ВОТ
«Фазовый переход»
к ERP
До определенного
уровня развития бизнеса потребности
компании могут удовлетворять
и разрозненные программные решения,
позволяющие автоматизировать отдельные
контуры управления хозяйственной
деятельностью. Например, торговая
организация может использовать
отдельную систему для управления
складскими операциями, отдельную
систему автоматизации бухучета,
CRM-систему, BI и, например, решение
для мобильной торговли. Такая
композитная система может быть
вполне работоспособной. В то
же время, ее использование
сопряжено с проблемой интеграции
и взаимного обмена данными.
Обмен информацией определенного
вида бывает необходимо организовывать
в режиме реального времени,
другие данные можно синхронизировать
с заданной периодичностью. Не
всегда обмен данными можно
реализовать в необходимом режиме,
кроме того, при одновременном
ведении нескольких баз данных
(часто разных форматов) возникают
проблемы дублирования информации
и сложности с определением
источника актуальных данных, с
которым необходимо синхронизировать
все остальные базы.
Как правило,
все указанные проблемы являются
решаемыми. Однако с увеличением
объемов обрабатываемой информации
и ужесточением требований к
оперативности ее обработки часть
из разнородных информационных
систем может перестать справляться
со своими функциями. Кроме
того, затраты на поддержание
системы в «собранном» состоянии
начинают серьезно расти. В
этих условиях, компании, как правило,
и начинают задумываться о
переходе на единое решение
«из одних рук», которое может
справиться с обработкой больших
объемов данных (за счет использования
промышленной СУБД) и не требует
серьезных затрат на сопровождение.
ВСЕ
Кому именно это
нужно?
Исходя из вышеописанного,
можно указать, что типичным
пользователем «торговой» ERP-системы
является торговая компания, с
потребностью в оперативной обработке
больших объемов информации для
обеспечения своего конкурентного
преимущества. Подобная потребность
может быть вызвана большими
номенклатурой и ассортиментом
реализуемых товаров, их высокой
стоимостью, большими объемами продаж
и закупок, сложностью цепочек
поставки, территориально распределенной
структурой компании, большой численностью
персонала, сложным или часто
меняющимся составом товаров,
бизнес-моделью торговой компании и рядом
других факторов или их сочетанием. По
отдельным оценкам, потребность в ERP-системе
для торговых организаций становится
объективной при достижении 100 - 200 тысяч
транзакций в сутки.
---------------------ВОТ
Способы, подходы
и проблемы внедрения ERP-систем в
торговле
Подход к комплексной
автоматизации торгового бизнеса
предполагает решение ряда тактических
вопросов, связанных с подготовкой
проекта и собственно процессом
внедрения. Для торговли эти вопросы
не очень отличаются от тех, что возникают
при внедрении ERP-систем в других
отраслях. В зависимости от постановки
задач и детальности рассмотрения
количество этих вопросов может быть
разным, как и важность отдельных
из них. Среди них можно выделить
более и менее важные, тем не
менее, второстепенных среди них
практически нет.
Как выбрать интегратора?
Одним из первых
по очередности и не самым
последним по важности в контексте
внедрения ERP-системы является
выбор интегратора. Как (печально)
известно, даже хороший продукт
можно плохо внедрить, поэтому
провальные проекты достаточно
часто бывают посвящены внедрению
даже самых мощных ERP-систем (не
во всех из них, впрочем,
виноваты интеграторы). В этом
контексте, конечно же, очень желательно
сотрудничать с компанией, обладающей
квалифицированными специалистами
и опытом реализации проектов
с отраслевой спецификой.
Вообще говоря,
интегратор выбирается уже после
того, как заказчик выбрал для
себя ERP-систему (или несколько
альтернатив), которую будет внедрять.
Как правило, после этого объявляется
тендер и рассматриваются конкретные
предложения интеграторов. Можно предложить
следующую процедуру. На первом этапе
отсекаются предложения на базе других
ERP-систем (на самом деле, отбрасывать их
насовсем не стоит, возможно, они окажутся
более выгодными для заказчика). На втором
этапе оценивается квалификация интеграторов
(по числу сертифицированных специалистов
по нужной ERP-системе, количеству реализованных
проектов, уровню партнерства с поставщиком
программного решения) и отбрасываются
не прошедшие отбор участники. На третьем
этапе оцениваются сами предложения интеграторов
(стоимость проекта, сроки реализации,
стоимость поддержки и сопровождения,
полнота учета работ) и выявляется самое
приемлемое. После этого, возможно, имеет
смысл сравнить выбранное предложение
с исключенными из рассмотрения на первом
этапе и, при необходимости, оценить их
так же, как это было сделано с предложениями
по отобранной заранее ERP-системой (ERP-системами).
Настраивать или
подстраиваться?
Значительной
важностью обладает вопрос совмещения
бизнес-процессов организации с
бизнес-процессами, уже заложенными
в ERP-системе. Принципиально возможны
три варианта: «ломать» бизнес
под ERP-систему, «ломать» ERP-систему
под бизнес либо сделать нечто
среднее. В данном случае критерием
принятия решения является влияние
собственных бизнес-процессов на
конкурентные преимущества компании.
Как правило, в торговых организациях
бизнес-процессы особенной уникальностью
не отличаются и «подстройка»
бизнеса под схемы, заложенные в
ERP-системе просто приводит к повышению
четкости и прозрачности операций и их
упорядочиванию. Если же весь бизнес компании
основан на уникальном подходе к торговле
и все бизнес-процессы выстроены с его
учетом, их замена на предлагаемые разработчиками
ERP-системы приведет к потере конкурентного
преимущества. В таком случае, необходимо
перенастраивать программное обеспечение.
Что касается промежуточного варианта,
то он реализуется, когда при работе по
распространенной схеме компания часть
своих товаров реализует посредством
уникальных методик собственной разработки.
Подобная ситуация приводит к необходимости
частичной перенастройки бизнес-процессов,
реализованных в ERP-системе, при сохранении
основной их части. Таким образом, достигается
двойной полезный эффект: в организации
упорядочиваются базовые бизнес-процессы
и программное обеспечение начинает поддерживать
ключевые для компании бизнес-процессы,
обеспечивающие ей конкурентное преимущество.
Blitz kreig или помодульное
внедрение?
Интересным также
является вопрос о подходе
к внедрению. Одним из вариантов
является внедрение сразу всего
функционала ERP-системы, его альтернативой
– постепенное внедрение от
модуля к модулю. С одной стороны,
специфика торговой отрасли требует
внедрять информационные системы
максимально быстро. В противном
случае можно просто остаться
без покупателей. С другой же
стороны, плавный переход на
новое решение вызывает меньшее
сопротивление персонала, позволяет
уделить больше внимание настройке
каждого модуля, является «движением
от успеха к успеху» в отличие
от «движения в никуда» при внедрении
всей системы сразу, пока она не будет
запущена в опытную эксплуатацию.
Скорее всего,
на решение о выборе одного
из подходов будут влиять конкретные
условия, уникальные для каждого
проекта, позиция поставщика ERP-систем
(который обычно разрабатывает
методику внедрения) и позиция
интегратора. Если условия позволяют,
возможно, стоит внедрять систему
более плавно. В противном случае необходимо
принимать дополнительные меры по работе
с персоналом и обеспечению качества внедрения.
Начинать с торговых
точек или с центрального офиса?
В случае автоматизации
розничной сети часто возникает
указанный вопрос. Начало автоматизации
с центрального офиса позволит
руководству получать единую
картину бизнеса, сводить учетную
информацию, формировать отчётность,
оптимизировать деятельность в
рамках всей сети. Однако пока
не внедрены «фронт-офисные» части
«торговой» ERP-системы в торговых точках,
сводить особо нечего, как и формировать
и оптимизировать, разве что вносить всю
необходимую информацию в ERP-систему вручную.
В то же время,
автоматизация торговых точек
позволит оптимизировать работу
каждой из них, но без «бэк-офисной»
части ERP-системы в центральном офисе будет
невозможно консолидировать накапливаемую
в них информацию, готовить и сдавать корпоративную
отчетность, а также управлять торговой
сетью, как единой компанией.
В данном случае
следует отталкиваться от целей,
стоящих перед компанией. Если
целью является организация централизованной
системы учета, отчетности и
оптимизации операций, скорее всего,
необходимо начинать проект с
центрального офиса. Если первична
цель оптимизации торговых операций
и повышения доходности торговых
точек за счет использования
ИТ, имеет смысл начинать внедрение с торговых
точек. Однако, если позволяют средства
заказчика и возможности интегратора,
лучшим решением было бы параллельное
внедрение ERP-системы в центральном офисе
и в торговых точках.
--------------------
Ключевые особенности
внедрения ERP в торговле
Как и любая область
специализации деятельности экономических
агентов, торговля обладает определенным
своеобразием. Разумеется, указанная
отраслевая специфика не может не
влиять на автоматизацию бизнеса
дистрибьюторских компаний, оптовых
и розничных сетей. В целом, это
влияние сказывается, как на функциональных
требованиях к информационным системам,
так и на требованиях к срокам
выполнения проектов.
«Торговые» особенности
ERP
В частности,
как известно, для торговых организаций
критичными являются процессы
финансового учета и планирования,
товарного учета, управления складскими
операциями и запасами, управления
цепочками поставок и взаимоотношениями
с поставщиками, управления транспортом
и логистикой, управления взаимоотношениями
с клиентами, а также управления
персоналом. Также, весьма важным
для предприятий торговли является
наличие мощного блока бизнес-аналитики.
Что же касается
функциональности MRPII, то она здесь
практически не востребована. Организации,
выполняющие сборку реализуемой
продукции или приготовление
продаваемых пищевых и непищевых
продуктов, могут использовать
блоки или отдельные приложения,
реализующие MRP и (или) управление
рецептурой. Но как такового производства
здесь нет. В то же время,
управление торговлей имеет ряд
общих черт с «бережливым производством»,
в частности, зависимость планирования
всех внутренних процессов от
внешнего спроса.
Кроме того, всем
компаниям, работающим с физическими
лицами, требуются дополнительные
функции информационной системы,
позволяющие автоматизировать операции
в торговых залах, а также
«мобильную» торговлю и (или)
торговлю «с колес».
Таким образом,
идеальная ERP-система для торговых
организаций должна быть способна
связать воедино все процессы
от анализа спроса, рекламы и
продвижения товара, до обеспечения
постоянного наличия необходимой
продукции на складах и в
торговых залах, с учетом используемой
модели бизнеса, постоянной оптимизации
всех видов затрат и реализации
принятой стратегии развития
компании. ВСЕ ПОКА
ВОТ
Специфика проектов
Что касается
выполнения проектов внедрения,
то можно выделить следующие
особенности торговой отрасли.
С одной стороны, бизнес-модели
присутствующих в этом секторе экономики
компаний достаточно хорошо поддаются
классификации, а операции, как правило,
стандартизованы. Таким образом, здесь
довольно широко применяются преднастроенные
типовые решения и типовые методики их
развертывания, либо определенные их комбинации
для предприятий с более сложной организацией
бизнес-процессов.
Но, с другой
стороны, торговые компании редко
могут себе позволить трех-пятилетние
проекты внедрения и, обычно устанавливают
намного меньшие сроки выполнения работ.
Небольшие проекты (например, автоматизация
отдельного магазина розничной сети) выполняются
иногда за 3-4 месяца, крупные проекты обычно
длятся до 1-1,5 лет.
Кроме этого,
практически все без исключения
внедрения ERP-систем в торговле
включают в себя разработку
системы классификации и кодирования
и проектирование на ее основе
единой базы данных, содержащей
номенклатуру предлагаемой компанией
к продаже продукции. Указанная
база должна содержать множество
параметров описываемых товаров,
включая цвет, фасон, аромат, вид
упаковки, расфасовку, сорт, поставщика
и множество других. При этом
необходимо предусматривать возможность
добавления произвольного числа
дополнительных параметров, а также
хранения их «истории» и работы
с их значениями в зависимости
от времени их внесения в
базу. Довольно часто такие работы
сопровождаются мероприятиями по
переносу данных из унаследованных
систем и их консолидации.