Информационное обеспечение маркетинговой деятельности

      Структура базы данных автоматизированного бюро ЖКХ определяется структурой его  информационных связей. Наполнение баз  данных и их внутренние логические связи обеспечивают полную информационную поддержку перечисленных выше задач.

      Сегодня уже многие пришли к мысли, что  культура работы с документами –  это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю.  Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

      Все документы, которые обращаются в  системе документооборота, в ЖКХ  разделяют следующим образом:

      1.    Входящие

      2.    Исходящие

      3.    Приказы

      -         по основной деятельности

      -         по командировкам

      -         по личному составу

      4.    Внутренние

      -         финансовые

      -         служебные

      Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время  на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени  на

      составление документов зависят от сложности  документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера).

      Затраты на регистрацию документа состоят  из времени согласования, регистрации  у секретаря, утверждения и доведения  до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может существенно  возрастать. Поэтому проведём анализ количества документов обращаемых в  организации, определим их основные потоки.

      Секретарями организации ведётся регистрация  всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система  контроля поручений в электронном  виде. Проанализируем поток документов по годам для того, чтобы просмотреть  динамику изменения потока документов, после внедрения в организации  с 1998 год локальной сети, электронной  системы контроля поручений, электронной  системы контроля оплаты «Class». Анализ дополнительно проведём по 1999 году по месяцам, для определения пиковых  нагрузок и сезонности. Разграничение функций секторов Административного отдела происходит следующим образом.

      Функции сектора делопроизводства:

      1) Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.

      2)   Приём на подпись проектов  писем, приказов по основной  деятельности.

      3)    Подготовка приказов по командировкам  сотрудников на основании

      Подписанных директором служебных записок.

      4)    Проверка правильности составления  всех документов, передаваемых на  подпись директора.

      5)    Регистрация внутренних, входящих  и исходящих документов в

      автоматизированной  системе делопроизводства.

      6)    Доведение резолюций директора  до исполнителей.

      7)    Регистрация приказов по основной  деятельности и по командировкам

      сотрудников с оформлением командировочных  удостоверений.

      8)  Контроль за правильностью ведения  делопроизводства в

      подразделениях.    

      Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной  почты. Это как раз примерно в  два раза сокращало количество служебных  записок из года в год. Возросла деловая  активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Причём в последнем году потоки исходящих  сообщений резко сократилось  за счёт использование глобальной сети Интернет.

2.5.   Анализ материально-технического обеспечения

      Оснащение различной техникой, позволяет экономить  управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное  внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой  ему достоверной информацией  для принятия оперативных решений  возможно с помощью новейших технических  средств. В ЖКХ используются различные  технические средства для принятия управленческих решений.

      1) Телекоммуникационная связь (телефон,  факс, пейджер, почта, электронная  почта, локальная сеть, глобальная  сеть Интернет);

      2) Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор);

      3)  Копировально-множительная техника  (принтер, сканер, ксерокс, ризограф);

      4)    Информационные системы (телевидение,  газеты, журналы)

      Посредством этих технических средств руководитель принимает в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно  не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности персонала, способность его использовать все  возможности современных технических  средств.

      В ЖКХ установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить городской телефон в несколько  отделов и выполнять следующие  функции:

      1)    внутренние телефонные звонки

      2)    перевод входных звонков из  города на другие внутренние  номера

      3)    при занятости городской линии  устанавливать автоматически очередь  на выход в город.

      В то время, когда в обществе есть электронная  почта  Интернет, многие сотрудники продолжают использовать факс. В организации  находится три факса: в приёмной, в отделе сервиса и ремонта  и в отделе международных отношений.

      Использование факса иногда нельзя трактовать как  недостаток, так как у

      получателя  факса может не быть электронной  почты. Однако использование факса, при описанной выше проблеме, часто  парализует телефонную систему на 2 – 3 часа.

      Появление локальной сети и глобальной сети Интернет в1996 году и дальнейшее её развитие положительно повлияло на работу персонала  ЖКХ. Сократились затраты времени  и средств так как локальная  сеть позволяла:

      1)    Быстро производить переустановку  программного обеспечения;

      2)   Сократить расходы на приобретение  дискет, CD-ROMов, принтеров, жестких  дисков;

      3)    Посылать и получать электронную  почту;

      4)    Поучать и использовать новейшую  информацию из глобальной сети  Интернет;

      5)    Сократить обслуживаемый персонал;

      Сеть  построена по топологии звезда. Эта  самая затратная топология сети, когда к каждому отдельному компьютеру тянется витая пара. В тоже время  эта топология имеет большие  преимущества:

      1)    Надёжность в целом

      2)    Устойчивость к повреждениям

      3)    Лёгкость обслуживания

      4)    Простота изменения

      Кроме того, в обществе существует физически  изолированная другая сеть, состоящая из трёх компьютеров. На этих компьютерах работают сотрудники отдела кадров и расчётный сектор в бухгалтерии. Это указывает о низком профессиональном составе руководства отдела сетевых технологий, которые не могут обеспечить безопасность сети на программном уровне и поэтому пошли по простому и не самому эффективному пути.

      Использование сетевых ресурсов (сетевой принтер, сетевые диски) не используется в размерах всего акционерного общества, а осуществляется в пределах подразделений, т.е. каждое подразделение приобретает себе необходимое оборудование, хотя с помощью локальной сети можно было организовать сетевые ресурсы для всей организации.

      Использование сети Интернет сейчас – это успех  в будущем, так как некоторые  организации в Краснодаре об этом лишь мечтают или эти шаги только начинают делать. Это будущее, это  престиж организации.

      Пользователи  информации, предоставляемой учетом. Любая форма учета нужна для  того, чтобы получить определенный объем информации в той или  иной форме. Акционеры, владельцы компании заинтересованы в своевременных, кратких  и понятных отчетах о стоимости  их вложений, динамике общих финансовых показателей предприятия, текущих  объемах прибыли. Налоговые службы хотят иметь сведения о начисленных  налоговых платежах, правильности их начисления, в конце концов, об их уплате. Кредиторы хотят иметь  доступ к информации о способности  предприятия выполнить взятые на себя финансовые обязательства. Менеджеры  помимо почти всего перечисленного нуждаются в информации, способной  помочь им в принятии решений, контроле и регулировании управленческой деятельности. К такой информации, например, можно отнести продажные  цены, уровень наценки, затраты на производство, спрос, рентабельность товаров, выпускаемых их предприятием и т.д.

         Одной из возможностей для разделения пользователей может быть их деление на внутренних и внешних, то есть пользователей на предприятии, где проводится учет, и не входящих в состав данной организации. Таким образом, управленческий учет имеет целью обеспечить информацией внутренних пользователей, а финансовый - внешних.

        Юридические требования к предоставлению отчетов. Большая часть финансовых отчетов подготавливается и предоставляется предприятием в установленной законами форме независимо от того, считает ли их администрация предприятия полезными и нужными. Управленческий учет осуществляется только в случае, если выгода от использования информации будет превышать затраты на ее сбор и обработку.

        Точность информации. Часто данные, предоставляемые управленческим учетом, должны быть выданы быстро, и вполне официально допускаются определенные погрешности в отчетах. Некоторые решения просто не могут откладываться до получения информации в полном объеме, и приблизительной информации вполне достаточно для их принятия.

         Финансовые отчеты, напротив, обязательно  должны быть точными, поскольку  от этого зависит не только  имидж предприятия, но в некоторых  случаях и его благополучие. Таким  образом, управленческий учет  носит более приближенный характер, чем финансовый.

          Масштабы учета. В финансовом учете объектом учета является обычно вся организация. В фокусе же управленческого учета находятся, как правило, небольшие участки или сферы деятельности предприятия, например отдельные виды продукции, показатели разных зон или видов сбыта, поскольку именно на этих уровнях принимаются управленческие решения.

        Принципы учета. Внешние пользователи финансового учета требуют, чтобы отчеты были составлены на основе общепринятых норм учета, как правило установленных законодательно на федеральном или региональном уровне.

         А в аспектах учета, используемых только внутри предприятия, можно выбрать те правила и процедуры учета, обработки и предоставления информации, которые наиболее приемлемы и полезны для принятия решений, не заботясь о соответствии их общепринятым нормам или юридическим требованиям. Временная соотнесенность информации. Финансовые отчеты предоставляют информацию о произведенных хозяйственных операциях и свершившихся фактах. Управленческий учет включает в сферу интересов также прогнозы. Многие решения обращены к будущим событиям, поэтому управленцы нуждаются в предполагаемых показателях.