Оглавление

 Приложение № 1…………………………………………………………………….25

Приложение № 2…………………………………………………………………….26

     Введение

     Основу  информационной системы среды любого предприятия или организации  составляют документы, созданные как  «традиционным»                        (рукописным, машинописным, типографским) способом, так и с использованием современных средств вычислительной техники.

     От  правильной организации документационного  обеспечения предприятия или  организации зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы управленческого аппарата, использование информации в будущем. При этом информация, зафиксированная в документе, является основанием для принятия управленческого решения, доказательством исполнения, справочно-поисковым материалом.

     В условиях увеличения объема информации, увеличения номенклатуры изделий, расширения экономических и культурных связей возникла необходимость упорядочения потоков информации с помощью  документов как одной из составных частей информационного обеспечения управленческой деятельности.

     Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, на сколько профессионально  ведется документация, зависит успех управленческой деятельности.

     В контрольной работе рассматривается на примере фирмы                               ООО «Сигма-С». В данной работе изучим такие вопросы как, состав документации кадровой службы, состав документов  по учету кадров и документов регламентирующих деятельность персонала, приказы по личному составу, должностные инструкции работников, аспекты приема и высвобождения работников, задачи менеджера по персоналу при сокращении штатов.  
 
 
 

     1. Состав документации  кадровой службы

     Классическая  форма организации кадровой службы в организации – создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей.

     Рассмотрим  на примере фирмы «Сигма-С». Она также, как и в других организациях начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения. Фирма состоит из 30 человек. Это генеральный директор, главный бухгалтер, бухгалтер, инспектор по отделу кадров, менеджер по персоналу, системный администратор, инженеры-программисты.  Фирма занимается продажей программной продукции 1С и обслуживанием клиентов.

     Разновидности документов по функциям и задачам  управления кадрами включены в общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

     В состав кадровой документации входят следующие документы:

1. Трудовой договор (контракт)
2. Приказ (распоряжение) о приеме на работу
3. Личная карточка
4. Учетная карточка работника
5. Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу
6. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска
7. Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)
8. Лист учета рабочего времени (ЛУРВ)
9. Личные заявление работников предприятия
10. Графики отпусков.

     Трудовой  договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника.

     Приказ (распоряжение) о  приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности.

     Приказы по личному составу являются важнейшим  документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы магазина. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов  и изменение анкетно-биографических данных; примии и наложения взысканий и др.

     Личное  заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как  правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

     Личная  карточка заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

     Лист учета использования рабочего времени (ЛУРВ) и расчета заработной платы применяется для учета использования рабочего времени для инженеров-программистов, так как у них ненормированный рабочий день и оплата производится помимо фиксированного заработка еще и на основании предоставленных ЛУРВ. Документ заводится в программу 1С: Предприятия и составляется уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию. Отметки о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.). Для отражения использования рабочего времени за каждый день в документе отведено в несколько строк (смотреть Приложение 1).

     Учет  использования рабочего времени  осуществляется в листе методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

     Личные  заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.

     Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований. 
 
 
 
 
 

     2. Содержание и порядок  оформления документов, регламентирующих  деятельность персонала  и документов по  учету кадров

     Комплекс  взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанность и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами.

     К организационным документам относятся:

1. Учредительные документы (устав и договор);
2. Положение о заработной плате;
3. Договор конфиденциальности;
4. Структура и штатная численность;
5. Штатное расписание;
6. Правила внутреннего трудового распорядка;
7. Положение о структурных подразделениях;
8. Должностные инструкции работникам.

Правила внутреннего распорядка

     Организация работы фирмы, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива и утверждается директором предприятия.

     Он  состоит из следующих разделов: общие  положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности  рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, премии за перевыполнение и успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

     В разделе «Общие положения» определена основная цель правил внутреннего распорядка, приведены конституционные гарантии работников в области занятости.

     В разделе «Порядок приема и увольнения рабочих и служащих» рассмотрена процедура приема работников, в частности, список необходимых документов, без предъявления которых прием на работу не допускается, оформление приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы, разъяснения прав и обязанностей работников. Подробно регламентируются вопросы перевода работников на другую должность внутри предприятия. Указывается порядок расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.

     В разделе «Основные обязанности рабочих и служащих» перечислен круг обязанностей, которые должны выполнять рабочие и служащие по своей специальности, квалификации или должности.

     В разделе «Основные обязанности администрации» определен перечень обязанностей администрации, которые необходимо выполнять в соответствии  с законодательством: правильно организовать труд рабочих и служащих, совершенствовать формы и методы оплаты труда, соблюдать законодательство об охране труда, проводить профилактику производственного травматизма, контролировать знание и соблюдение работниками требований инструкции по технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда, противопожарной охране и т.д.

     В разделе «Рабочее время и его использование» установлено начало и окончание работы и перерыва для отдыха и питания, определяются график сменности, формы организации явки на работу, очередность предоставления очередных отпусков и т.д.

     В разделе «Премии» приведен список поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, за перевыполнение плана, повышение производительности труда, другие достижения в труде.

     В разделе «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины» представлен перечень мер дисциплинарного взыскания, определены виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и санкции.