным. Если все поставленные задачи выполнены точно и в срок, то управляемость равна 100%. В жизни такое случается крайне редко. Тем не менее, существуют способы приблизиться к заветному идеалу. И то, каким образом организована система контроля в организации, напрямую влияет и на исполнительскую дисциплину и на повышение доли выполненных поручений, и в целом на достижение целей. В данной статье речь пойдет о том, каким образом организовать систему контроля в своей организации, чтобы она повышала управляемость компанией, какие инструменты контроля эффективны в различных ситуациях, с какими типичными трудностями сталкиваются руководители, осуществляя контроль и как их преодолевать.

      В чем состоит суть контроля как функции  управления

      Напомним, что процесс управления состоит  из 4 основных этапов:

      •  планирование

      •  организация

      •  мотивация

      •  контроль

      То  есть контроль представляет собой заключительную стадию процесса управления. Другими словами суть управления состоит в том, чтобы, проанализировав ситуацию определить цели и задачи, составить план их выполнения, продумать, как организовать выполнение задачи, обеспечив исполнителей необходимыми ресурсами, настроить исполнителей на выполнение задачи и проконтролировать ее исполнение, при необходимости внести коррективы в полученные результаты и учесть их в будущем. На первый взгляд выглядит просто. Однако, подводные рифы подстерегают руководителя практически на каждом шагу.

      Итак, что же представляет собой контроль как управленческая функция?

      Процесс контроля состоит нескольких этапов:

      •  установка стандартов,

      •  оценка достигнутых результатов,

      •  проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

      Стандарты - это конкретные цели, выполнение которых  поддается измерению.

      Стандарты, используемые для контроля, неразрывно связывают его с процессом  планирования. То есть для того, чтобы что-то проконтролировать, нужно сначала поставить задачу и задать критерии ее успешного выполнения.

      Например, чтобы проконтролировать хорошо или плохо сотрудник подготовил коммерческое предложение для клиента  необходимо сначала установить стандарт данного коммерческого предложения, как по форме (шрифты, заголовки, поля и т.д.), так и по содержанию (структура документа, наличие обязательных разделов, доступность изложения, четкая аргументация и т.д.). Если этого не сделано, то любые замечания руководителя могут быть восприняты сотрудником как придирки. Если же и руководитель, и исполнитель четко знают, какой результат должен быть на выходе, то собственно процесс контроля сильно упрощается.

      Таким образом, суть контроля состоит в  том, чтобы проверить выполнено или нет задание (цель, задача, план, работа), в полном ли объеме, в нужные ли сроки и насколько качественно.

      Виды  контроля

      В зависимости от того, в какой момент процесса выполнения задания осуществляется контроль, выделяют 3 вида контроля:

      •  предварительный

      •  текущий

      •  заключительный

      В зависимости от характера задания  могут использоваться как все  виды контроля, так и не все. Например, если сотрудник выполняет определенную работу постоянно и хорошо с ней  справляется, можно использовать только заключительный контроль. Если же задание новое и руководитель не уверен, хорошо ли сотрудник справиться с задачей, то лучше использовать все виды контроля.

      Принципы  контроля

      Выделим несколько наиболее существенных принципов  контроля, соблюдение которых обеспечивает его эффективность.

      1. Контроль должен быть регулярным, он должен быть неотвратим как возмездие. Если подчиненный видит, что его контролируют от случая к случаю, он чаще надеется на авось, на то, что начальник забудет о задании и отчитываться не придется. Довольно распространенная поговорка советских времен «не спешите выполнять задание, возможно, его еще отменят» как раз и рассчитана на это.

      Руководитель отдела постоянно контролировал процесс обзвона потенциальных клиентов, в итоге все сотрудники выполняли норму обзвона и аккуратно заполняли форму. В то же время руководитель не всегда контролировать процесс оформления документов, в итоге этому уделялось меньше внимания и нередко «всплывали» ошибки.

      2. Прозрачность контроля. Подчиненный  должен точно знать параметры  контроля, т.е. что именно подлежит проверке, за что нужно отчитаться. Тогда он будет стремиться соответствовать этим параметрам. Если параметры определены, подчиненный будет лишен возможности оправдать невыполнение задания наивным «а я не знал».

      3. Единоначалие в области контроля. Важно, чтобы один параметр работы контролировал только один руководитель. Если одного исполнителя по одному и тому же вопросу контролируют два и более вышестоящих сотрудников, то весьма вероятна ситуация манипулирования руководителями, ссылки на другого руководителя в оправдании невыполнения задания.

      Одну  производственную компанию возглавляли  два руководителя, два собственника. Оба имели одинаковые полномочия и давали распоряжения одним и  тем же исполнителям. В итоге наиболее «ушлые» исполнители не только умудрялись не выполнять ничьих поручений, но и стравливали руководителей между собой. Пока собственники выясняли отношения, сотрудники занимались своими личными делами.

      4. Четкость постановки задачи облегчает  контроль. Более того, чем детальнее  стандартизирована и регламентирована деятельность, тем проще осуществлять контроль.

      В одном отделе компании контроль осуществлялся  по формочке, которую заполняли исполнители. От них требовалось только внести свои показатели в соответствующие  графы. Весь отчет занимал несколько минут. В другом отделе той же компании руководитель требовал с подчиненных отчет в свободной форме. В итоге сотрудники корпели над отчетами по несколько часов, расписывая в красках свои достижения. Руководитель также тратил немало времени, изучая творения подчиненных. Хуже всего было то, что он часто не мог сравнить успехи сотрудников между собой, так как каждый из них писал отчет по-своему. Более того, те, что имел лучшие литературные способности, чаще всего оценивались лучше других, независимо от реальных результатов своей работы.

      5. Более важные задания нужно  более тщательно контролировать. То, что подлежит более пристальному  и детальному контролю, подчиненными  воспринимается как более важное, и соответственно они уделяют  выполнению данных заданий больше внимания.

      6. Документальное сопровождение контроля. Контроль лучше осуществлять  по письменным отчетам. Как  уже упоминалось, отчеты лучше  составлять по определенной форме,  а не в свободном виде. Идеально, если отчет составлен на основе  плана, тогда сразу понятно, что из запланированного выполнено, в каком объеме, в какие сроки.

      Инструменты контроля

      В качестве наиболее распространенных и  эффективных инструментов внутреннего  контроля можно выделить:

      1. Непосредственное наблюдение за  работой исполнителя.

      Например, можно прийти в комнату менеджеров по обслуживанию клиентов и понаблюдать, как они общаются с клиентами. Или вместе с подчиненным сходить  на переговоры и посмотреть, как  подчиненный их проводит. Не стоит  забывать, что после такого наблюдения непременно нужно дать обратную связь исполнителю, что он сделал хорошо, а что можно сделать лучше.

      2. Приемка продуктов деятельности  подчиненного и их оценка.

      Данный  инструмент контроля чаще используется, когда подчиненные производят что-либо материальное. Например, оценка качества выточенных деталей, оценка качества стрижки, оценка уровня статьи.

      3. Анализ письменного отчета исполнителя  о выполненной работе.

      В отличие от предыдущего инструмента  контроля, анализ письменного отчета более подходит для управления специалистами умственного труда. Например, для контроля работы маркетологов, финансистов, социального работника.

      4. Беседа, устный отчет о проделанной  работе.

      Данный  инструмент контроля может использоваться на всех стадиях процесса контроля, это наиболее универсальный инструмент, которых заключается в опросе подчиненного, сделал ли он поставленную задачу. Беседа может использоваться и как плановый и как внеплановый инструмент контроля. Можно совместить беседу с анализом письменного отчета или анализом продуктов деятельности.

      5. Совещание. 

      Совещание представляет собой групповую форму  контроля и позволяет за короткое время проверить выполнение поручений  всеми сотрудниками коллектива.

      В таблице мы приводим наиболее распространенные ситуации использования каждого инструмента контроля, а также преимущества и недостатки каждого из них.