Теоретические аспекты информационной логистики

Информационная логистика является тем звеном, которое связывает снабжение, производство и сбыт. Поскольку качество планирования повышается вместе с ростом полноты информации и скорости обработки данных, службы материального обеспечения производственных, предприятий должны оснащаться современной вычислительной техникой, образующей единую сеть и имеющей доступ в Интернет. Экономия от использования фактически делится в определенных пропорциях между тремя сторонами: изготовителем, поставщиком и транспортной компанией, компенсируя затраты на создание и содержание современных информационных систем, которые позволяют получать дополнительную прибыль от их использования.

Для обеспечения информационного обслуживания всей структуры материально-технического снабжения должны присутствовать следующие девять информационных элементов:

1) тип предмета снабжения;

2) количество или его объем;

3) происхождение предмета снабжения;

4) его месторасположение (размещение);

5) время прибытия в пункт размещения;

6) время отправки из пункта размещения;

7) система транспортировки;

8) время транспортировки;

9) резервирование.

Перечисленные группы данных составляются для всех мест размещения и для каждого перевозимого объекта. С этой целью устанавливаются пункты считывания и передачи информации во всех местах размещения. Для информационной поддержки сбытовой деятельности предприятия необходимо задействовать следующие основные виды информации, хранимые в памяти автоматизированных информационных систем:

1) история рынка сбыта (включая анализ по регионам), типы сбытовых операций;

2) прогнозы рынка и сбыта;

3) конкуренция: история, состояние, перспективы;

4) доля на рынке: история и анализ;

5) цены и ценообразование;

6) расходы;

7) модели рынка (сбыта);

8) контроль деятельности персонала;

9) территориальное планирование, циклы деловых поездок, персональное распределение командировок;

10) источники запросов перехода на новый продукт;

11) реестр покупателей;

12) исходящая и получаемая  информация;

13) печатание и отправка  почты;

14) контроль ответов и  анализ результатов рекламной  деятельности;

15) отчет сбытовой деятельности;

16) движение заказа, выставление  счетов, составление смет и отчетов;

17) доступ к внутренней и внешней информации.

Логистическая система на производстве эффективна, когда создаются условия для ее интеграции в текущие производственные и коммерческие процессы. Эта проблема решается путем создания соответствующего информационного базиса. Сюда относятся: актуальные обзоры фондов (наличие фактических и планируемых заказов, содержание производственных основных и промежуточных складов) и сроков (поставки, обработки, ожидания, простои, соблюдение сроков). Для сбора этих данных производственная система по всему предприятию располагает датчиками и измерительными инструментами, которые контролируют объемы и сроки текущих процессов и передают эти сведения далее для интерпретации. Логистическая система предъявляет к своей измерительной сети следующие потребности:

-быстрый и надежный, ручной или автоматизированный о данных о транспортных средствах и средствах производства;

-структурирование внутрипроизводственной информационной системы поддержки принятия решений, которая в каждый момент содержит актуальную информацию о ходе производственных процессов по каждому из участков.

На транспорте, вместо сопровождающих груз многочисленных документов (особенно в международным сообщении) по каналам связи синхронно с грузом передается информация, содержащая о каждой отправляемой единице все необходимые для характеристики товара реквизиты. При такой системе на всех участках маршрута в любое время можно получить исчерпывающую информацию о грузе и на основе этого принимать управленческие решения. В ряде случаев грузоотправители получили доступ к файлам, отражающим состояние транспортных услуг и загрузку транспорта. Обмен между производителями товаров и крупными магазинами для, населения, включающий: обмен накладными с транспортными конторами при прямой отправке товаров от производителя покупателю. С помощью технологам безбумажных обменов информацией покупатель может непосредственно оформить заказы на покупку. Чтобы реализовать эти возможности электронного обмена, предприятия применяют стандартные протоколы обмена и заключают между собой коммерческие договоры. Разработаны и применяются стандартные компьютерные протоколы оформления сделок при следующих операциях:

- заказах на покупку;

- заказах на отправку партий грузов;

- получении консультаций для грузоотправителей;

- заполнении фактурных счетов;

- различных выплатах;

- оформлении накладных на перевозку грузов;

- получении информации о перевозимых товарах.

 

 

2. Современные информационные технологии логистического управления

 

 

Торговля - один из наиболее интенсивно развивающихся секторов приложения информационных технологий. Однако в силу различных причин автоматизация здесь происходит относительно медленно: торговля более консервативна в восприятии информационных технологий, чем большинство других сфер экономики; стартовые условия автоматизации в торговле были менее благоприятны; объективные потребности в автоматизации формировались постепенно.

Особенности автоматизации в торговле обусловлены, структурными особенностями торговых предприятий. Организационно торговое предприятие состоит из следующих основных групп подразделений:

- административных подразделений (менеджеров, кадровой и юридической служб, маркетинга);

- торговых отделов;

- центрального склада (складов);

- бухгалтерии;

- технических служб.

Основные структурные подразделения торгового предприятия - отделы и склады - имеют достаточно однородную структуру:

- отдел состоит из секций;

- отдел возглавляет заведующий, в функции которого входят  вопросы расстановки кадров, формирования  рабочих графиков, текущей коммерческой  политики, взаимосвязи с поставщиками;

- основной задачей отдела  является формирование ассортимента, обеспечивающего выполнение товарного плана (плана прибыли);

- товаровед отдела непосредственно  подготавливает и реализует контакты  с поставщиками, анализирует информационные  и рекламные материалы на выпускаемую  или готовящуюся к выпуску продукцию по направлению отдела, ведет оформление договоров, анализирует предложения частных лиц о продаже товаров по договорным ценам;

- секции отделов являются  автономными в отношении материальной  ответственности; они обеспечивают  прием, реализацию товаров, учет товаров и денежных средств от реализации, кассовых операций, рекламу изделий в отделах; периодически подготавливают товарные отчеты для бухгалтерии;

- отделы могут реализовывать  товар по системе мелкого опта;

- возможен отпуск товара  непосредственно с центрального склада при отправке товара по бартеру или в порядке передачи в другие магазины;

- реализация товаров по  договорным ценам осуществляется  практически всеми отделами по  закрепленной продукции.

В стране отмечается возрастающий интерес к распространению информации о товарах через информационные каналы, в том числе через Интернет, использование интерактивных банковских услуг для оплаты товаров.

Административные подразделения ориентированы на управление фирмой, реализацию кадровой политики, выработку стратегии и корректировку задач тактического управления. Бухгалтерия выполняет традиционные функции учета: по подразделениям, товарам, поставщикам, группам клиентов, а также по регионам (если фирма работает на региональных рынках). Технические подразделения ориентированы на поддержку бизнеса.

Поддержка всех видов электронного торгового оборудования входит в штатный функциональный набор всех торговых систем. Долгое время специальные аппаратные средства для торговли были очень дороги, а ПО (персональное оборудование) и операционные системы являлись собственностью производителей этих средств. Сегодня оборудование уже не определяет необходимые типы ПО. Современное электронное торговое оборудование является PC-совместимым, имеет встроенные микропроцессоры, память, поддерживает сетевые протоколы передачи данных. До тех пор, пока на рынке параллельно существуют аппаратные средства нескольких поколений, выбор ПО и аппаратных средств должен быть взаимосвязанным и взаимозависимым.

Использование технологии штрихового кодирования (см. Приложение 1) является само собой разумеющимся, причем не только на кассовых узлах, но и в складской части системы. Обязательно должны использоваться сканеры, портативные терминалы, весы, способные печатать штриховой код, принтеры штрих – кодов (см. Приложение 1). Фактически же система должна вести полный учет на основе штрихового кодирования. При этом нужно сразу понимать, что необходимо будет и устройство, которое маркирует штрих - кодом те товары, которые его не имеют изначально. Ощутимый эффект от введения системы штрихового кодирования начинается только в том случае, когда 90-95 % всех товаров имеет подобную маркировку. В магазине сейчас типична ситуация, когда штрих-код имеют не более 65-70 % товаров. Довести этот показатель до необходимого - это уже задача самого магазина, если он всерьез нацелен на извлечение максимальной прибыли из своего бизнеса. В условиях торговой сети оснащение товаром штрих - кодами обычно входит в задачи дистрибьюторского центра.

Не секрет, что большинство российских магазинов придерживаются системы единой торговой наценки на товары. Однако подобный подход означает, что магазин фактически отказывается проводить собственную маркетинговую политику, полностью полагаясь на поставщика. На практике же всегда необходима очень гибкая система ценообразования, которая учитывает множество факторов и способна реагировать на малейшие колебания конъюнктуры. Цена на один и тот же товар, в зависимости от структуры потребительского спроса, может меняться несколько раз в течение дня. Например, в современном западном супермаркете изменяются до 2000 цен в смену. Поэтому предпочтительнее будет именно та система автоматизации торгового процесса, которая позволяет это делать с наименьшими издержками.

Управление скидками, автоматизация, торговля, кодирование, скидка - данные возможности торговой системы тесно связаны с предыдущим пунктом, то есть с возможностью максимально гибко управлять системой ценообразования в магазине. Скидки на товары призваны в первую очередь, повысить объём продаж в магазине, увеличить товарооборот, заставить постоянных покупателей купить больше товаров и привлечь новых покупателей. Разновидностей скидок существует много. Главное, на что надо обращать внимание при организации торговли со скидками, это, во-первых, скидка должна быть не на один товар: со скидкой должно продаваться около 10 % ассортимента, скидки должны быть постоянно. Только тогда это даст ощутимый эффект. Во-вторых, скидки целесообразно устраивать в виде своеобразного аукциона: ограниченный срок действия той или иной скидки должен побуждать покупателей делать покупки.

Использование дисконтных карт (см. Приложение 2) очень популярно в западной торговле. В России многие торговые фирмы также готовы внедрять эту систему. Однако если на Западе дисконтная карта зачастую предоставляется покупателю просто в обмен на информацию о нем, для чего достаточно заполнить анкету, то в России нашла широкое применение практика торговли дисконтными картами. Дисконтные карты помогают привязать конкретного покупателя к магазину, заставляя его совершать покупки именно там.

В любом случае оценить эффективность использования скидок и дисконтных карт можно лишь в том случае, когда торговая система дает подробный отчет о динамике продаж того или иного товара. С другой стороны, система автоматизации должна иметь возможность удобной настройки, чтобы торговля со скидками действительно давала результат, а не вызывала трудностей учета и управления ценами.

Система расчета с поставщиками особенно важна в российских условиях, поскольку способов расчетов с поставщиками существует очень много: товарные кредиты, отсрочки платежей, предоплата. Все это требует более внимательного отслеживания взаиморасчетов с поставщиком. Распространенной ошибкой является отнесение отношений с поставщиком в сферу бухгалтерского учета, хотя на самом деле это скорее прерогатива именно системы управления. Бухгалтерия не работает в реальном времени, поэтому задержки с оплатой товара поставщику могут негативно сказаться на дальнейшем сотрудничестве с ним.

При многих супермаркетах существуют пекарни, кондитерские, которые могут использовать продукты непосредственно из торгового зала, возвращая их потом в качестве нового товара. Аналогичная ситуация со ставшей популярной в последнее время продажей салатов, которые могут приготовляться здесь же. Все это, в случае необходимости, тоже должно быть предусмотрено в системе управления торговым процессом и в системе учета.