Характеристика организации как объекта управления

   Ответственность – обязательство работника выполнять имеющиеся задачи, которые присущи занимаемой им должности и отвечать за результаты этой деятельности. Ответственность исполнителя – обязательство работника выполнить делегированные ему задачи и отвечать за результаты своего труда. Ответственность руководителя – обязательство отвечать за выполнение задач и результаты труда подчиненных ему работников. Принятие на себя ответственности и привлечение к ответственности являются необходимыми следствиями выполнения задач различными лицами с разделением труда между ними.

   Ответственность - это:

• готовность в собственных решениях или действиях учитывать интересы тех, кого касается решение,
• готовность отвечать за свои действия (что тесно связано с правом на самостоятельные действия),
• готовность отвечать за действия исполнителей задания, если контроль и анализ не установил их личной вины.

   Различают:

• собственную ответственность (обязанность отвечать за собственные действия),
• чужую ответственность (обязанность отвечать за решения или действия других),
• ответственность перед собою (случай, когда устанавливаемый нормы и исполнитель является одним лицом),

 

• внешнюю ответственность (по отношению к внешним сферам деятельности предприятия),
• внутреннюю ответственность (по отношению к внутренним сферам деятельности),
• ответственность перед предприятием (учет интересов предприятия и его собственников).

   В случае ответственности в смысле обязанности отвечать за последствия, принятие ответственности выступает  в следующих формах:

1. Определение  отрицательных результатов в  результате контроля.

2. Определение  персональной ответственности в  результате анализа отклонений.

3. Персональные  меры поощрения и взыскания:

• поощрения (премии, продвижения, укрепление авторитета),
• уменьшения содействия (вознаграждение, влияние на карьеру),
• санкции (снижение окладов, возмещение ущерба, потеря компетенции, отставка, увольнение, уголовное преследование).

 

Рассмотрим, чем занимаются сотрудники ООО ресторана “ Уютный вечер ”.

Возглавляет работу ресторана “ Уютный вечер ” - директор, который назначается высшим органом управления – общим собранием участников.

Директор несет полную ответственность за реорганизацию хозяйственной деятельности ресторана, исполнение договоров и соглашений; рассматривает жалобы.

Директору предоставлено право: принимать, увольнять и перемещать работников ресторана; самостоятельно утверждать штаты; распоряжаться средствами; издавать приказы, распоряжения, поощрять работников, налагать взыскания на них при необходимости. Директору непосредственно подчиняется заведующий производством.

Заведующий  производством  руководствуется должностной характеристикой; приступает к исполнению своих обязанностей после подписания акта о материальной ответственности.

Обязанности заведующего производством:

• обеспечение бракеража готовой пищи;
• обеспечение соблюдения рецептур блюд и технологии их изготовления, повышение производительности труда работников;
• составление графиков выхода на работу;
• проведение инструктажа по технике безопасности на рабочем месте;
• своевременное составление и предоставление в бухгалтерию отчетов об использовании товарно-материальных ценностей;
• расстановка работников на рабочих местах в соответствии с их квалификацией;
• установление дисциплины.

Функции учета, планирования и различные  финансовые операции выполняют работники  бухгалтерии. Ее возглавляет главный бухгалтер.

Функции главного бухгалтера:

• сводит годовой баланс;
• ведет учет движения товара;
• перечисляет налоги;
• начисляет заработную плату;
• осуществляет проверку работы бухгалтерии.

Инженерно-эксплуатационную службу ресторана возглавляет  инженер-технолог.

Основными задачами инженера-технолога на данном предприятии – в ресторане – являются:

• совершенствование технологии приготовления кулинарной продукции путем внедрения новых технологических приемов, новых видов сырья, изготовления новых изделий;
• контроль за ходом технологического процесса от первичной обработки сырья до оформления блюд и отпуска их на раздачу;
• систематическое инструктирование работников производства по нормативным документам, стандартам, техническим условиям, внедрению прогрессивной технологии;
• участие в работе бракеражной комиссии.

Отделом по закупкам и складам руководит руководитель по закупкам. Его функции:

• отвечает за руководство закупками всех товаров(продовольствие, непродовольственные товары) с учетом экологического принципа;
• консультируется со всеми отделами при выборе необходимых товаров;
• проверяет все складские запасы и следит за их своевременным пополнением;
• учитывает в своей работе основные направления развития и управления предприятием;
• организует и контролирует использование персонала в сферах складирования и закупок;
• и т.д.

Это были функциональные руководители, теперь рассмотрим линейных руководителей.

Руководителем производства на предприятии является заведующий производством, а руководителем  обслуживания – метрдотель.

Метрдотель контролирует, регулирует и координирует работу официантов, поваров-раздатчиков, буфетчиков, кассиров, резчиков хлеба, сборщиков и мойщиков столовой посуды, швейцаров, гардеробщиков и артистов оркестра.

Функции метрдотеля:

• составление графиков выхода на работу подчиненных ему работников и контроль за его выполнением;
• контроль за своевременной подготовкой зала к открытию и соблюдением санитарно-гигиенических требований во время обслуживания;
• контроль за сервировкой столов, соблюдением правил торговли, правил личной гигиены, состоянием форменной одежды;
• непосредственное участие в обслуживании; встреча посетителей, консультации в выборе места в зале, предъявление Книги отзывов и предложений по первому требованию посетителей, разрешение конфликтов, возникающих между работниками предприятия и посетителями;
• оформление заказов;
• ведение работы по совершенствованию профессиональных знаний официантов, распространению передового опыта;
• контроль за уборкой зала после его закрытия и правильности отчетов официантов.

Еще одним  линейным руководителем является шеф-повар, который подчиняется заведующему производством.

Функции шеф-повара:

• ответственен за руководство всей кухонной сферой, а также за производство блюд по установленному стандарту гостиницы с учетом достижения максимального успеха в экономике и организации производства;
• поддерживает руководителя закупок по всем вопросам приобретения сырья, товаров и  качеству;
• руководит своей сферой с учетом основных производственных направлений развития фирмы;
• организуют, руководит, контролирует работу всех занятых на кухне сотрудников;
• планирование, определение цены, а также составление меню на каждый день и для специальных мероприятий с учетом фирменных блюд сезона;
• контроль за качеством;
• и т.д.

Шеф-повару подчиняются бригадиры. Бригадирами назначаются наиболее квалифицированные работники. Бригадир выполняет работу по своей специальности и одновременно выполняет ряд обязанностей, связанных с организацией работы бригады.

Функции бригадира:

• распределяет обязанности между членами бригады, обеспечивает их сырьем, инструментами; несет ответственность за выполнение производственного задания;
• соблюдение технологии приготовления пищи;
• своевременное приготовление полуфабрикатов и готовых блюд;
• ведет учет выработки бригады.

 
 

      Оценку  рациональности ОСУ можно провести на основе следующих принципов:

1. Ориентация  структурных подразделений на   товары, рынок или потребителя,  а не на выполнение функций;

2. Основу  организационной структуры составляют  группы специалистов или команды,  а не функции и отделы;

3. Ориентация  на минимальное число уровней управления и широкую сферу контроля;

4. Ответственность  каждого работника за конечные  результаты и возможность проявления  инициативы.

Ниже приведены  принципы, которые были сформулированы А. Файолем.

• Единство управления. Независимо от структуры организации, степени децентрализации и делегирования полномочий нести полную и абсолютную ответственность за деятельность всего предприятия должен один человек.
• Скалярный метод передачи полномочий. Полная и абсолютная ответственность означает право не только управлять, но и передавать, делегировать часть полномочий другим лицам по линии руководства.
• Единство подчинения. У любого служащего (работника) может быть только один руководитель.
• Принцип соответствия. Делегированные полномочия должны соответствовать уровню ответственности. Если на лицо возлагаются определенные обязанности, то его необходимо наделить и соответствующими полномочиями, необходимыми для выполнения этих обязанностей.
• Масштабы управления. Число лиц, находящихся в эффективном управлении, лимитировано. Это зависит от ряда обстоятельств, от характера выполняемой работы.
• Коммуникации, система связи. Как формальные, так и неформальные линии связи должны быть установлены и постоянно поддерживаться.
• Принцип ориентирования. Организации должны строиться в соответствии с характером возложенных на них задач и не зависеть от субъективных факторов.
• Принцип избирательности. Руководство должно получать лишь ту информацию, которая выходит за рамки плана и является исключительной, то есть либо благоприятной, либо неблагоприятной для ведения бизнеса. Таким образом можно будет отсечь лишнюю, непригодную к использованию информацию.
• Дифференциация работы. Различные виды работы имеют разные характеристики, что необходимо предусмотреть при создании организации. Например, высококвалифицированный индивидуальный труд требует иных условий, чем полуквалифицированные повторяющиеся операции.
• Разбивка сложного элемента на простые составляющие, специализация и стандартизация. Эти методы должны найти свое применение в организации, так как позволяют снизить затраты.
• Контроль за осуществлением операций. Эта функция должна быть поручена четко обозначенному для этой цели аппарату. Определенная часть администрации должна следить за ежедневным ходом выполнения операций. Творческий подход к делу должен поощряться.
• Планирование должно всегда предшествовать выполнению работы.
• Гибкость. Структура организации должна позволять вносить в нее коррективы в связи с изменением методов, задач, целей, масштаба коммерческой деятельности, появлением новых технологий и ресурсов. Конечно, внесение значительных изменений требует всестороннего исследования.
• Доступность всех уровней организации. Любой сотрудник (работник) организации должен иметь право и возможность подать жалобу, высказать замечания или предъявить рекламации соответствующему руководителю.

 

     Бюрократический тип структур управления имеет много  разновидностей, но наиболее распространенной является линейно-функциональная организация, до сих пор широко используемая компаниями всего мира.

      Основу линейно-функциональной структуры  составляет "шахтный" принцип  построения и специализация управленческого персонала по функциональным подсистемам организации.

      По каждой подсистеме формируются  "иерархия" служб ("шахта"), пронизывающая всю организацию  сверху донизу. Результаты работы  любой службы аппарата управления  оцениваются показателями, характеризующими реализацию ими своих целей и задач. Например, работа служб, управляющих производством, - показателями выполнения графика выпуска продукции, затрат ресурсов, производительности труда, качества, использования производственных мощностей. Для оценки служб, осуществляющих управление персоналам, используются такие параметры, как текучесть кадров, дисциплина труда и другие. Соответственно строится и система материального поощрения, ориентированная, прежде всего на достижение высоких показателей каждой службой. При этом конечный результат работы организации в целом становится как бы второстепенным, ибо считается, что все службы в той или иной мере работают на его достижение.

      Многолетний опыт использования  линейно-функциональных структур  управления показал, что они наиболее эффективны там, где аппарату управления приходится выполнять множество рутинных, часто повторяющихся процедур и операций при сравнительной стабильности управленческих задач и функций: посредством жесткой системы связей обеспечивается четкая работа каждой подсистемы и организации в целом. В то же время выявились и существенные недостатки, среди которых в первую очередь отмечают следующие: невосприимчивость к изменениям, особенно под воздействием научно-технического и технологического прогресса; закостенелость системы отношений между звеньями и работниками аппарата управления, обязанными строго следовать правилам и процедурам; медленную передачу и переработку информации из-за множества согласований (как по вертикали, так и по горизонтали); замедление прогресса управленческих решений. 

     Оценка  рациональности (эффективности) ОСУ  является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим  определить уровень прогрессивности  действующей структуры, разрабатываемых  проектов или плановых мероприятий и проводиться с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа ее совершенствования.