Искусство делового общения

     4.2 Этика и психология деловых бесед и переговоров

     Деловая беседа включает обмен мнениями и  информацией и не предполагает заключения договоров или выработку обязательных для исполнения решений. Она может  иметь самостоятельный характер, предварять переговоры или быть их составной частью. Переговоры имеют более официальный, конкретный характер и, как правило, предусматривают подписание документов, определяющих взаимные обязательства сторон (договоров, контрактов и т.д.).

     Основные  элементы подготовки к переговорам: определение предмета (проблем) переговоров, поиск партнеров для их решения, уяснение своих интересов и интересов партнеров, разработка плана и программы переговоров, подбор специалистов в состав делегации, решение организационных вопросов и оформление необходимых материалов - документов, чертежей, таблиц, диаграмм, образцов предлагаемых изделий и т.д.).

     Ход переговоров укладывается в следующую  схему: начало беседы - обмен информацией - аргументация и контраргументация - выработка и принятие решений - завершение переговоров.

     Первым  этапом переговорного процесса может быть ознакомительная встреча (беседа), в процессе которой уточняется предмет переговоров, решаются организационные вопросы, или встреча экспертов, предваряющая переговоры с участием руководителей и членов делегаций. Успех переговоров в целом во многом зависит от результатов таких предварительных контактов.

     Заслуживают внимания шесть основных правил налаживания  отношений между партнерами на предварительных  переговорах и рекомендации по их реализации, предлагаемые американскими специалистами. Эти правила, кстати, сохраняют свое значение и в ходе ведения переговоров.

     1. Рациональность. Необходимо вести  себя сдержанно. Неконтролируемые  эмоции отрицательно сказываются  на переговорном процессе и  способности принятия разумных  решений.

     2. Понимание. Невнимание к точке  зрения партнера ограничивает  возможности выработки взаимоприемлемых  решений. 

     3. Общение. Если ваши партнеры  не проявляют большой заинтересованности, все же постарайтесь провести  с ними консультации. Это позволит  сохранить и улучшить отношения.

     4. Достоверность. Ложная информация  ослабляет силу аргументации, а  также неблагоприятно влияет  на репутацию. 

     5. Избегайте менторского тона. Недопустимо  поучать партнера. Основной метод  - убеждение. 

     6. Принятие. Постарайтесь принять другую сторону и будьте открыты для того, чтобы узнать нечто новое от партнера.

       Наиболее оптимальными днями  для переговоров являются вторник,  среда, четверг. Самое благоприятное  время дня - через полчаса - час после обеда, когда мысли  о еде не отвлекают от решения деловых вопросов. Благоприятная среда для переговоров может быть создана, в зависимости от обстоятельств, в вашем офисе, представительстве партнера или на нейтральной территории (конференц-зал, приспособленные для переговоров номер гостиницы, зал ресторана и т.д.).

     4.3Деловой завтрак, обед, ужин

     Достаточно  часто деловые беседы проходят в  неформальной обстановке (кафе, ресторане). Это требует умения сочетать решение  деловых вопросов с трапезой. Обычно выделяют деловой завтрак, обед, ужин. Их объединяют некоторые общие принципы, применимые во всех трех случаях, в частности, общепринятые правила поведения за столом. Однако каждая из этих форм делового общения имеет и свои особенности.

     Деловой завтрак - наиболее удобное время  для встреч тех, кто напряженно работает в течение дня. Продолжительность - около 45 минут. Не рекомендуется для деловой встречи мужчины и женщины.

     Деловой обед позволяет наладить хорошие  отношения с партнерами, лучше  познакомиться с клиентами. В  полдень человек активнее и раскованней, чем в 7-8 часов утра. Продолжительность делового обеда строго не регламентируется и обычно составляет один-два часа, из которых до получаса занимает светский разговор, как правило, предваряющий деловую беседу.

     Деловой ужин носит более официальный характер, чем завтрак или обед, и по степени регламентации приближается к приему. Это определяет тип приглашений (письменные, а не телефонные), особенности одежды (костюм темных тонов). Продолжительность делового ужина два часа и более. При принятии решения организовать (принять приглашение на) деловой завтрак, обед или ужин необходимо обдумать свои задачи и уяснить, будет ли более непринужденная атмосфера застолья способствовать их решению. Может быть, эти вопросы легче решить в учреждении или по телефону. Каждая встреча, связанная с застольем, может отнять от одного до трех часов, а относиться к своему и чужому времени нужно крайне уважительно.

     4.4 Особенности общения через переводчика

     Переводчик, как правило, не только филолог, но и  страновед, что дает основания использовать его знания и опыт не только для переводческой работы, но и налаживания доверительных отношений с партнерами. Переводчик-профессионал играет ключевую роль в установлении духа сотрудничества, особенно тогда, когда переговорные процессы идут с представителями народов и культур, мировоззрение, нравственные установки и особенности делового этикета которых имеют значительные отличия от принятых на Западе. Общаясь через переводчика, нужно соблюдать следующие правила:

      - говорить медленно, четко формулируя мысли, не допускать возможности двусмысленного толкования сказанного;

     - произносить следует не более  одного-двух предложений подряд, учитывая, что удержать в памяти  и перевести большее количество  материала полно и правильно  переводчик не в состоянии. К тому же некоторые языки грамматически прямо противоположны русскому. Например, в персидском языке сказуемое всегда завершает предложение, а не стоит в его середине, как в русском, английском и других языках;

     - нельзя сопровождать свою речь поговорками, идиоматическими оборотами и, тем более, цитированием стихов. Перевод их на другой язык требует длительной работы и невозможен в ходе динамичной беседы. Неверный перевод способен испортить атмосферу переговоров, поскольку наши пословицы и поговорки на другом языке могут приобрести двусмысленное значение, а иногда и оскорбительный смысл;

      - необходимо учитывать реакцию  партнеров и немедленно принимать  меры, если возникает ощущение, что  они понимают вас неправильно.  Переводчик, в свою очередь, может в случае необходимости попросить любую из сторон пояснить мысль более простыми словами или повторить фразу еще раз;

     - перед переговорами необходимо  выделить достаточное время для  работы с переводчиком, чтобы  как можно подробнее ознакомить  его с кругом затрагиваемых проблем, пояснить используемую терминологию. Доклад, речь на презентации и другие письменные материалы должны передаваться переводчику для ознакомления за день-два до выступления. И последнее, нет переводчиков, которые без подготовки одинаково хорошо оперируют и медицинской, и технической, и любой иной терминологией.

6.Заключение 

    Итак, деловое общение — это  межличностное общение с целью  организации и оптимизации того  или иного вида предметной  деятельности: производственной, научной, коммерческой, управленческой и т. д.

    В этом определении подчеркивается  цель делового общения — организация  плодотворного сотрудничества, а  также отмечается, что оно неразрывно  связано с самыми различными  сферами деятельности людей. Ведь  постоянно приходится обсуждать вопросы, связанные с организациёй производства, с жизнью трудового коллектива, выполнением должностных и служебных обязанностей, заключением различного рода сделок, договоров, принятием решений, оформлением документов и т.д. Участники делового общения — это, как правило, официальные должностные лица, исполняющие свои служебные обязанности.

    Деловое общение занимает значительное  место в жизни многих людей.  Оно играет важную роль в  различных видах профессиональной  деятельности, определяет их успех.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

7. Список используемой литературы 

1. Золотая книга  хорошего тона – «Русич», Смоленск, 1999

2. Казначевская  Г.Б., Чуев И.Н. – Основы менеджмента  – «Феникс», Ростов-на-Дону, 2004

3. Лавриненко  В.Н. – Психология и этика делового общения – «Юнити», М.,1997

4. Мескон  М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. – Основы менеджмента – «Дело», М., 1993

5. Рытченко  Т.А., Татаркова Н.В. – Психология деловых отношений – МГУЭСИ, М., 2001