Формы и функции корпоративных мероприятий

     Особенно  это актуально для коммерческих структур, имеющих широкую сеть своих  подразделений в различных частях города или даже целого региона: именно на корпоративной вечеринке можно откровенно и подробно пообщаться с сотрудниками компании, стоящими на разных ступенях служебной лестнице.

     Загородные  мероприятия (день здоровья) – к мероприятиям такого типа можно отнести  как выезды «на шашлыки» всем коллективом фирмы, так и развернутые «дни компании» (company day), которые могут занимать целый уикенд и обычно проходят в пригородных пансионатах, гостиницах. Как правило, все они проводятся не в банкетных условиях и включают в себе спортивные состязания или другие виды активного отдыха.

Пример: Известны в России так называемые «Сбербанкиады» - спартакиады Сбербанка РФ. В региональных ОСБ каждый год проводятся местные спартакиады, победители отправляются на общероссийскую. Проходят дружеские спортивные соревнования между командами ОСБ и акционерных обществ. Волейбол, мини-футбол, стрельба, спортивная рыбалка - свежий воздух, задор и незабываемые впечатления!

     Семейные  мероприятия (Family Day) – отличительной особенностью таких мероприятий является приглашение семей сотрудников компании. Как и «загородные» мероприятия «семейные», за редким исключением, проводятся на открытом воздухе. Правильное мероприятие такого типа включает в себя два «потока»: детскую программу и взрослую. Пересечение или временное слияние этих программ не исключается и даже желательно, но по сути это разные программы.

Пример: день родителей в России широкую известность получил благодаря компании McDonald’s, относящиеся к категории предприятий питания быстрого обслуживания. Требования, предъявляемые к своим сотрудникам, - высокий темп работы, быстрота реакции, выносливость – оказываются по плечу только молодежи. Понимая важность притока новых кадров и удержание уже имеющихся опытных сотрудников, компания всячески старается  заручиться поддержкой родителей сотрудников. Они  выступают в роли

-6- 

союзников McDonald’s, помогающих поддержать стабильность кадрового состава и обеспечить приток новых молодых сотрудников.

     Празднование годовщин, юбилеев и «круглых» дат традиционно носит двойственный характер, поскольку нередко организуется для двух различных целевых аудиторий. Внутрикорпоративное празднование чаще носит закрытый характер, и проводиться главным образом для персонала и наиболее близких друзей фирмы.

     На  праздничные мероприятия для  внешних аудиторий приглашают журналистов, представителей местных властных структур, местную бизнес-элиту, лидеров общественного  мнения, экспертов, поскольку они  зачастую используются для создания дополнительного информационного повода (в этом случае они уже относятся к числу специальных PR-мероприятий) и получения дополнительных возможностей «позитивно засветить» деятельность и достижения фирмы на рынке.  

2.     Внешние формы корпоративных мероприятий:

Презентации - завоевали большую популярность практически с самого зарождения public relations в России. С точки зрения предмета, который представляют целевыми аудиториям, выделяют следующие виды презентации:

1. Презентация товара или услуги – самый распространенный вид презентаций, особенно часто они используются коммерческие структурами, постоянно внедряющими из-за острой конкуренции новые виды товаров или услуг. Регулярный вывод на рынок новик с помощью ярких и запоминающихся событий обеспечивает хороший приток покупателей или клиентов и тем самым позволяет удерживаться продукции компании в завоеванной нише на рынке.
2. Презентация коммерческой структуры чаще связана с тремя причинами:
• Создание бизнес-структуры «с нуля» и потребность быть впервые представительной широкой аудитории: потенциальным клиентам, СМИ, инвесторам, поставщикам, партнерам, дилерами дистрибьюторам;
• Выход коммерческой фирмы на новые рынки, где ее совсем не знают, где у нее еще нет устойчивой деловой репутации;
• Переименование или образование  новой коммерческой организации в результате слияния нескольких коммерческих структур.
3. Презентация персонала пока еще остается в России  относительно редкой PR-акцией в силу недостаточно серьезного отношения значительной части российского бизнеса к продуманной кадровой политике из-за переизбытка в некоторых регионах рабочей силы. За рубежом в солидных фирмах, наоборот, представляют целевым аудиториям (СМИ, властным структурам, экспертам,

бизнес-сообществу) нового руководящего сотрудника высшей квалификации

с впечатляющим послужным списком всегда обставляет с большой помпой. Секрет прост- это  напрямую работает на создание позитивного  корпоративного имиджа и повышает доверие  к компании.

4. Презентация города как PR-акция получила большое распространение в связи с постепенной интеграцией России в мировое сообщество и глобальный рынок, а

-7-

также включением ряда ее ведущих городов  в борьбу за крупные экономические  и имиджевые проекты,  способные  привести существенные экономические  дивиденды.

5. Презентация региона чаще всего проводиться на крупных выставках с целью демонстрации его высокого экономического и культурного потенциала, инвестиционной привлекательности или налаживания взаимовыгодных связей.
6. Презентация целой страны обычно проводится на крупных международных выставках, пр. на всемирных выставках категории EXPO, организуемых Международным бюро выставок и ярмарок.

С точки  зрения масштабности и особенностей переставляемого продукта  презентации  условно делятся на две большие  категории:

• Теа-презентация, или театрально-зрелищные презентации (от итал. Слова il teatro – театр), нашли широкое распространение среди коммерческих структур, выпускающих массовую продукцию, и рассчитаны на большие целевые аудитории. Нередко такие презентации сопровождаются развлекательными шоу- программами, концертами звезд эстрады, спортивными  состязаниями, призванными максимально завлечь будущих покупателей  ил клиентов.
• Бомонд-презентации (от фран. Слова beau monde – высший свет), их еще называют  « салонные презентации», устраиваю, наоборот, для продвижения штучного или уникального товара/услуги среди избранных и ограниченной аудитории. Обычно их используют при продвижении особо сложных и дорогостоящих товаров или услуг, требующих  подготовленной аудиторий: эксклюзивных коллекций одежды известных мировых модельеров, эксклюзивной недвижимости, уникальных инвестиционных проектов  и т.д.

Годовое собрание акционеров – одно из наиболее трудоемких PR-мероприятий  по взаимодействию с особой целевой аудиторией: акционерами коммерческой структуры. Специфика и сложность разработки, организации и проведения  такого события в большой мере связаны со следующими ключевыми факторами:

1. В его рамках проводиться сразу несколько самостоятельных разноплановых акций: индивидуальная работа с журналистами - акционерами, попавшими непосредственно на заседание годового собрания акционеров, пресс-конференция по итогам собрания, эксклюзивные интервью нового председателя правления компании наиболее значимым СМИ, презентация нового руководства компании главным целевым аудиториям и т.д.
2. В тех случаях, когда бизнес - структуры являются открытым акционерным обществом, не всегда можно  точно просчитать поведение и решения по голосованию акционеров, приехавших со всех концов страны и не всегда хорошо информированных о ситуации в компании.
3. Для годового собрания акционеров готовиться большая серия крупных и особо значимых PR- документов: годовой отчет, информационная «Папка акционера», отчет председателя правления, обращение председателя правления к акционерам, итоговый пресс-релиз или заявление для печати, сценарий годового собрания акционеров и последующий и последующей пресс-конференции, сценарий фотосъемки и т.д.

-8-

4. И, наконец, общая политическая значимость этого события: новый стратегический курс нового руководства, новая кадровая политика судьбоносным образом отражающая на работе корпоративного департамента по связям с общественностью. Широко распространены случаи, когда новое руководство назначает и нового руководителя PR-службы,  призванного быть голосом, визитной карточкой, глазами и ушами бизнес - структуры, по крайней мере, до следующего перевыборного годового собрания.

     Еще одно наиболее распространенное внешнее  корпоративное мероприятие это  Дни открытых дверей широко используются корпоративной PR-службой для налаживания отношений с местным населением, местными органами самоуправления и СМИ. Этот вид PR-мероприятий особо востребован в коммерческих структурах, вовлеченных в бизнес повышенного риска и постоянно находящихся под пристальным вниманием общественности, а то и под  огнем критики с ее стороны.

   Особенно активно прибегают к этому транспортные, химические, табачные и энергетические компании, традиционно ассоциирующиеся в общественном сознании с экологическими катастрофами, неблагоприятным воздействием на окружающую среду и здоровье человека.

     Вне всякого сомнения, Дни открытых дверей входят в арсенал наиболее эффективных  инструментов воздействия на местное  общественное мнение, способных предотвращать  крупные кризисные или проблемные ситуации.

      Демонстрируемые этими коммерческими структурами  на Днях открытых дверей открытость готовность к диалогу и осознание своей  ответственности перед обществом  помогают  решить сразу  несколько  сложных задач. Во-первых, участников Дня открытых дверей подробно знакомят с комплексом дорогостоящих мер, направленных на сокращение вредного воздействия на окружающую среду.

Во-вторых, с помощью фактов и цифр демонстрируется  вклад бизнес - структуры в бюджет и социально - экономическое развитие региона. В-третьих, налаживаются рабочие отношения с местным населением с расчетом на возможность будущего  трудоустройства по мере расширения деятельности компании в данном регионе.

     Конференции еще одно внешнее корпоративное мероприятие предоставляют возможность продвижение своих идей, продуктов организациям, чьи представители делают доклады на заседаниях. Конференции могут быть внутренними — т.е. для собственных занятых компании, или внешними — ориентированными на внешнюю аудиторию. Конференция может быть научной, практической, политической или синтезировать два и более аспектов. Назначение, тематическая направленность и название конференции обычно определяют характер проведения и содержание обсуждаемых проблем.

     Например, конференции дилеров  и дистрибьюторов стараются приурочить к крупным событиям внутри компании. К их числу относятся такие значимые события, как смена руководства фирмы, принятие новой маркетинговой стратегии, тактика реализации товаров и услуг в отдельных странах и Регинах, координация широкомасштабных рекламных и PR-кампаний, вывод на рынок принципиально новой продукции, подведение текущих итогов.

     -9-

Корпоративная PR-служба не только непосредственно участвует в организации и проведении конференций дилеров и дистрибьюторов, но и оказывает через СМИ информационную поддержку их решениям и постановлениями.

     Ярмарки и выставки с точки зрения связей с общественностью являются комплексными мероприятиями, объединяющими в себе целые группы достаточно эффективных PR- акций по взаимодействию с целевыми аудиториями.

• Пресс-конференции ил брифинги;
• Семинары или мастер - классы для специалистов;
• Анкетирование целевых групп с целью выявления их мнений или интереса к продукции и фирме в целом;
• Эксклюзивные интервью СМИ;
• Распространение рекламно-информационных материалов: брошюр, листовок (флайеров), пресс-релизво, прайс-листов, каталогов, промо - материалов (календарей, постеров,наклеек);
• Промо - акции, семплинги, дегустации и показательные тесты;
• Распространение корпоративной сувенирной и промо-продукции с логотипом бренда или компании (авторучек, блокнотов, канцелярских товаров, пластиковых пакетов);
• Акции по привлечению постоянного внимания к экспозиции (crowd drawing activities): лотереи, конкурсы, викторины, состязания.

     С точки зрения места проведения выставки делятся на передвижные, или мобильные, и стационарные. Пр. стационарные выставки тяготеют к крупным выставочным центрам в Москве это главным образом ГАО «Всероссийский Выставочный Центр», международный выставочный комплекс ЗАО «Экспоцентр» на Красной Пресне, культурно-выставочный центр «Сокольники», выставочный центр «Гостиный двор  в Санкт-Петербурге это Центральный выставочный зал, «Михайловский Манеж», выставочный комплекс «ЛенЭкспо».

     В зависимости от тематики выставки делятся  на тематические (экспозиции, объединенные одной узкой темой), специализированные (представление одной отрасли) и универсальные (посвящены различным общественно значимым темам).