Характеристика содержания труда менеджера

Затем проводятся непосредственно мероприятия  по улучшению труда руководителя (подробнее см. гл. 2). И в заключении необходимо сравнить полученные результаты с предшествующими. Если труд руководителя улучшился и затраты были незначительны, то мероприятия были проведены правильно.

В заключении хотелось бы отметить, что в настоящее  время окружающий мир настолько  быстро меняется, что необходимо постоянно  анализировать труд руководителя и пытаться его улучшать. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Проектирование  рациональной организации труда  руководителей.

Основные  направления, которые будет рассмотрены  в этой главе, являются важными составляющими  в организации труда руководителя. Необходимо отметить также, что все советы носят рекомендательный характер и важно учитывать реальные условия, в которых работает руководитель. В процессе организации труда руководителя не нужно доходить до абсурда - труд руководителя очень специфичен и неповторим. При организации работы необходимо учитывать все нюансы во всем объеме и тесной взаимосвязи. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.1 Организация  рабочего места

Прежде  чем перейти к рассмотрению организации  рабочего места, необходимо выяснить, что представляет собой рабочее  место руководителя. Если рассматривать рабочее место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет, зависит и то как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа руководителя.

При рассмотрении вопроса организация рабочего места  необходимо учитывать следующие  моменты:

- Внутренний  объем и форма кабинета. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2; 

- Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие  моменты:

- Антропометрические  показатели (имеется ввиду рост, длина корпуса, длина рук и др.);

- Обеспечение  удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей  утомляемости, хорошего зрительного  восприятия, свободы движения и  другого;

- Рациональная  планировка и компоновка мебели;

- Мебель должна выглядеть эстетично.

- Оборудование. Для нормальной работы руководителя  необходимо иметь:

- Канцелярские  принадлежности.

- Два  телефона. Один телефон должен  быть внутренний (имеется в виду  телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на руководителя. Это позволит меньше отвлекать руководителя.

- Компьютер.  В настоящее время без компьютера  нельзя представить нормальной  работы руководителя. Во-первых, компьютер  позволяет сделать работу практически  безбумажной, во-вторых, с помощью  компьютера можно быстро получать  информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

- Ежедневник. Необходимая вещь, позволяющая руководителю  не забывать назначенные встречи  или другую полезную информацию.

- Цветовое  оформление кабинета. Цветовые тона  должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.

Следует отметить, что для снижения шума можно использовать ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционную обивку и др. Для поддержания нормального  микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.

На рисунке  № 1 показан один из возможных вариантов  организации рабочего места руководителя.

Отметим некоторые особенности. Весь кабинет  делится (условно) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место руководителя. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона - зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1 - 3 посетителей.

Стол  для совещаний должен быть рассчитан  на определенное количество человек (как  правило, количество участников конференций, планерок (5 -7 человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально - обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

Зона  отдыха предназначена для неофициальных  приемов и отдыха руководителя.

Рабочий кабинет можно также дополнить  стендом, где будут располагаться  образцы производимой продукции. Также  необходимы большие настенные часы, которые были бы видны из любой  точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит, помогает в работе. 
 
 
 
 
 

2.2 Работа  с документами и корреспонденцией

Документы и корреспонденция, в зависимости  от источника делится на: входящие и исходящие. 

Структура телефонного разговора и варианты общения абонентов.

Т а  б л и ц а 2

Элементы

композиции

телефонного

разговора 

Расход

времени

на каждый элемент

Содержание  каждого элемента композиции телефонного  разговора Возможные варианты общения  абонентов 
 

Очеред-ность

участия

в разговоре

Тот, кто  звонит 

Очередность

участия

в разговоре

Тот, кому звонят 

1. Взаимное

представление 
 

2. Введение

собеседника в

курс  дела 
 
 
 
 

Приветствует. Представляется,

называя свою фамилию, имя, отчество(при междугородных

разговорах  называет город, из которого звонит)

Спрашивает, удобно ли

собеседнику сейчас разговаривать (не занят ли он) 
 
 
 
 
 
 

Просит  позвать к телефону нужного человека, назвав его имя, отчество. фамилию (иногда должность)

Просит  передать, когда будет звонить  повторно

Благодарит, и прощается

Вешает  трубку 
 
 
 

Сообщает название подразделения и фамилию или должность: Записывает, кто звонит и откуда 
 

Отвечает: слушаю Вас 
 

Отвечает: да, нет. В случае занятости

просит  перезвонить и назначает время.

повторного  звонка (записывает себе) 
 

Выполняет просьбу. Если нужный товарищ отсутствует, сообщает, где

он и  когда будет 

Слушает, записывает, обещает (и выполняет)

Отвечает 
 
 

Кратко  излагает цель своего звонка(говорит  прямо в микрофон, со своей обычной  громкостью, произносит слова внятно и

не очень быстро, отчетливо выговаривая числа и фамилии) 

Слушает, не прерывает собеседника(записывает в случае необходимости сообщаемую информацию). Подтверждает услышанное краткими словами: так,

да и  т.п. 

3. Обсуждение  ситуации 
 
 

Не указывает, что уже говорил, не раздражается и не возмущается 

Лаконично излагает тщательно продуманные  главные и второстепенные мысли. 
 

Просит  повторить в конце сообщения, если что-нибудь не понятно 

Кратко  и конкретно отвечает и предлагает пути решения вопросов

Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача руководителя составить документ (руководитель должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления.

Сложнее дело обстоит с входящими документами. В зависимости от размера предприятия  растет количество корреспонденции, и  самому руководителю просто немыслимо  просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит:

1. Регистрация  поступающей корреспонденции. 

2. Сортировка  в зависимости от предназначения.

3. Отбор  документов, которые адресованы  руководителю или находятся в его прямой компетенции.

4. Сортировка  корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым  является сортировка, позволяющая  руководителю сразу оценить степень  важности. Для этого можно, например, раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у руководителя должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого.

Руководитель, просматривая корреспонденцию в порядке важности, должен поставить резолюцию.

Хранить документы в кабинете руководителя нет никакой необходимости и  поэтому в обязанности секретаря  или специального отдела вменяется  ведение архива. Хранимые документы  должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит время на их поиск и место.