Характеристика функции мотивации

  Информация, содержащаяся в приказах по личному  составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках  работников.

    Личное  заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как  правило, от руки, в произвольной форме  или на трафаретном бланке, разработанном  на предприятии. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

    Трудовой  контракт, как письменная форма трудового  договора между работником и администрацией в лице руководителя предприятия, должен иметь следующие обязательные реквизиты: название вида документа, дата, индекс, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых  остается на предприятии, а другой хранится у работника.

    Представление о переводе имеет унифицированную  форму и включает реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида документа, дату, индекс, место  составления, адресат, резолюцию, заголовок  к тексту, текст, подпись, визы. Представление  о переводе готовится руководителем  структурного подразделения, адресуется руководителю предприятия, согласовывается  с заинтересованными лицами. Руководитель предприятия после рассмотрения представления проставляет резолюцию, на основании которой в дальнейшем готовится приказ о переводе. В тексте представления должна быть отражена оценка производственной деятельности работника и обоснованы причины перевода.

    Очередность ежегодных отпусков работников предприятия отражается в графике отпусков - документе, закрепляющем распределение очередных отпусков на предстоящий календарный год. На крупных предприятиях графики отпусков составляются в каждом структурном подразделении, а затем кадровой службой готовится сводный график для всего предприятия.

    При составлении графика отпусков учитываются:  действующее законодательство, особенности  работы предприятия, личные пожелания  сотрудников и т.д. При наличии  на предприятии профсоюзной организации  график отпусков согласовывается с  профсоюзным комитетом. Сводный  график отпусков подписывается руководителем  кадровой службы и утверждается руководителем  предприятия.

    Форма графика отпусков унифицирована  и включает реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования, гриф согласования с профсоюзной организацией.

    При необходимости переноса срока отпуска  на другое время руководителем кадровой службы с согласия работника и  руководителя структурного подразделения, где он работает, вносятся изменения  в график отпусков.

    В целях сокращения количества внутренних документов уточнение времени отпуска рекомендуется проводить в оперативном порядке, без составления заявления. В течение года в график вносятся фактические сроки пребывания каждого работника в очередном отпуске и причины, вызвавшие изменение ранее установленных сроков отпусков.

    При оформлении в качестве оснований  для приказов по личному составу  таких распорядительных информационно-справочных документов, как приказ по основной деятельности, протокол, факт, письмо, докладная или объяснительная записки и др. следует руководствоваться правилами по составлению и оформлению этих разновидностей организационно-распорядительных документов.

    Приказы по основной деятельности оформляются  на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок  к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа, отметка о переносе данных на машинный носитель.

    Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

    В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

    Распорядительная  часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных  за их выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «Приказываю», которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения табулятора. После слова «Приказываю» ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители (должностное лицо или структурное подразделение) и срок исполнения. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

    Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные), могут быть оформлены  в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

    Страницы  приказа и приложений нумеруются как единый документ.

    В практике нередко возникает потребность  подготовить выписку из приказа  по основной деятельности. Выписка - это  копия определенной части подлинного документа. В выписке из приказа  содержатся все реквизиты приказа  до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением  отметки о заверении копии.

    По  текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и  административной деятельности руководители предприятия (директор, его заместители, главные специалисты) могут издавать распоряжения и указания. Эти разновидности  распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях  и указаниях отделяется от распорядительной словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю  необходимым», «Рекомендую».

    Протоколы оформляются на бланках предприятия  и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата заседания, индекс, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Дата протокола - это дата проведения совещания. Заголовок - это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа.

    Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

    Выписка из протокола содержит следующие  реквизиты: наименование предприятия, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к  тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили), подписи (без личных подписей, только слова «Председатель», «Секретарь»  и расшифровку фамилий с инициалами), отметку о заверении копии, отметку  об исполнении. Из содержательной части берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

    Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется АКТ. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных  лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п. В акте содержатся следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата и индекс, место составления  или издания, гриф утверждения, заголовок  к тексту, текст, отметка о наличии  приложения, подписи. Акт подписывается  лицами, принимавшими участие в его  составлении, при этом указывается  не наименование должностей, а распределение  обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии. Текст  акта состоит из двух частей: вводной  и констатирующей. Во вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата, или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка, или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы).  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Ситуация 76. Какие решения  должен принять директор торгового объекта  в следующих ситуациях:

      - к вам подойдет  продавец и начнет  ругаться по поводу  того, что не завезли  продукты;

      - вам доложат о  поломке оборудования.  

    В первой ситуации, когда продавец ругается по поводу того, что не завезли продукты, директору следует немедленно связаться с заведующим данного торгового объекта и выяснить причины отсутствия своевременной поставки продуктов. Также следует обратить внимание заведующего на необходимость проведения с продавцами беседы о соблюдении субординации при решении подобного плана проблем, так как продавцу следовало обратиться к заведующему секции и тактично, не ругаясь, объяснить сложившуюся ситуацию.

    Если  директору докладывают о поломке  оборудования необходимо связаться  с ответственным за оборудование на данном предприятии лицом (инженером), установить виновных в данной поломке  и распорядиться об устранении данных поломок.