Организация сбытовой деятельности

Финансовая смета базируется на оценках объема продаж на предстоящий  год, в ней детализируются объемы по географическим районам, категориям покупателей, распределительным каналам, месяцам. Благодаря грамотно составленной финансовой смете фирма добивается выполнения текущей торговой политики, и получения запланированной  нормы прибыли от продаж.

Структура финансовой сметы  сбыта включает следующие статьи: оборот от реализации; общие издержки производства; издержки обращения; валовая  прибыль; расходы на рекламу, взаимодействие и стимулирование сбыта; общие (административные и накладные расходы) чистая прибыль. При планировании финансовых смет по сбыту новых товаров показатели оборота прогнозируются по реализации и издержкам, что позволяет определить момент безубыточной реализации продукции  и период возмещения убытков.

Установление норм сбыта  для торговых посредников заключается  в распределении общего объема сбыта  продукции в виде заданий, которые  определяются с учетом потенциала торговой организации, категории заказчиков (вида канала распределения, степени конкуренции в районе расположения потребителей и рыночной конъюнктуры).

Нормы сбыта должны быть реальными. За установление всех норм продажи и за их выполнение несут  ответственность руководители отдела сбыта.

Селекция канала сбыта  является стратегическим решением фирмы. Во- первых, решается вопрос о выборе прямого или непрямого пути сбыта продукции. Затем формируются различные альтернативные варианты того или иного пути сбыта, осуществляются технико-экономическое сравнение вариантов и выбор одного из них. При выборе принимаются во внимание размер и доступность рынка, периодичность совершения покупок, стоимость транспортировки и хранения запасов, политика конкурентов в сфере товарораспределения. В случае равнозначности вариантов выбирают тот, который учитывает скорость реализации (для скоропортящихся товаров) и затраты фирмы-производителя (для промышленных товаров и потребительских товаров длительного пользования), возможности информационных технологий, средства рекламы.

Организация торговых коммуникаций включает организацию отношений  с существующими и перспективными заказчиками, как крупными, так и  малыми, но растущими; разработку и  проведение мероприятий по стимулированию торговых посредников (скидки с цен, обучение торгового персонала, реклама  на местах распродажи товаров, конкурсы дилеров и т. д. ); проведение паблик рилейшнз; мероприятия по внедрению мультимедиа-технологий и т. д.

Важным организационным  мероприятием является выбор месторасположения  торгового предприятия. Основным критерием  при оценке эффективности месторасположения  торгового предприятия или центра является уровень покупательной  способности района, который будет  обслуживать торговая фирма.

При оценке предпочтительного  варианта также учитываются: затраты  на транспорт по доставке товара от производителя; характер товара (продовольственный, непродовольственный, производственно-технического назначения); привлекательность ассортимента; наличие и развитость конкуренции; частота покупок; качество транспортной инфраструктуры, обеспечивающей удобство и небольшие затраты, связанные  с посещением торгового предприятия  потребителями, находящимися рядом  или далеко; привлекательность мест покупок; рекламная доступность.

Координация деятельности службы сбыта, связей с внутренними подразделениями  фирмы и внешними субъектами окружающей среды проводится с целью поддержания  эффективного поведения системы  сбыта и обеспечения поставки необходимой потребителю продукции  в нужное время, в требуемый район, в надлежащем количестве и установленного качества.

Основным средством и  инструментом координации является организационная форма, структура  службы сбыта, которая отражает размер фирмы, тип и ассортимент товаров, количество и месторасположение  покупателей, каналы распределения, методы торговли, права и ответственность  от вышестоящего к нижестоящему уровню. В зависимости от сочетания этих факторов фирмы могут использовать следующие формы организации службы сбыта: функциональную, региональную, товарную, отраслевую, комбинированную.

Функциональная организация  службы сбыта используется малыми и  средними фирмами, имеющими однородную номенклатуру товаров. Коммерческий директор координирует торговые операции на национальном и внешнем рынках, рекламу и  стимулирование сбыта. Управляющий  по сбыту на национальном рынке организует работу сбыта с помощью трех управляющих  по сбыту, осуществляет контроль за складированием, транспортировкой и доставкой товара через заведующего отделом распределения.

Недостатком этой формы организации  является то, что могут потребоваться  значительные средства на ее адаптацию  в случае расширения номенклатуры продукции  и появления возможности реализации товара на различных рынках. Региональная организация сбыта применяется  компаниями, которые выпускают ограниченное количество однородных товаров и  используют разветвленную распределительную  сеть с большим числом торговых точек.

Каждое подразделение  в такой организационной структуре  возглавляет региональный коммерческий директор, подчиненный — маркетинг-директору фирмы. Такая организация позволяет агентам по сбыту тесно сотрудничать с потребителями в пределах обслуживаемой территории и работать с минимальными затратами времени и средств на разъезды, так как они проживают на территории этого региона.

Региональная организационная  структура эффективна, когда имеют  место рассредоточенность торговых операций, высокая концентрация предприятий в пределах каждого отдельного района и различия во вкусах и предпочтениях покупателей, проживающих в разных географических районах. Достоинством такой организации сбыта является то, что такие смежные отделы, как рекламный, маркетинговых исследований, планирования ассортимента продукции, централизованны, т. е. входят в состав главного управления фирмой и обслуживают все региональные группы сбыта продукции.

Товарная организация  сбыта формируется, когда планируется  реализация товаров широкого ассортимента и различной номенклатуры. Вся  ответственность за планирование и  разработку стратегий для реализации определенного продукта или группы продуктов возлагается на управляющего продуктом (группой продуктов). Управляющий  сбытом организует разработку стратегии  сбыта, прогноза и сметы сбыта, политики цен и упаковки, мероприятий по рекламе и стимулированию сбыта. Торговые уполномоченные руководят  специалистами по сбыту конкретного  товара или группы товаров и несут  ответственность за формирование заказов  и реализацию товара А (Б, В и т. д.). Специалисты по сбыту конкретного товара являются высококвалифицированными работниками, компетентными в области характеристик, назначения и использования товара А, имеющими опыт работы с покупателями.

Достоинство товарной организации  сбыта — возможность комплексной  координации сбыта по определенному  продукту или товарной группе. Такая  организация сбыта, целесообразна  в первую очередь для очень  крупных фирм, которые имеют большой  товарооборот по каждой группе товаров  и каждому виду товара. Однако с  расширением номенклатуры товаров  значительно возрастают затраты  на содержание персонала, так как  растет численность сотрудников.

Отраслевая организация  сбыта применяется для поставки однородной продукции фирмам-потребителям различного профиля (машиностроение, энергетика, химия, текстильная промышленность и т. д. ).

Коммерческому директору  подчиняются управляющие сбытом продукции по каждой отрасли промышленности. Количество специализированных отделов (групп) сбыта определяется числом обслуживаемых  отраслей промышленности. В качестве уполномоченных по сбыту привлекаются торговые работники, имеющие инженерную или инженерно-экономическую подготовку по конкретной отрасли промышленности.

Такая организация службы сбыта наиболее приемлема для  реализации товаров производственно-технического назначения и сырьевых продуктов. Комбинированная  организация сбыта наиболее часто  используется организациями, экстенсивно  расширяющими предпринимательскую  и торговую деятельность.

Комбинированная структура  сбыта, как правило, более гибкая и имеет высокую готовность к  новым требованиям расширения номенклатуры производимой продукции, появлению  новых рынков, новым требованиям  покупателей.

На практике применяются  различные комбинации структур организации  сбыта, например, функционально-продуктовая, продуктово-рыночная, регионально-функциональная и др. От того, какая будет принята и использована организационная структура сбыта, зависят во многом результаты деятельности не только сбытовой службы, но и организации в целом.

Развитие рыночных отношений, прогресс информатизации предпринимательства  вызывают необходимость и создают  возможность формирования ориентированных  на сближение производителя и  потребителя организационных структур сбыта. Взаимодействие и взаимозависимость  производителя и потребителя  на конкретном рынке являются главными факторами построения адаптивных организационных  структур сбыта. Это обусловливается  условиями конкурентной борьбы, которые  складываются на рынке, а также возникающей  перед сбытовыми организациями  необходимостью эффективно приспосабливаться  к постоянно меняющимся требованиям  внешней среды.

Сбытовые организационные  структуры, как органичный элемент  системы организации управления предпринимательством в целом и  маркетингом в частности должны быть ориентированы на рост числа  коммерческих сделок ипотенциала имеющихся возможностей. Такие структуры должны быть динамичны, обновляясь на краткосрочной, эпизодической и поэтапной основах, иметь небольшое количество иерархических уровней и носить сетевой характер. 

4. Контроллинг в системе сбыта и его виды 

Сбыт — неотъемлемый элемент  процесса маркетинга, так как является завершающей, наиболее ответственной  стадией обеспечения потребителя  необходимым для него товаром. Он направлен на формирование и поддержание  эффективной системы перемещения  продукта от производителя до конечного  потребителя с минимальными затратами. Система сбыта функционирует  под влиянием значительного количества факторов внешней среды, которые  оказывают отрицательное воздействие  на экономические показатели этой системы. Поэтому имеется объективная  необходимость организации непрерывного контроля за функционированием всех элементов системы сбыта с целью выявления и профилактики возможных отклонений в экономическом поведении сбытовых организаций и достижения ими поставленных целей.

В качестве теории, методологии  и инструмента исследования и  создания устойчивости плановых характеристик  сбытовых операций используется контроллинг.

Контроллинг-сбыт является составной частью маркетинг-контроллинга. В центре его внимания находятся пути обнаружения слабых сторон в сбытовой деятельности и возможностей ее профилактической оптимизации. Контроллинг- сбыт можно рассматривать как систематическое критико-аналитическое, плановое тестирование (проверку) и оценку состояния основополагающих показателей, характеристик и целей политики сбыта. С помощью контроллинга- сбыта обеспечивается возможность обнаружения, учета обратных связей в процессе сбыта и проведения соответствующих мероприятий распределительного комплекса маркетинга.

Цель контроллинга-сбыта состоит в повышении экономической эффективности сбытовой деятельности и самой организации сбыта. Достижение этой цели обеспечивается гибким, оперативным предупреждением недостатков в сбытовой деятельности, их обнаружением и устранением посредством комплекса эффективных мероприятий.

Цели контроллинга-сбыта должны быть увязаны и скоординированы с другими сферами контроллинга, такими, как финансовый контроллинг, контроллинг- затрат и результатов, инвестиционный контроллинг, контроллинг производства и т. д.

Основными функциями контроллинга-сбыта являются: планирование, обеспечение информацией, контроль (наблюдение), регулирование (управление).

Функция планирования охватывает формулирование целей сбытовой деятельности или их корректировку, а также  формирование необходимых плановых показателей сбыта продукции.

Функция обеспечения информацией  включает координацию потребности  в информации с ее предложением, а также обработку и подготовку оперативных данных. Для этого  используются внутренняя информация предприятия, источники информации о рынке, факторах окружающей среды. Структурирование информации осуществляется в рамках требований бухгалтерского учета, производственного  учета и установленных показателей, а также индексов отчетности. Полученная информация используется при формировании системы отчетности, которая необходима менеджменту для принятия решений.

Функция контроля охватывает наблюдение и анализ количественных и качественных характеристик сбытовой деятельности и установление причин отклонений этих характеристик от плановых.

Функция регулирования в  системе контроллинга-сбыта включает работу по формированию стратегий взаимодействия с клиентами, политики стимулирования спроса, а также разработку мероприятий по оптимизации затрат и результатов сбытовой деятельности.

Выполнение функций контроллинга-сбыта способствует решению главных задач оптимизации сбыта, так как контроллинг-сбыт выступает как:

- системообразующий элемент – создает и развивает интегрированную систему управления затратами и результатом;