Автоматизированные информационные технологии в офисе

5-й этап (с середины 80-х гг.) - "компьютерная" ("новая") технология, основным инструментарием которой является персональный компьютер с широким спектром стандартных программных продуктов разного назначения. На этом этапе происходит процесс персонализации АСУ, который проявляется в создании систем поддержки принятия решений определенными специалистами. Подобные системы имеют встроенные элементы анализа и интеллекта для разных уровней управления, реализуются на персональном компьютере и используют телекоммуникации. В связи с переходом на микропроцессорную базу существенным изменениям подвергаются и технические средства бытового, культурного и прочего назначений. Начинают широко использоваться в различных областях глобальные и локальные компьютерные сети.

 

1.3. Предпосылки быстрого развития информационных технологий

До недавнего времени  информация не считалась важнейшим  активом для компании. Процесс  управления деятельностью организации  в большой степени зависел  от персонального воздействия первых лиц компаний без обширного процесса координации усилий менеджеров и анализа данных. Деловые решения принимались первыми лицами компаний чаще всего на основе опыта и интуиции, и лишь в небольшом числе случаев - на основе специально подготовленной информации, содержащей варианты решений и оценку вероятности их осуществимости. Лишь мощные компании могли позволить себе иметь аналитические центры, готовившие материал для принятия решений. Развитие вычислительной техники кардинально изменило окружающую среду бизнеса. На рисунке 2 показаны главные предпосылки развития ИТ, основанные на компьютерных и телекоммуникационных технологиях.

Рисунок 2. Предпосылки  развития информационных технологий

 

Глобализация и интегрированное  развитие индустриальных экономик значительно  расширяет возможности бизнеса. Информационные технологии и информационные системы (ИТ/ИС) обеспечивают мобильный доступ и аналитическую мощь, которые удовлетворяют потребности в проведении торговли и руководстве предприятиями в масштабе стран и континентов. Это создает угрозы национальным и региональным фирмам: глобальная связь и системы управления доставляют потребителю информацию о предложениях, качестве и ценах и позволяют совершать сделки и заказы в течение 24 часов в сутки в любом месте, где есть доступ в сеть.

В таблице 1 приведены основополагающие факторы, необратимо изменившие к концу ХХ века деловую среду.

Глобализация	Преобразование индустриальных экономик	Преобразование предприятий
Управление и контроль в глобальном масштабе	Экономика основанная на знаниях информации	Неформальные цели и обязательства
Конкуренция и взаимодействие на мировых  рынках	Стратегическая ценность информации	Децентрализация и гибкость
Глобальные системы доставки информации	Знание как основа производительности и  качества	Локальная независимость
Распределенная групповая работа	Новые изделия и услуги	Расширение полномочий
Международные соглашения и стандарты	Конкуренция, основанная на скорости принятия оптимального решения	Снижение стоимости сделок за счет информационного маркетинга
	Расширение базы знаний персонала	Смещение фокуса с технологии на потребителя

Таблица 1. Факторы, изменившие деловую среду

 

Таким образом, мировой  рынок становится открытым, ни одна из фирм не может чувствовать себя в безопасности. Чтобы стать эффективным  участником этого рынка, компании нуждаются в мощной информационной поддержке и современных системах связи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Виды автоматизированных  информационных

 технологий

Существуют следующие  виды информационных технологий:

• Информационная технология обработки данных
• Информационная технология управления
• Автоматизация офиса
• Информационная технология поддержки принятия решений
• Информационная технология экспертных систем

Рассмотрим их подробнее.

 

2.1 Информационная  технология обработки данных

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности (рис.3) персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повышает производительность труда персонала, освобождает его от рутинных операций, возможно, даже приводит к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

• обработка данных об операциях, производимых фирмой;
• создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;
• получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

Рисунок 3. Квалификация персонала по уровням управления

 

Существует несколько  особенностей, связанных с обработкой (рисунок 4) данных, отличающих данную технологию от всех прочих:

• выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме законом предписано иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;
• решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;
• выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;
• выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;
• использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;

Рисунок 4. Основные компоненты информационной технологии обработки данных

 

2.2 Информационная технология управления

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована  на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

Информационные системы  управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов (рис. 5).

Для принятия решений  на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы  просматривались тенденции изменения  данных, причины возникших отклонений и возможные решения.

На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

• оценка планируемого состояния объекта управления;
• оценка отклонений от планируемого состояния;
• выявление причин отклонений;
• анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов:

• Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.
• Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

И те, и другие виды отчетов  могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов:

• В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.
• Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.
• Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Рисунок 5. Основные компоненты информационной технологии управления

 

2.3 Автоматизация офиса

Исторически автоматизация  офиса началась на производстве и  затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее (рисунок 6). Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Информационная технология автоматизированного офиса —  организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Рисунок 6. Основные компоненты автоматизации офиса

3. Автоматизированные информационные технологии в

офисе

Любой офис имеет следующую  структуру представленную: секретарем (осуществляет делопроизводство), бухгалтерией, аналитическим отделом и производством (если таковое имеется). На каждом из подразделений ведутся сложные работы, которые, в настоящее время, облегчаются введением автоматизированных информационных технологий.

Программное обеспечение секретаря и аналитика, как правило, в каждом офисе одинаково, и представлено пакетом стандартных программ компании Microsoft Office.

Напротив, программы работы производственных рабочих и сотрудников  бухгалтерии отличаются разнообразием  и могут быть индивидуально разработанными для конкретного офиса.

 

3.1 Microsoft Office 2003

Microsoft Office 2003 – пакет программ, предназначенных для выполнения различных функций по работе с документами. В отличие от других, программ, выполняющих аналогичные функции, программы, входящие в Microsoft Office, отличаются широкой интеграцией между собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими различные по типу части (например, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access).

В Microsoft Office входит:

• Word 2003 – мощная программа для работы с текстовыми документами.
• Excel 2003 – программа, предоставляющая широкие функции для работы с электронными таблицами.
• Access 2003 – сильнейшее средство для работы с базами данных.
• PowerPoint 2003 - позволяет легко и быстро создать качественные, красиво оформленные электронные презентации (в виде набора слайдов).
• Binder – программа для объединения разных документов Office в одно целое.
• Outlook 2003 - представляет собой почтового клиента и электронную версию органайзера, причем Outlook может автоматически отвечать на различные приглашения, исходя из вашей занятости в тот или иной момент времени.
• Photo Editor – приложение Office, обрабатывающее растровые изображения.
• Различные вспомогательные программы, работающие вместе с основными приложениями Office: Graph (программа для построения диаграмм и графиков), Equation (программа для вставки в документ математических и других видов формул) и множество других полезных программ.

Microsoft Word 2003 — мощная программа обработки текстовых документов, имеющая сотни функций, и являющаяся одной из ведущих систем обработки текстовых документов. Word был первым текстовым процессором, совмещавшим себе широкий спектр мощнейших средств редактирования, форматирования и публикации документов с интерфейсом, который новичок мог освоить за считанные минуты. За последние 20 лет Word приобрел новый интерфейс, новые средства автоматизации, новые функции, помогающие пользователю создавать любые документы быстро и просто.

Любой текстовый процессор  позволяет хранить текстовую  информацию в документе и распечатывать  ее на бумаге, однако Word может делать гораздо больше этого. На протяжении последних лет компьютерные сети и мощность вычислительных систем постоянно  росли; определение понятия «документ» расширялось, и совершенствовался вместе с ним. В настоящее время Word представляет собой полнофункциональную программу редактирования текстовой и графической информации, создания Web-страниц и обработки документов.

При помощи Word можно создавать практически любые документы и публиковать в электронном виде или в виде печатных копий.

Текст может быть введен в документ посредством набора на клавиатуре. Кроме того, можно вставить в документ определенные текстовые  фрагменты или даже целые файлы. Word предоставляет множество функций, позволяющих выполнять корректорскую правку, редактирование и изменение текстовой информации наиболее удобным способом.

В Word имеется набор  встроенных средств для создания геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и других простых графических  объектов. Кроме того, имеется возможность  выбирать и вставлять в документы  десятки предопределенных фигур  и готовых рисунков. Word позволяет импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством других приложений Windows, а программа Word Photo Editor может быть использована для просмотра и изменения цифровых фотографий и электронных изображений других типов.

Для автоматизации тех  или иных процедур также могут  быть использованы макросы, благодаря  чему определенный набор задач может  быть выполнен посредством нажатия  всего нескольких кнопок. Кроме того, имеется возможность, создавать  программы на языке Microsoft Visual Basic for Applications, которые могут выполняться автоматически при запуске Word.

Расширенный набор средств Word 2003 для публикации документов в Web позволяет определять формат документов, предназначенных для такой публикации, в точном соответствии с замыслом пользователя. Word может быть использован для создания Web-страниц, включающих формы, таблицы, электронные таблицы Microsoft Excel, графику, аудио- и видеоклипы, звуки, анимацию и прочие компоненты. Новый редактор сценариев позволяет создавать и включать в Web-страницы HTML-сценарии. Доступ к ресурсам Web может быть осуществлен непосредственно из Word, и любой документ может быть дополнен гипертекстовыми ссылками.