Автоматизированные информационные технологии в офисе

    Архиваторы

    Архиваторы  – программы, которые собирают файлы, выбранные пользователем, в один файл-архив с заданным именем, причем размер этого файла обычно в несколько  раз  (зависит от способа упаковки и типов архивируемых файлов) меньше, чем сумма объемов всех собранных в него файлов. Хотя упакованные файлы нельзя использовать, пока они находятся в архиве, такой способ хранение долгое время не используемых файлов выглядит рациональнее. Наиболее распространены архиваторы ZIP и RAR – почти на любом компьютере можно встретить один из этих упаковщиков. 

    Антивирусы

    Эти программы призваны очищать и  защищать систему от компьютерных вирусов. Вирус – программа-паразит, названный так за сходство в поведении со своим биологическим «предком». Вирус, проникая в систему вместе с файлами, начинает «размножаться» и поражает другие файлы, находящиеся на носителях, последствия такого «вторжения» могут бить различными: от безобидных шуток (например, существует вирус, выдающий через определенный момент времени сообщение типа: «Хочу печенья!» и т.п.), до непоправимого ущерба всей системе (например, как вам понравится то, что в один прекрасный день файловая система вашего HDD окажется полностью неработоспособной). Существует огромное количество различных как вирусов, так и антивирусов, применяющих различные средства борьбы с вирусами, но можно выделить из них три типа антивирусов: сканеры – программы, обнаруживающие вирусы, доктора, занимающиеся удалением вирусов и фильтры или, как их часто называют, вотчеры (от английского watcher – наблюдатель, страж), которые постоянно находятся в памяти и просматривают потоки информации на предмет вирусов. Среди антивирусов можно отметить Antiviral Toolkit Pro (AVP), совмещающий в себе функции сканера и доктора, а более поздние версии имеют и встроенный вотчер, Dr. Web, также являющийся и сканером, и доктором, Norton Antivirus – многофункциональный пакет по борьбе с вирусами, включающий кроме сканера, доктора и вотчера еще ряд антивирусных средств. 

    2.2 Бухгалтерские программы

    2.2.1 1C: Бухгалтерия

    Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной  бухгалтерской программой и предназначена  для ведения синтетического и  аналитического бухгалтерского учета  по различным разделам.

    Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

    На  основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет). После расчета итогов программа формирует различные ведомости.

    Помимо  этого программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

    Система «1С: Предприятие» может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии.

    САБУ  производства «1С» - самые известные и продаваемые в России. Развитая дилерская сеть (более 1100 дилеров), работа по методике франчайзинга, грамотная маркетинговая стратегия, мощная рекламная

     
поддержка и удачное функциональное наполнение обеспечили огромную популярность этим продуктам. В помощь пользователям выпущены методические пособия, во многих регионах страны созданы авторизованные учебные центры.

    2.2.2 Aubi

    «АУБИ» может быть с успехом использована для автоматизации бухгалтерского учета предприятий различного рода деятельности. Программный комплекс представляет одинаковый интерес как для торговых (коммерческих) структур, так и для производственных предприятий. Гибкая система программы позволяет настраивать «АУБИ» на нужды конкретного пользователя. При этом бухгалтер каждого предприятия, исходя из своих собственных потребностей, имеет возможность сформировать план счетов, информационные справочники, содержащие названия предприятий-партнеров и их банковские реквизиты; список материально ответственных лиц и т.д.

    Отметим, что «АУБИ» может поставляться в различной комплектации. По желанию пользователя в комплект поставки могут быть включены или изъяты различные элементы программы. К таким элементам программы могут быть отнесены различные учетные (аналитические) ведомости, банковские операции, касса и некоторые другие. Совершенно очевидно, что описанные выше расширения функциональных возможностей «АУБИ» отражаются на стоимости пакета программ. Добавим, что пользователь сам решает быть ли ему просто зарегистрированным пользователем и при этом обучаться работе с программой самостоятельно по технической документации, либо за дополнительную плату пройти курс обучения по работе с «АУБИ» и пользоваться мощной консультативной поддержкой фирмы изготовителя или торговой аудиторской компании у которой приобреталась программа.  

   2.2.3 Парус-бухгалтерия

    Эта система предназначена для подготовки и учета документов финансово-хозяйственной  деятельности предприятия, накопления информации о совершенных хозяйственных операциях на бухгалтерских счетах, получения внутренней и внешней отчетности. Система поставляется в различных комплектациях в зависимости от необходимости ведения учета операций в валюте, расширенного аналитического учета, учета торговых операций.

    2.2.4 Инфин – Бухгалтерия

    «ИНФИН-Бухгалтерия» ориентирована на средние и крупные предприятия со сложным учетом и не требует внедрения и обучения. Осуществляется полный балансовый и забалансовый учет. Возможна работа с несколькими предприятиями на одном рабочем месте, а также объединение данных, введенных с разных рабочих мест.

    Сетевая версия работает в разных типах сети, а система блокировок и синхронизации  сетевых процессов позволяет  независимо работать с данными нескольким пользователям и видеть в динамике изменения, вносимые с других рабочих станций. Всевозможные сортировки, выборки, изменение порядка аналитик в балансовых счетах позволяют получать документ в разных разрезах информации.

    Работа  возможна в любом периоде, как в закрытых месяцах, так и в любых будущих, что полезно для оперативного ввода первичных документов и корректировки уже введенной информации. Изменение данных в закрытых месяцах вызывает автоматический пересчет остатков.

    Предусмотрена парольная защита информации с разными уровнями доступа.

    Программа «Бухгалтерия» выполнена в вариантах «Мини», «Макси», «Супер» и «Элит», которые отличаются по функциональным возможностям и по стоимости, что позволяет пользователю выбрать необходимую конфигурацию программы. Каждый из вариантов исполнения включает в себя все возможности предыдущего. 

    2.3 Другие полезные программы для офиса: автоматизация заданий

    AutoFileMove 1.0

    Программа, которая поможет автоматизировать работу с большим количеством  файлов. Она может следить за определенными папками и автоматически перемещать или копировать файлы заданных типов в указанные директории, а также распечатывать файлы без вашего вмешательства. Таким образом, AutoFileMove упрощает работу и экономит ваше время.

    FileMonkey 9.75

    Программа для автоматизации некоторых операций с файлами, забирающими много времени. Среди ее возможностей — поиск и замена содержимого файла, названия файла или папки; резка и сборка файлов; изменение атрибутов файлов и папок; изменение регистра букв в названиях файлов и папок; сохранение списка файлов в текстовом файле.

    Event Manager 2.54

    Программа для запуска разнообразных программ, автоматизации и планирования заданий. Event Manager позволит вам запустить любое количество приложений одновременно. Можно не просто составлять списки программ для одновременного запуска, но и указывать время для запуска и прекращения работы. Кроме этого, Event Manager позволяет писать макросы и указывать в них условия запуска тех или иных приложений, а также управлять перезагрузкой и выключением компьютера.

    xStarter 1.64

    Программа для автоматизации выполнения некоторых  заданий. С ее помощью можно записывать любые действия и позже проигрывать  их, синхронизировать содержимое папок, запускать приложения, архивировать данные, копировать файлы и папки, отсылать почтовые сообщения,

     
загружать файлы, запускать и останавливать  сервисы. Любое задание программа  может выполнять по расписанию один раз или периодически. Программа  бесплатна для русскоязычных  пользователей.

    TaskForce 2.0

    Эта программа предназначена для автоматизации выполнения некоторых действий на компьютере. С ее помощью можно устанавливать время начала закачки файлов, выключения компьютера, запуска приложений, проигрывания аудиофайлов. В Task Force также есть функция напоминания о заданных событиях. Каждое задание может быть выполнено благодаря имитации нажатия кнопок (клавиш), которые вызывают выполнение одного из действий — открытие или закрытие окна, проверка доступности интернет-соединения, установка определенного времени и пр.

    Automize 6.21

    Программа для планирования и автоматизации  заданий. Automize может выполнять многие задания на компьютере автоматически — выполнять загрузку на FTP-серверы, производить мониторинг FTP, скачивать файлы из Интернета, проверять и отправлять почту, пинговать серверы, следить за указанными папками и многое другое. Задания могут выполняться в заданное время, а также периодически: каждый день, неделю, месяц и т.д. Программа содержит заготовки для выполнения наиболее распространенных заданий, остальные настраиваются вручную.

    QueIt 2.0

    Мощная  программа — планировщик заданий. Она позволяет составить план автоматического запуска приложений, заданий или даже набора файлов в  выбранное время. При помощи QueIt можно задать автоматический запуск программ в определенные дни, часы или даже минуты. QueIt поддерживает также запуск приложений по определенному условию (например, запускать приложение только если существует определенный файл). 

    nnCron LITE 1.17

    Бесплатная  версия планировщика nnCron, позволяющего запускать приложения и открывать документы в определенное время или с заданной частотой. nnCron LITE — это виндовский клон известного планировщика для UNIX под названием Cron. Основные возможности nnCron LITE:— возможность установки и использования environment variables;— возможность дополнения плагинами, написанными на языке Forth;— гибкая настройка для каждого пользователя;— нетребовательность к системным ресурсам (никогда не занимает более 150 Кб).

    AIM Keys 4.0

    Утилита для записи и дальнейшего выполнения макросов. Она также поддерживает планировщик заданий и имеет опции, обеспечивающие безопасную работу пользователя. Программа предоставляет возможность запуска почтовых приложений и выбранных веб-сайтов. Встроенные команды быстрого запуска позволят без труда выполнить нужное действие и запустить любой макрос.

    Macro Mania 9.5

    Утилита для создания различных макросов. С ее помощью можно запускать  программы, переключаться между  уже работающими приложениями, давать команды для выполнения любым  программам и т.д. Программа имеет мастер команд, который поможет неопытным пользователям быстро создать массу полезных макросов. В Macro Mania встроен планировщик, который позволяет запускать макросы в определенное время.

    Shudly 1.0

    Данная  программа представляет собой многофункциональное решение, с помощью которого можно осуществлять поиск информации посредством Google, просматривать веб-страницы и отсылать электронную почту. Уникальность этой утилиты в том, что для общения с программой используется интерактивный помощник наподобие того, который

     
присутствует в Microsoft Office. Shudly может использоваться как планировщик заданий — в этом случае интерактивный персонаж напомнит о приближающемся важном событии.