Характеристика организации как объекта управления

n="justify">      ФУНКЦИИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ООО ресторана “ Уютный вечер ”:

1.Отдел  бухгалтерского учёта: учёт и  контроль на предприятии за  расходом денежных средств, материалов, контроль отгрузки продукции,  организация финансовой деятельности  на предприятии и т.д.

2.Планово-экономический отдел: планирование производства, экономический анализ результатов работы предприятия.

3.Зал  обслуживания: реализация продукции. 

4.Инженерно-эксплуатационная  служба: организация производства,  контроль за ходом и сроком  изготовления продукции, проверка качества выпускаемых изделий.

5.Отдел  материально-технического снабжения:  обеспечение полуфабрикатами и  продуктами согласно производственной  программе.

6.Цеха  предприятия: осуществляют изготовление  продукции согласно производственной  программе, осуществляют текущий и капитальный ремонт оборудования.

Приложение 1.

 

2.2.  Организационная  структура управления  предприятием. 

2.2.1. Общая характеристика  структуры управления.

 

 
 

 

 

- Линейные связи

-Вертикальные связи

-Горизонтальные связи

Функциональные связи

Схема 1. Организационная  структура ООО ресторана “ Уютный вечер ”.

      Организации, в которых руководство высшего  звена оставляет за собой большую  часть полномочий, необходимых для  принятия важнейших решений, называются централизованными [5, 48].

      Децентрализованные  организации - такие организации, в которых полномочия распределены по нижестоящим уровням управления.

      На  практике не встречается полностью  централизованных или децентрализованных организаций. В организациях с сильно децентрализованными структурами важнейшие решения принимаются только служащими, занимающими достаточно высокие должности (не ниже руководителя отдела). Такая форма децентрализации в крупных фирмах называется федеральной децентрализацией [4, 268].

      Для того чтобы определить, насколько, данная организация централизована по сравнению  с другими, выявляют следующие характеристики:

1 Количество  решений, принимаемых на нижестоящих  уровнях управления. Чем больше  число решений, которые принимают нижестоящие руководители, тем меньше степень централизации;

2 Важность  решений, принимаемых на нижестоящих  уровнях; последствия решений,  принимаемых на нижестоящих уровнях; 

3 Контроль  за работой подчинённых. В слабо  централизованной организации высшее руководство редко проверяет повседневные решения подчинённых. Оценка действий производится на основании суммарных достигнутых результатов [6.с.49].

      Достоинства централизованных структур состоят в следующем:

1. централизация  улучшает контроль и координацию специализированных функций, уменьшает количество и масштабы ошибочных решений, принимаемых менее опытными менеджерами;

2. Сильное  централизованное управление позволяет  избежать ситуаций, при которых  одни  отделы фирмы растут и  развиваются за счёт других или организации в целом;

3. Централизованное  управление позволяет более экономно  и легко использовать опыт  и знания персонала центрального  административного органа.

     Существует  руд преимуществ децентрализованных структур:

       1. Управлять крупными организациями централизованно невозможно из-за огромного количества требующейся информации и, следовательно, сложности процесса принятия решений;

       2. Децентрализация даёт возможность  принимать решения тому руководителю, который ближе всего стоит  к возникшей проблеме и лучше всех её знает;

       3. Децентрализация стимулирует инициативу  и позволяет личности отождествить  себя с организацией;

       4. Децентрализация помогает подготовке  молодого руководителя к более  высоким должностям, предоставляя  ему возможность принимать важные  решения в начале карьеры. Это обеспечивает приток в организацию талантливых руководителей.

     Степень централизации ООО ресторана “ Уютный вечер ” – средняя, т.к.

функции распределены по управленческому персоналу. 

     Полномочия  представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых её сотрудников на выполнение определённых задач  [5, 362].

      Полномочия  делегируются должности, а не индивиду, который занимает её в данный момент. Когда индивид меняет работу, он теряет полномочия старой должности и получает полномочия новой.

      Полномочия  являются ограниченным правом использовать ресурсы и командовать людьми. Внутри организации эти пределы  обычно определяются правилами.

      Различают следующие виды полномочий: линейные и штабные.

      Линейные  полномочия передаются непосредственно  от начальника к подчинённому и далее  другим подчинённым.

      Именно  линейные полномочия предоставляют  руководителю узаконенную власть для  направления своих прямых подчинённых  на достижение поставленной цели.

      Руководитель, обладающий линейными полномочиями, имеет также право принимать определённые решения и действовать в определённых вопросах без согласования с другими руководителями  в тех случаях, которые установлены организацией, законом или обычаем.

      Делегирование линейных полномочий создаёт иерархию уровней управления организации. Процесс создания иерархии называется скалярным процессом.

      Понятие штаба было впервые применено  в армии Александра Македонского.

      Различают следующие типы аппаратных (штабных) полномочий.

      Рекомендательные  полномочия заключаются в том, что их обладатели при необходимости могут давать советы нуждающимся в них руководителям или исполнителям, каким образом решить тот или иной вопрос, но эти советы не являются обязательными.

      Функциональные полномочия осуществляются в условиях косвенных связей. Они сводятся к принятию соответствующими руководителями обязательных для исполнения решений, регулирующих деятельность работников, непосредственно подчиняющихся другим (линейным) руководителям. Эти решения обычно предписывают методы работы, иными словами то, как действовать, чтобы достичь целей.

      Обязательные  полномочия согласования. Линейное руководство должно обсудить соответствующие ситуации со штабным аппаратом, прежде чем предпринять действия или представить предложения высшему руководству.

      Параллельные  полномочия. Высшее руководство может расширить объём полномочий аппарата, давая ему право отклонять решения линейного руководства.

      Линейные  полномочия внутри аппарата управления - сам штабной аппарат имеет линейную организацию внутри себя.

Для эффективной  работы организации важно четко  и ясно определить функциональные обязанности  и полномочия, а также их взаимоотношение. Каждый сотрудник компании должен понимать, что ожидается от него, какими полномочиями он обладает, какими должны быть его взаимоотношения с другими служащими.

Это достигается  с помощью схемы организации, дополненной соответствующими справочниками (инструкциями), и распределения обязанностей.

     Организационные схемы, таблицы. Рекомендуется построить схему структуры организации с системой внутренних взаимосвязей. При построении таких схем необходимо учитывать следующее: схема дает лишь общие контуры структуры организации; она должна быть доступна для понимания, содержать минимальное количество деталей; не существует стандартных построений организационной структуры, каждая фирма имеет свои особенности. Схема должна отражать реальную структуру фирмы и не являться своего рода теоретическим стандартом. Если схему структуры трудно составить, то причина может заключаться в том, что сама организация дефектна, то есть с течением времени ее структура стала неэффективной, громоздкой, а линии взаимоотношений стали искаженными.

     Позитивная  сторона использования  схематичных построений. На подготовительном этапе построения схемы организации последняя должна быть подвергнута тщательному анализу. Такое исследование само по себе принесет большую пользу, поскольку оно обнаруживает «слабые места», накладки полномочий, недостаточно управляемые звенья производственного процесса и т.п.

     Схема позволяет выделить линии взаимозависимости  и отношений внутри организации.

     Как источник получения информации схема  может быть использована в рамках ознакомления с деятельностью и структурой управления предприятием (в частности, вновь принятых на работу), а также в качестве дополнительного наглядного материала при изучении должностных инструкций. Ею можно воспользоваться в качестве основы для возможной реорганизации или модификации структуры организации.

     Наконец, схема используется в качестве справочного материала, позволяет служащим предприятия быстро ознакомиться с происшедшими в рамках организации изменениями. Для этой цели структурная схема организации может быть помещена на доске объявлений.

     Недостатки  использования схематичных построений. Это, во-первых, статичность. Схема строения организации быстро устаревает. Она отражает организацию в определенный момент времени, в этом смысле она статична. Но так как бизнес динамичен, то, несмотря на то что основная структура организации остается неизменной в течение длительного времени, в рамках этой структуры возникает много изменений (например, кадровых), что, естественно, требует внесения определенных замен и дополнений.

Во-вторых, в схеме не отражаются неформальные отношения, что снижает ее практическую значимость.

     Схемы могут привести к бюрократизму. Они  по существу негибки и отражают устойчивые каналы взаимоотношений, но не указывают  наиболее рациональных, коротких связей, которые весьма часто возникают в процессе деятельности организации.

     Наконец, нередко возникают трудности  в представлении об уровнях значимости. Неправильное впечатление может  возникнуть в результате чтения схемы, где на одной горизонтальной линии показаны несколько менеджеров, что якобы подразумевает их одинаковый статус. Поэтому иногда, довольно сложно с требуемой точностью обозначить реальные отношения, разную значимость должностей и положений.

     Руководство (справочник) по организационному построению предприятия. Такие виды документов часто называются отдельными справочниками или инструкциями. Они содержат перечень должностей с их подробным описанием (часто в форме описания производственных обязанностей, взаимоотношений, полномочий, соответствующих принципов и практики).

     Распределение обязанностей означает определение масштаба полномочий и меры ответственности по каждой должности, обозначенной на схеме. Здесь же содержится описание выполняемых функций. В документе «Распределение обязанностей» должны содержаться следующие положения: название должности; отдел, в котором имеется эта должность; уровень положения; описание выполняемых функций; обязанности и права; взаимоотношения с руководством, коллегами и подчиненными; число подчиненных, их особенности; должность непосредственного руководителя; особые полномочия (обязанности); ограничения в полномочиях (например, возможность действовать по своему усмотрению, определение величины денежных средств).