Функции управления, их взаимозависимость и эффективность применения в процессе управленческой деятельности

      Адаптивная  оргструктура – способность отражать изменение целей фирмой и приспосабливаться  к изменениям внешней среды.

      Организация включает четыре подфункции:

• формирование субъекта и объекта управления;
• организационное воздействие субъекта на объект управления;
• формирование рациональной организационной структуры управления;
• повышение адаптивности оргструктуры к изменениям внешней среды.

      Координация – взаимодействие субъекта и объекта  управления, внутренних подразделений и рабочих групп по горизонтали и по вертикали, то есть по функциональным зонам и по уровням управления (функциональная и линейная департаментизация). В теории управления существуют многочисленные механизмы формальной координации.

      Распорядительство – передача информации от субъекта к объекту управления: прямая связь  в системе управления.

      Мотивация предполагает наличие обратной связи  в системе управления, побуждение субъектом управления объекта к действию, реакция объекта управления на воздействие субъекта управления.  [7] 

2.3.3. Функции заключительного  управления. 

      Существует  три основные функции: учет, анализ и контроль. Учет как функция управления организует наблюдение, регистарацию, изменение и хранение информации. Каждому виду учета присущ свой круг наблюдаемых явлений, свой задачи, методы и организация.

      Анализ  как функция управления предполагает изучение, дифференциацию, сопоставление  информации.

      Контроль  является заключительным этапом цикла управления и началом нового управленческого цикла. Контроль характеризуется проверкой соответствия процесса функционирования объекта и субъекта управления целям и другим критериям. В процессе контроля выявляются: соответствие целей и результатов, итогов и планов, а также результаты воздействия, ход исполнения конкретных решений, выявление причин и виновников их невыполнения, масштабы отклонений. Основная функция заключительного управления – сохранение, поддержание и совершенствования благоприятного режима функционирования управленческой системы. Функция направлена на то, чтобы, по возможности, нейтрализовать отклонения и обеспечить желаемый ход развития системы. Именно на этой стадии выявляются проблемы, требующие новых управленческих решений, новых организационных усилий.

      Контроль  основан на принципе обратной связи  между объектом и субъектом управления, благодаря которой орган управления получает информацию о ходе выполнения поставленных задач. Функция контроля должна охватывать все элементы системы управления. Функция контроля входит составной частью в деятельность любого субъекта управления и применяется на всех уровнях управления. [7]

      Существует  три этапа контроля:

• предварительный, цель – установление стандартов достижений;
• текущий, цель – оценка достижений;
• заключительный, цель – устранение несоответствия стандартов и реальных результатов; выводы и действия. [9]

      В теории управления существуют и другие классификации функций управления, по «фактору времени» классификация  наиболее распространена. [1]

3 Взаимозависимость  функций в процессе  управленческой деятельности 

      Цели  и задачи менеджмента и менеджеров являются отправным моментом для  определения объема и направления  управленческих работ, которые обеспечивают их достижение. Речь идет о функциях менеджмента, которые являются составными частями любого процесса управления вне зависимости от особенностей (размера, назначения, формы собственности и т.д.) той или иной организации. Поэтому их называют общими и в их составе выделяют планирование, организовывание, координацию, контроль и мотивацию. Взаимосвязь между ними может быть представлена круговой диаграммой, показывающей содержание любого процесса управления (рис.4). Стрелки на диаграмме показывают, что движение от стадии планирования к контролю возможно лишь путем выполнения работ, связанных с организовыванием процесса и с мотивированием работающих. В центре диаграммы находится функция координации, обеспечивающая согласование и взаимодействие всех остальных. 

Рис. 4 Взаимосвязь  функций менеджмента 

      Рассмотрим  содержание каждой функции менеджмента.

      Планирование  – это стадия процесса управления, которой определяются цели деятельности, необходимые для этого средства, а так же разрабатываются методы наиболее эффективные в конкретных условиях. В командно-административной системе планирование на предприятии представляло роль инструмента постановки задач подразделениям и распределения ресурсов между ними для реализации жестко заданных сверху целей. Оно так же было средством контроля и оценки результатов и создавало основу для стимулирования труда работников предприятия. Его главная характерная черта – директивность отражала концепцию народохозяйственного планирования как единой системы планов, каждый из которых должен точно выполнять предписанные ему задания и обеспечивать тем самым бесперебойную работу всего народохозяйственного механизма.

      В  новых условиях хозяйствования планы  не задаются предприятиям сверху, ресурсы  предприятие «добывает» самостоятельно, столько товаров, сколько системы планирования, способность менеджмента делать правильные выводы из имеющейся информации и своевременно принимать взвешенные решения. План становится основой деятельности предприятия всех форм собственности и размеров, так как без него не возможно обеспечить согласованность в работе подразделений, контролировать результаты, определять потребность в ресурсах, стимулировать трудовую активность работающих на предприятии. Сам процесс планирования позволяет более четко формулировать целевые установки организации и использовать систему показателей деятельности, необходимую для последующего контроля результатов. Кроме того, планирование обеспечивает более четкую координацию усилий структурных подразделений и таким образом укрепляет взаимодействие руководителей разных служб организации. А это значит, что планирование – это непрерывный процесс изучения новых путей и методов совершенствования деятельности организации за счет выявленных возможностей, условий и факторов. Следовательно, планы не должны носить директивного характера, а меняться в соответствии с конкретной ситуацией.

      Органической  составной частью планирования при  этом становится составление прогнозов, показывающих возможные направления  будущего развития организации, рассматриваемой  в тесном взаимодействии с окружающей ее средой. Прогнозы на будущее и стратегические планы составляют основу текущих планов, с помощью которых организуется работа предприятия.

      Организовывание – вторая функция управления, задачей  которой является формирование структуры организации, а так же обеспечение всем необходимым для ее нормальной работы – персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами и др. В любом плане, составляемом в организации, всегда имеется стадия организовывания, то есть создания реальных условий для достижения запланированных целей. Нередко это требует перестройки структуры производства и управления с тем, чтобы повысить их гибкость и приспособляемость к требованиям рыночной экономики. Для многих организаций (прежде всего, государственных) эта задача является новой, так как в прежних условиях хозяйствования использовались типовые структуры управления, разрабатываемые централизованно для различных отраслей. В связи с тем, что они были жестко связаны со штатным расписанием, предприятия не стремились к их изменению, которое могло привести к сокращению штата. В настоящее время организации формируют структуру управления в соответствии с собственными потребностями. Анализ изменений показывает, что многие организации отходят от функционального принципа построения структур, сокращают та называемую вертикаль (иерархию) управления, делегируют полномочия сверху вниз. В структуру вводятся новые звенья, в том числе связанные с необходимостью изучения рынка и разработкой стратегии развития организации.

      Вторая  не менее важная задача функции организовывания  – создание условий для формирования такой культуры внутри организации, которая характеризуется высокой  чувствительностью к изменениям, научно-техническому прогрессу, единым для всей организации ценностям. Здесь главное – это работа с персоналом, развитие стратегического и экономического мышления в сознании руководителей, поддержка работников предпринимательского склада, склонных к творчеству, нововведениям и не боящихся рисковать и брать на себя ответственность за решение тех или иных проблем предприятия.

      Мотивация – это деятельность, имеющая целью  активизировать людей, побудить их эффективно трудиться для выполнения целей  поставленных в планах. Для этого  осуществляется экономическое и  моральное стимулирование, обогащается само содержание труда и создаются условия для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития. Осуществляя эту функцию, менеджеры должны постоянно воздействовать на факторы результативной работы членов трудового коллектива. К ним в первую очередь относятся: разнообразие работы по содержанию, рост и расширение профессиональной квалификации работающих, удовлетворение от полученных результатов, повышение ответственности, возможности появления инициативы и осуществления самоконтроля и т.д.

      Контроль  – это управленческая деятельность задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов  работы организации. Поэтому главные  инструменты выполнения этой функции  – наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм и нормативов. Эффективно поставленный контроль обязательно должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на результат, быть своевременным и достаточно простым. Последнее требование особенно важно в современных условиях, когда организации стремятся строить свою работу на принципе доверия к людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным.

      Координация – это центральная функция  процесса управления, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность. Главная задача координации – достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Наиболее часто используются отчеты, интервью, собрания, компьютерная связь, средства радио- и теле- вещания, документы. С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирования, организовывания, мотивации и контроля), а так же действий руководителей.

      В условиях роста самостоятельности  и ответственности руководителей все уровней  и исполнителей происходит рост так называемых неформальных связей, которые обеспечивают горизонтальную координацию работ, выполняемых на одном уровне управленческой структуры. Одновременно сокращается необходимость в вертикальной координации, когда структуры управления становятся «плоскими». [11] 
 
 
 
 
 
 
 

4 Влияние функций  управления на  эффективность организации 

     Сущность  финансового менеджмента как  экономической категории является в выполненных им функций. Научно обоснованная характеристика функций необходима для эффективной организации управления финансовой деятельностью предприятий и коммерческих организаций. В пределах единства функций финансов предприятий и финансового менеджмента имеются и существенные различия, определяющие и значимость управляющего аспекта.

     Для менеджмента традиционным является выделение следующих функций:

• планирование;
• организация;
• мотивация;
• контроль

     Функциям  планирования предшествует формулирование целей и выбор путей ее достижения на основании разграничения обязанностей в рамках организационной структуры управления. К функциям планирования обычно относят и распределение ограниченного объема ресурсов во временном аспекте исходя из приоритетов и целей развития реализуется эта функция через составление балансов, бюджетов и использование нормативов. Функция организации предполагает необходимость структурирования объектов управления для разграничения полномочий, определение прав и обязанностей функциональных подразделений. С этой функцией связан процесс департаментамизации  - организационного построения внутренней системы управления и контроля.

     Функция мотивации основывается на деятельности, направленной на реализацию целей.  С помощью этой функции интерпретируются факторы, влияющие на поведение людей  и учитывающие их потребности. Реализация функций соответствует процесс стимулирования деловой активности, производительности и качества труда. Содержательные теории мотивации базируются на потребностях и связанных с ними факторов, определяющих поведение людей. Процессуальные теории рассматривают, как человек распределяет усилие для достижения различных целей и как выбирает конкретный тип поведения.