В фирме «Сигма-С» составляется договор о конфиденциальности информации и неразглашении ее (Приложение № 2). При нарушении сотрудник может быть подвержен административной ответственности.

     В соответствии с Уставом предприятия  разрабатывается его штатная  численность. Здесь указаны все  вводимые на предприятии должности  и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составлен на бланке предприятия, согласован с главным бухгалтером, утвержден директором.

     Изменения в структуру и штатную численность  вносятся приказом генерального директора  предприятия.

     Должностной и численный состав предприятия  с указанием фонда заработной платы закреплен в штатном расписании. Штатное расписание составлено на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписано заместителем директора по экономике, согласовано с главным бухгалтером и утверждено директором, в грифе утверждения указана общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

     Организация работы предприятия, взаимные обязанности  работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, резервируется юристом и утверждается генеральным директором предприятия.

     Трудовой  договор – соглашение между работодателем  и работником, в соответствии с  которым работодатель обязуется  предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

     Сторонами трудового договора являются:

1. В качестве работодателя – предприятие любой формы собственности, учреждение, организация, отдельные граждане;
2. В качестве  работника – граждане, достигшие 16 лет;

     В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших договор.

     Существенными условиями трудового договора являются:

1. Место работы (с указанием структурного подразделения);
2. Дата начала работы;
3. Наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалифицированных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом правительством Российской Федерации;
4. Права и обязанности работника;
5. Права и обязанности работодателя;
6. Характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и опасных условиях;
7. Режим труда и отдыха;
8. Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
9. Виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

     Запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора.

     Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

     В случае заключения срочного договора в нем указываются срок его  действия и обстоятельство, послужившие  основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

     Трудовые  договоры могут заключаться:

1. На неопределенный срок;
2. На определенный срок не более пяти лет, если иной срок не установленный трудовым кодексом и иными федеральными законами.

     Срочный трудовой договор заключается в  случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

     Если  в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

     В случае если ни одна из сторон не потребовала  расторжения срочного трудового  договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения срока  трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

3. Приказы по личному составу  – порядок их здания,

оформления, регистрации

     Приказы по личному составу являются основными  документами, определяющими служебное  положение работников, и служат основанием для внесения соответствующих записей в их учетные документы.

     Приказами по личному составу оформляется  прием на работу или назначение на должность, перемещение по службе, освобождение от должности или увольнение, исключение из списков по личному состава, оформление отпуска, объявление поощрений или взысканий. Приказ по личному составу объявляется заинтересованному работнику под расписку. Работник после ознакомления с приказом ставит свою подпись на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указывает дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.

     Приказы по личному составу печатаются на специальных бланка. Хранятся приказы в папке по личному составу в отделе кадров, по очередности их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются.

     Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров предприятия  на основании представлений руководителей структурных подразделений. Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовят руководители тех подразделений, которые вносят предложение о поощрении или наказании работников, находящихся в их непосредственном подчинении.

     Проекты приказов по личному составу должны составляться на основе тщательного всестороннего изучения причин издания приказов, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде.

     Формулировка  приказа должна соответствовать  действующему законодательству.

     Фамилия, имя, отчество в приказе по личному  составу указываются полностью, а наименование должности должно соответствовать наименованию, данному  в штатном расписании, без сокращения наименования подразделения предприятия.

     Круг  работников, которым предоставляется  право визирования проектов приказов по личному составу, определяется руководителем  предприятия.

     По  поручению руководителя предприятия  приказы по личному составу на определенную категорию работников могут подписывать их заместители  и руководители подразделения, пользующие правами приема и увольнения.

     В отсутствии основного руководителя приказы по личному составу подписывает лицо, исполняющее его обязанности.

     Отменить  или изменить приказ по личному составу  может только лицо, подписавшее этот приказ, а также руководитель вышестоящей  организации. При этом изменение  отдельных пунктов приказа заверяется его подписью.

     Приказ  по личному составу изданный вышестоящей  организацией, объявляется приказом руководителя предприятия с указанием  даты вступления работника в должность  или ухода с нее.

     Копии приказов по личному составу или  выписки из них заверяются начальником отдела кадров или лицом, его замещающим и рассылаются в соответствующие структурные подразделения, а в случае необходимости в вышестоящую или заинтересованную организацию.

     Кроме того отделом кадров предприятия  для издания приказов применяются  типовые межведомственные формы приказов о приеме на работу, о переводе на другую работу, о прекращении трудового договора. Эти приказы заполняются работниками отдела кадров в одном экземпляре на всех принимаемых, переводимых и увольняемых работников в пределах данного предприятия. На работников, применительно к которым издаются приказы вышестоящей организацией (о назначении на должность, переводе в подчиненное предприятие или увольнении из него), после получения выписки из приказа отдел кадров предприятия заполняет приказ по типовой форме с определением даты вступления в должность, установление оклада и различных надбавок или даты увольнения работника.

     Копии приказов, заверенные работником отделом  кадров, передаются в бухгалтерию  предприятия для открытия лицевого счета на выплату заработной платы, перерасчета ее при изменении должности или полного расчета при увольнении.

     Заполненный приказ о приеме на работу одновременно служит направлением на переговоры и  пропуском на ознакомление на месте  с условиями работы. Руководитель структурного подразделения дает заключение о возможности приема на работу и указывает условия работы. После прохождения медицинского осмотра приказ подписывается руководителем предприятия или его заместителем, имеющим такое право. Работник отдела кадров проставляет номер приказа и дату. Приказ объявляется работнику под расписку до начала работы с целью проверки им правильности оформления условий заключенного трудового договора и получения его согласия со всеми положениями приказа.

     На  основании приказа о приеме на работу отдел кадров заполняет личную карточку и делает запись в трудовой книжке.

     Приказ  о переводе на другую работу составляется при переводе, как по инициативе администрации, так и по просьбе  самого работника, в основном при  переводе внутри предприятия. Согласие работника на перевод оформляется его подписью на приказе, которая ставиться после того как приказ подписан прежним и новым руководителями структурных подразделений, оговорены условия работы и приказ подписан руководителем предприятия.

     Приказ  о прекращении трудового договора заполняется при увольнении работником. На основании данного приказа  делается запись в трудовой книжке и личной карточке работника.

     4. Подготовка, оформление  и порядок утверждения  должностных инструкций  работников

     Правовое  положение работников предприятия  регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность  должностных лиц.

     Целями  разработки должностной инструкции являются:

1. Создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;
2. Повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора (контракта);
3. Обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.
4. Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретное структурное подразделение предприятия в соответствии с его штатным расписанием.

     Должностная инструкция составлена по каждой штатной должности предприятия, носит обезличенный характер, и объявляться сотруднику под расписку при заключении контракта, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

     В должностной инструкции указывают наименование подразделения предприятия, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения

Должностная инструкция должна быть согласована  с юридическим отделом предприятия. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию заверяют печатью предприятия и хранят в отделе кадров предприятия в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства на предприятии. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем предприятия и действует до ее замены новой должностной инструкцией. Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с предприятия.