Организация и управление процессом перемещения и хранения грузов на складах организации

   Профессиональным хранителем может быть коммерческая или некоммерческая организация, осуществляющая хранение в качестве одной из целей своей профессиональной деятельности (п. 2. ст. 886 ГК РФ). В договоре хранения, заключаемом с профессиональным хранителем, может быть предусмотрена обязанность хранителя принять на хранение вещь от поклажедателя в предусмотренный договором срок. Если хранитель и взял на себя такую обязанность, он не имеет права требовать передачи ему на хранение этой вещи (ст. 888 ГК РФ). Если поклажедатель не передал вещь на хранение в предусмотренный договором срок, хранитель освобождается от обязанности принять ее по истечении указанного срока, а поклажедатель несет ответственность перед хранителем за причиненные ему убытки, если иные условия не предусмотрены договором или законом. Если поклажедатель в разумный срок сообщит хранителю об отказе от его услуг, то он освобождается от ответственности за возможные причиненные убытки.

   Хранение  вещей осуществляется профессиональными  хранителями на платной основе, а непрофессиональными хранителями – безвозмездно, если договором хранения не предусмотрено иное. Профессиональными хранителями являются, в частности, гостиницы ломбарды, банки, таможенные склады; непрофессиональными хранителями – библиотеки, театры, поликлиники, образовательные учреждения.

   Форма № МХ-1 заполняется представителями  организаций хранения и поклажедателя  на основании и в соответствии с договором хранения (на определенный срок и до востребования).

   Если  договор заключен с указанием  срока хранения, то обязанностью хранителя является хранение вещи в течение всего срока, обусловленного договором (ст. 889 ГК РФ). Хранитель не вправе требовать от поклажедателя забрать вещи, переданные на хранение, до истечения срока договора. Поклажедатель имеет право забрать вещи в любое время.

   При заключении договора хранения до востребования  хранитель вправе по истечении обычного при данных обстоятельствах срока  хранения вещи потребовать от поклажедателя  взять вещь обратно, предоставив  ему для этого разумный срок.

   Количество  экземпляров акта и комплектность  составленных документов определяются в каждом конкретном случае.

   Для учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение, применяется  журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма № МХ-2), который ведется материально ответственным лицом организации-хранителя на основании данных документов о приеме товарно-материальных ценностей, сданных на хранение, то есть на основании актов (форма № МХ-1). Прием товарно-материальных ценностей на хранение должен быть подтвержден; подписью материально ответственного лица.

   По  истечении срока хранения при  возврате поклажедателю товарно-материальных ценностей составляется акт о  возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма №  МХ-3) в двух экземплярах материально ответственным лицом организации-хранителя. Один экземпляр акта остается у организации-хранителя, второй – передается поклажедателю.

   Для количественного учета движения и остатков продукции, товарно-материальных ценностей материально ответственными лицами в местах хранения применяются:

   – журнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения (форма № МХ-5);

   – журнал учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в  местах хранения (форма № МХ-6);

   – журнал учета поступления плодоовощной продукции в места хранения (форма  № МХ-7);

   – журнал учета расхода плодоовощной продукции в местах хранения (форма  № МХ-8).

   Учет  ведется по отдельным товарно-материальным ценностям на основании приходно-расходных  документов. В зависимости от специфики  хозяйственной деятельности организации  возможно ведение учета как в  виде ведомостей, так и в виде общего (единого) журнала учета движения продукции, товарно-материальных ценностей.

   Для контроля вывоза товарно-материальных ценностей из мест хранения весовщиком используется весовая ведомость (форма  № МХ-9).

   На  основании данных о взвешивании  груза или товаров на автомобильных (возовых) весах заполняются графы ведомости «Масса порожнего транспорта» и «Масса груженого транспорта». По окончании смены ведомость сдается в бухгалтерию.

   Партионная  карта (форма № МХ-10) составляется материально ответственным лицом  на каждую партию товаров. Она позволяет контролировать поступление и отгрузку товаров по количеству, массе, сортам, стоимости.

   При партионном учете, если полностью израсходована  каждая партия товаров, применяются  следующие документы:

   – акт о расходе товаров по партии (форма № МХ-11), составляемый при обнаружении расхождений по приходу и расходу товаров по отдельной партии;

   – акт о расходе товаров по партиям (форма № МХ-12), составляемый во всех остальных случаях для оформления полного расхода товаров по партиям.

   Акты  составляются в двух экземплярах членами комиссии, причем первый экземпляр передается не позднее следующего дня в бухгалтерию, второй – остается у материально ответственного лица[7].

   Во  время хранения проводятся выборочные (контрольные) проверки фактического наличия  товарно-материальных ценностей, количество и частота проведения которых устанавливаются руководителем организации или уполномоченным на то лицом. Для этих целей применяется акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма № МХ-14), количество экземпляров и комплектность которого определяются в каждом конкретном случае отдельно. Акт составляется и подписывается ответственными членами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.

   На  выявленные в ходе проверки негодные или испорченные товарно-материальные ценности составляются соответствующие акты. Если выявлены товарно-материальные ценности, не отраженные в учете, комиссия включает их в опись товарно-материальных ценностей для принятия к учету.

   В некоторых случаях во время хранения товарно-материальные ценности морально устаревают, снижается покупательский спрос на них, обнаруживаются признаки понижения их качества, вызванные различными причинами. В этих случаях производится уценка товарно-материальных ценностей, для оформления которой применяется акт об уценке товарно-материальных ценностей (форма № МХ-15), составляемый в двух экземплярах и подписываемый ответственными лицами комиссии.

   Первый  экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй – материально ответственному лицу или лицам для хранения. Он может прилагаться к товарной накладной и передаваться в торговые организации при перепродаже товарно-материальных ценностей по более низким ценам или возврате их поставщику (производителю).

   При закладке продукции (овощей и картофеля) применяется карточка учета овощей и картофеля в буртах (траншеях, овощехранилищах) (форма № МХ-16), заполняемая по каждому месту хранения ежедневно в одном экземпляре работником овощехранилища или базы.

   Для учета операций, произведенных по окончании реализации, отпуска продукции, заложенной на хранение, применяется  акт о зачистке бурта (траншеи, овощехранилища) (форма № МХ-17), который составляется членами комиссии. Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяются в каждом конкретном случае отдельно.

   Для учета передачи готовой продукции  из производства в места хранения применяется накладная на передачу готовой продукции в места хранения (форма № МХ-18), которая составляется материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего готовую продукцию, в двух экземплярах. Один экземпляр служит основанием для списания продукции (ценностей) структурным подразделением, другой – служит основанием для принятия к учету продукции (ценностей) складом (цехом, участком, бригадой). 

   2 ОРГАНИЗАЦИЯ  УПРАВЛЕНИЯ, ХРАНЕНИЯ И ПЕРЕМЕЩЕНИЯ ТОВАРОВ НА СКЛАДЕ

2.1 Разгрузка и приемка  грузов

 

  При осуществлении этих операций необходимо ориентироваться на условия поставки заключенного договора (раздел «базис поставки»). Соответственно подготавливаются места разгрузки под указанное транспортное средство (трейлер, фура, контейнер) и необходимое погрузочно-разгрузочное оборудование. Разгрузка на современных складах осуществляется на разгрузочных автомобильных или железнодорожных рампах и контейнерных площадках. Специальное оснащение мест разгрузки и правильный выбор погрузочно-разгрузочного оборудования позволяют эффективно проводить разгрузку (в кратчайшие сроки и с минимальными потерями груза), в связи с чем сокращаются простои транспортных средств, а следовательно, и снижаются издержки обращения[8].

  Проводимые на данном этапе операции включают:

  — разгрузку транспортных средств,

  — контроль документального и физического  соответствия заказов поставки,

  — документальное оформление прибывшего груза через информационную систему,

  — формирование складской грузовой единицы.

2.1.1 Внутрискладская  транспортировка

 

  Внутрискладская транспортировка предполагает перемещение  груза между различными зонами склада: с разгрузочной рампы в зону приемки, оттуда в зону хранения, комплектации и на погрузочную рампу. Эта операция выполняется с помощью подъемно-транспортных машин и механизмов.

  Транспортировка грузов внутри склада должна осуществляться при минимальной протяженности  во времени и пространстве по сквозным «прямоточным» маршрутам. Это позволит избежать повторного возвращения в любую из складских зон и неэффективного выполнения операций. Число перевалок (с одного вида оборудования на другое) должно быть минимальным.

2.1.2 Комплектация (комиссионирование)  заказов и отгрузка

 

  Процесс комплектации сводится к подготовке товара в соответствии с заказами потребителей.

  Комплектация  и отгрузка заказов включают:

  а) получение заказа клиента (отборочный лист),

  б) отбор товара каждого наименования по заказу клиента,

  в) комплектацию отобранного товара для  конкретного клиента в

  соответствии с его заказом,

  г) подготовку товара к отправке (укладывание  в тару, на товароноситель),

  д) документальное оформление подготовленного  заказа и контроль за подготовкой заказа,

  е) объединение заказов клиентов в  партию отправки и оформление транспортных накладных,

  ж) отгрузку грузов в транспортное средство.

  Комиссионирование заказов клиентов проводится в зоне комплектации. Подготовка и оформление документации осуществляется через информационную систему. Адресная система хранения позволяет указывать в отборочном листе место отбираемого товара, что значительно сокращает время отборки и помогает отслеживать отпуск товара со склада.

  При комплектации отправки благодаря информационной системе облегчается выполнение функции объединения грузов в экономичную партию отгрузки, позволяющую максимально использовать транспортное средство. При этом выбирается оптимальный маршрут доставки заказов. Отгрузка ведется на погрузочной рампе (требование к проведению эффективной отгрузки аналогичны требованиям к разгрузке).

2.1.3 Транспортировка  и экспедиция заказов

 

  Могут осуществляться как складом, так  и самим заказчиком. Последний  вариант оправдывает себя лишь в  том случае, когда заказ осуществляется партиями, равными вместимости транспортного средства, и при этом запасы потребителя не увеличиваются. Наиболее распространена и экономически оправданна централизованная доставка заказов складом. В этом случае благодаря унитизации грузов и оптимальным маршрутам доставки достигается значительное сокращение транспортных расходов и появляется реальная возможность осуществлять поставки мелкими и более частыми партиями, что приводит к сокращению ненужных страховых запасов у потребителя.