Теоретические аспекты информационной логистики

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Сегодня уже не нужно доказывать полезность и выгодность внедрения в различные сферы человеческой деятельности достижений в области обработки информации, тем более, если речь идет об использовании информационных технологий в торговле. В последнее время торговля по темпам внедрения и объемам инвестиций в информационные технологии опережает другие отрасли отечественной экономики. Основным из них сегодня как по доступности, так и по объему предоставляемых сведений является Интернет.

Сотни компаний, специализирующихся на создании и внедрении информационных продуктов, размещают на своих сайтах информацию о последних разработках, их особенностях и достоинствах, приводят примеры их успешного внедрения в предприятия торговли. Информационные агентства регулярно проводят опросы ведущих специалистов и публикуют их мнения, комментарии и прогнозы относительно тех или иных аспектов процессов автоматизации торговли.

Информационные системы стали сегодня важнейшим инструментом успешного торгового бизнеса. При эффективном использовании такие системы позволяют компаниям получать на рынке значительные конкурентные преимущества.

Динамичное развитие розничной торговли приводит к усилению конкуренции между торговыми предприятиями. Это в свою очередь вынуждает предприятия повышать эффективность своей деятельности, что в немалой степени зависит от возможностей используемых программных продуктов по оперативной обработке больших объемов информации. Рост требований торговых предприятий стимулирует появление новых специализированных программных продуктов с расширенными возможностями.

Быстрое развитие и укрупнение торгового бизнеса делает роль ИТ (информационные технологии) критически значимой. В условиях активного роста необходимо, чтобы «запаса прочности» систем хватало на оперативное и многократное увеличение количества обрабатываемой информации и числа пользователей. Централизация управления и экспансия сетевой розницы в регионы выдвигают в качестве своих первостепенных требований к ИТ надежное взаимодействие с удаленными подразделениями. В контексте сохраняющегося на рынке консолидационного тренда решения, используемые торговлей, должны иметь технологические возможности быстрой интеграции, чтобы суметь сразу «подхватить» работу вновь приобретенных объектов. От качества и уровня надежности применяемых торговыми предприятиями ИТ все больше зависит их капитализация - а значит, и перспективы дальнейшего роста.

Применение продуктов сферы информационных технологий в розничной торговле во многом предопределяет успешность развития торговой организации. Современные IT-продукты нацелены на корректировку и оптимизацию как внутренних, так и внешних бизнес процессов. Наиболее важными являются технологии автоматизации отношений с покупателями и налаживания непосредственно торговой деятельности, во всех ее проявлениях.

Современные информационные системы позволяют в максимально короткие сроки выявить наиболее существенные тенденции развития компании в целом и оценить эффективность работы отдельных структурных подразделений, а самое главное - вовремя среагировать на ту или иную ситуацию в бизнес-процессе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИМЕНЕНИЕ ЛОГИСТИЧЕСКИХ ТЕХНОЛОГИЙ В ТОРГОВЛЕ

1. Теоретические аспекты информационной логистики

 

 

Любое движение материальных ресурсов связано с передачей информации. Логистическая информация — это целенаправленно собираемые сведения, необходимые для обеспечения процесса управления логистической системой предприятия. Отрасль логистики, организующая поток данных, сопровождающий материальный поток, и являющаяся звеном, связывающим снабжение, производство и сбыт, называется информационная логистика.

Информационное опережение грузопотока дает получателю своевременно подготовить его приемку. Информационные системы обеспечивают ввод, хранение, обработку, контроль и передачу данных. Информационное обеспечение логистики на предприятии представляет собой деятельность по прогнозу, переработке, учету и анализу информации и является инструментом интеграции элементов системы логистического управления. Одним из вариантов передачи информации является документ.

Документ— письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей. Документ — это письменное подтверждение факта совершения логистической операции. Весь поток документов можно разделить на два вида:

- первичные (путевой лист, товарно-транспортная накладная);

- вторичные (журнал учета приходные ордеров).

Информационная готовность определяется способностью предприятия предоставлять запрашиваемы потребителем данные на всех стадиях выполнения заказа. Информационная готовность рассчитывается как отношение числа быстрых и точных ответов на запросы к общему числу запросов за определенный промежуток времени.

Комплекс программно-аппаратных средств, регламентов их функционирования, а также персонала, реализующего все бизнес-процессы и информационные потоки предприятия, направленный на адекватное информационное обеспечение и повышение эффективности процесса управления. Выделим основные цели создания информационной системы:

1. обеспечить выживаемость и дееспособность предприятия;
2. обеспечение работникам нормального трудового процесса;
3. устранение неразберихи в получении информации и её использовании;
4. расширение функций предприятия в соответствии с требованиями рынка.

Потребителей информационной системы можно классифицировать как:

- внутренние - подразделения маркетинга, отдел снабжения и сбыта, склад, разработчики изделий и технологий, управленческое звено предприятий;

- внешние - потребители и поставщики информации: потребители продукции, поставщики сырья й комплектующих, посредники, предприятия конкуренты, инвесторы, рекламодатели.

Логистическая информационная система отличается от любой другой информационной системы функциональной наполняемостью и уровнем интеграции информационного пространств. Главной её особенностью является интеграция в едином информационном пространстве трех основных составляющих потока товародвижения: поставки, производства и потребления. Благодаря функционированию системы управления предприятием достигается выполнение целей определенного уровня. Информационные системы любой функциональной направленности невозможно рационально организовать без технических средств, которые в свою очередь являются неотъемлемой частью современного предприятия. К ним можно отнести: средства составления, копирования, размножения текстовых документов; средства графических работ и счетных операций; средства связи и многое другое.

Институт развития информационного общества ИРИО провел в Москве исследование, целью которого было определение уровня развития информационных технологий. Имеется информация и из регионов России.

При сопоставлении этих данных с данными о положении в Европейском союзе (ЕС) можно оставить представление о масштабах нашего отставания и его причинах. В результате проведенного ИРИО исследования стало ясно, что в Москве на 55% предприятий большая часть персонала пользуется компьютерами и на 26% имеет доступ в интернет. Среднероссийские показатели составляют соответственно 33,8% и 5,8%. В ЕС персональные компьютеры используют в среднем 49% сотрудников компаний. Приведенные выше показатели свидетельствуют о том, что основными элементами информационно-коммуникационных технологий (компьютеры на рабочих местах, файловый сервер, электронная почта, выход в интернет) предприятия располагают. Однако их применение не дает принципиально новых возможностей по сравнению с традиционными методами. Успешные же компании обычно внедряют просто информационные технологии. При разработке информационных систем, особое внимание уделяется методам измерения и сравнения логистических показателей, а также методам управления ими, разрабатываются формализованные и всеобъемлющие системы оценки результатов обслуживания потребителей, устанавливаются нормативы для каждого вида логистических процедур на протяжении всего процесса обслуживания потребителей, создаются так называемые хранилища данных, являющиеся интегрированными элементами информационных систем предприятий. Основная цель создания таких хранилищ - облегчить доступ к данным всем менеджерам предприятия, а также потребителям и поставщикам, системы оценки и контроля интегрируются с системами обслуживания заказов и планирования, включая прием и обработку заказов, планирование логистических операций, управление запасами планирование производства, складирование и транспортировку. В настоящее время в России имеются информационно управляющие системы: АСУ отдельных складов, системы управления обеспечения материалами и комплексные системы управления цепочек поставок. Наиболее целесообразно при выборе систем управления отдавать предпочтение комплексным информационно-управляющим системам, которые обеспечивают наибольший экономический эффект для предприятия. Особенность этой системы в том, что она автоматизирует не только отдельные склады, на и всю цепочку поставок. Ее основой служит центральный модуль, на который могут замыкаться несколько десятков сотен АСУ отдельных складов и производственных предприятий. Отдельные системы, установленные на удаленных расстояниях друг от друга складах и предприятиях, обмениваются между собой и с центральным модулем по внутреннему протоколу с использованием сервера. Интерфейс позволяет обмениваться этим системам достаточно компактным объемом информации, что очень важно при сегодняшнем состоянии и ценах на сетевые услуги и при использовании коммутированного доступа к этим услугам. Передаваемая информация включает в себя и словесные сообщения, и электронные документы, команды, подтверждение действий, данные о складских запасах, объёмах поступления, и выдачи груза. В центральном модуле происходит накопление первичных статистических данных и прогнозирование потребностей и отгрузок с учетом сезонных колебаний потребностей товаров.

В логистике выделяют понятие информационный поток. Считают информационным потоком совокупность сообщений, циркулирующих внутри логистической системы, а также между этой системой и средой, внешней по отношению к ней, необходимых для управления и контроля логистических операций. Сообщения, составляющие информационные потоки, выгоняются на разных носителях информации:

-бумажных документах  традиционного типа;

-электронных документах (магнитные и бумажные перфоленте, перфокартах) Сообщения могут быть и устными, телефонными, а также речевыми. Выделяют следующие группы информационных потоков:

1) горизонтальные;

2) вертикальные;

3) внешние;

4) внутренние;

5) входные;

6) выходные.

Горизонтальными называют информационные потоки, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям одного уровня управления: предприятиями поставщиками и предприятиями потребителями материальных ресурсов либо между ними и их посредниками по процессу обращения товаров. Вертикальными называют информационные потоки, охватывающие сообщения, поступающие сверху, из руководящих инстанций в подведомственные, или звенья логистической системы. Из корпораций и холдинга — в дочерние предприятия. Внешними называют информационные потоки, протекающие в среде внешней по отношению к логистической системе. Так, горизонтальные информационные потоки сообщений от предприятий партнеров являются внешними по отношению к тому партнеру, которому они направлены и который их получит. Внутренними информационными потоками являются сообщения, циркулирующие внутри одной логистической системы. Для логистических подсистем внутренними являются потоки сообщений внутри подсистемы. Остальные сообщения для них внешние. Входные информационные потоки — сообщения, входящие в логистическую систему либо в одну из ее подсистем. Выходные информационные потоки — сообщения, выходящие за пределы одной логистической системы либо одной из ее подсистем. Информационные потоки разделяют:

-по срочности: на обычные, срочные, очень срочные (молнии);

-по степени конфиденциальности (сообщения, содержащие коммерческую тайну, направляются с грифом секретности документа);

-по значимости информационные  потоки почтовых сообщений делят  на простые, заказные и ценные;

-по скорости передачи  сообщений информационные потоки  делят на быстрые и традиционные (почтовые);

-по области охвата информационные потоки делят на:

1) местные;

2) иногородние;

3) дальние;

4) международные.

Важную роль среди информационных потоков играют сообщения документального характера, оформляемых чаще всего на бумажных носителях определенной формы, заполненных в установленном порядке и заверенных подписями и печатью отправителя. В логистике информационный поток часто является сопровождающим (попутным) по отношению к материальному потоку и содержит информацию о материальном потоке, необходимую для управления его движением. Часть информационных потоков в логистике обслуживает не материальные потоки, а процесс их формирования, хранения ресурсов, на складе, процесс внутризаводского и внутри складского перемещения материальных ресурсов. Поскольку логистика имеет дело с большими массами материальных ценностей, документальные сообщения в ней играют большую роль. Документальное обеспечение логистического процесса - важная задача логистики. Информационные потоки в логистике формируются в соответствии с материальными. Считается, что каждому материальному потоку соответствует информационный поток. Такое соответствие не всегда бывает изолированным (полным). Часто информационный и материальный потоки протекают в разных временных интервалах. Предпочтительнее вариант опережения информационных потоков по сравнению с движением материальных потоков. Это дает возможность лучше подготовиться к приему грузов. Фактически же информационные потоки имеют опережение далеко не всегда, нередко складывается их отставание от сроков движения материальных потоков. Информационные потоки должны быть адекватны материальным потокам в части характеристики этих потоков, но такое соответствие есть не всегда: в ряде случаев оформляются документы, общие для нескольких потребителей получателей, и тогда в них отражается информация, часть которой избыточна для каждого отдельного получателя данных ресурсов.

Одновременно создаваться информационные и материальные потоки не могут, так как условия и основания для появления каждого из них разные. Именно последовательное чередование данных потоков создает возможность появления одного из них на основе предшествующего функционирования второго потока. Это означает, что широко известное положение логистики о том, что в ней каждому материальному потоку соответствует информационный, а движение потоков должно быть синхронным, неправильно: во-первых, одному материальному потоку соответствует, как правило, не один, а несколько информационных потоков, во-вторых, сначала обычно рождается один два информационных потока, а только затем появляются основания для формирования материального потока, в-третьих, когда материальный поток уже создан, информация о его состоянии оформляется часто как оценочная того состояния материального потока, которое уже совершилось, то есть. с опозданием по сравнению со временем движения материального потока. Организация надежного логистического процесса и на стадии сбыта материальных ресурсов их изготовителем, и на стадии снабжения или покупателя требует опережающего создания информационных потоков по сравнению с материальными. Информационное обеспечение материальных потоков часто обособлено во времени и пространстве от процесса физического перемещения материальных ресурсов. Но ряд информационных потоков от движения материальных потоков не обособлен ни во времени, ни в пространстве и движется синхронно с ними, как сопутствующий. Эти информационные потоки переводятся лицами, сопровождающими груз: агентами, экспедиторами. Внешние информационные потоки чаще всего позволяют отслеживать и направлять, координировать, исправлять, улучшать логистический процесс, протекающий во внешней среде. Внешние информационные потоки в ряде случаев имеют нескольких адресатов. Тогда только один из этих адресатов является получателем материального потока, информация о котором содержится в информационном потоке, и для этого адресата оба потока движутся по одному пути. Остальные маршруты подобных информационных потоков отличны от пути, по которому перемещается материальный поток. Внешние информационные потоки отличаются от внутренних по тщательности оформления носителей информации, заверяются подписью и печатью. Внутренние информационные потоки четко характеризуют этапы логистического процесса — снабженческий, внутрипроизводственный, сбытовой. На основе информационных потоков фиксируется акт начала процесса купли продажи товаров, приемки их на склад предприятия, которая является конечным этапом снабжения предприятия, купленными материальными ресурсами. Наиболее просты информационные потоки внутри отдельных производственных подразделений — цехов и участков. Они, как правило, мало документированы, часто состоят из устных сообщений. Управление информационными потоками при логистике — не самоцель, а средство управления материальными потоками, их формированием, перемещением, приемкой. При умелом управлении информационными потоками снижаются затраты на их формирование, передачу. Приемку и хранение информационных массивов, ускоряется информационный обмен, скорость их приемки, не допускается несоответствие скорости работ передатчика и приемника, учитывается пропускная способность средств связи на каждом участке информационного пути и квалификация операторов, занятых на них. Планирование информационных потоков позволяет заранее определить пропускную способность средств связи, потребную для обслуживания данных потоков в пунктах передачи, координации, приемки информации. При проектировании информационных потоков выбирается их рациональный путь и режим обслуживания средствами связи. В результате обеспечивается надежность материально-технического обеспечения информационных потоков. Это означает, что информационные потоки требуется хорошо организовать, продумать и рассчитать. Без этого надлежащее информационное обеспечение материальных потоков создать не удается.