Логистические информационные системы на примере книжных предприятий

Выше  рассмотрены особенности информационных систем различных видов в разрезе  их функциональных подсистем. Но, как  уже отмечалось, различия имеются  и в обеспечивающих подсистемах. Остановимся подробнее на характерных  особенностях программного обеспечения  плановых, диспозитивных и исполнительных информационных систем. Создание многоуровневых автоматизированных систем управления материальными потоками связано со значительными затратами, в основном в области разработки программного обеспечения, которое, с одной стороны, должно обеспечит многофункциональность системы, а с другой — высокую степень ее интеграции. В связи с этим при создании автоматизированных систем управления в сфере логистики должна исследоваться возможность использования сравнительно недорогого стандартного программного обеспечения, с его адаптацией к местным условиям.

В настоящее  время создаются достаточно совершенные  пакеты программ. Однако применимы  они не во всех видах информационных систем. Это зависит от уровня стандартизации решаемых при управлении материальными  потоками задач.

Автоматизированные  информационные системы имеют режим  работы:

• информационно-спрвовчный;
• сортировки и группировки;
• аналитический;
• расчетный;
• советующий;
• обучающий;
• оптимизационный.

2.3. Принципы построения  информационных логистических систем

В соответствии с принципами системного подхода  любая система сначала должна исследоваться во взаимоотношении  с внешней средой, а уже затем  внутри своей структуры. Этот принцип  — последовательного продвижения  по тапам издания системы —  должен соблюдаться и при проектировании логистических информационных систем.

При разработке информационных систем следует соблюдать  такие рекомендации:

• внедрить методы измерения и сравнения логистических показателей;
• определить системы оценки результатов обслуживания потребителей;
• установить нормативы для каждого вида логистических процедур;
• создать хранилища данных, с целью облегчения доступа к данным всех менеджеров предприятия, потребителям и поставщикам;
• установить систему оценки и контроля, которая объединяется с системами обслуживания заказов и планирования логистических операций, управления заказами.

С позиций  системного подхода в процессах  логистики выделяют три уровня: Первый уровень — рабочее место, на котором  осуществляется логистическая операция с материальным потоком, т. е. передвигается, разгружается, упаковывается грузовая единица, деталь или любой другой элемент материального потока.

Второй  уровень — участок, цех, склад  где происходят процессы транспортировки  грузов, размещаются рабочие места.

Третий  уровень — система транспортирования  и перемещения в целом, охватывающая цепь событий, за начало которой можно  принять момент отгрузки сырья поставщиком. Оканчивается эта цепь при поступлении  готовых изделий в конечное потребление.

В плановых информационных системах решаются задачи, связывающие логистическую систему  с совокупным материальным потоком. При этом осуществляется сквозное планирование в цепи "сбыт—производство—снабжение", что позволяет создать эффективную  систему организации производства, построенную на требованиях рынка, с выдачей необходимых требований в систему материально-технического обеспечения предприятия. Этим плановые системы включают логистическую  систему во внешнюю среду, в совокупный материальный поток.

Диспозитивные и исполнительные системы детализируют намеченные планы и обеспечивают их выполнение на отдельных производственных участках, в складах, а также на конкретных рабочих местах.

В соответствии с концепцией логистики информационные системы, относящиеся к различным  группам, интегрируются в единую информационную систему. Различают  вертикальную и горизонтальную интеграцию.

Вертикальной  интеграцией считается связь  между плановой, диспозитивной и  исполнительной системами, осуществляемая посредством вертикальных информационных потоков. Принципиальная схема вертикальных информационных потоков, связывающих  плановые, диспозитивные и исполнительные системы, приведена в Таблице 1.

Вид отчетности	Вид информационной системы	Уровень руководства	Решаемые  задачи
Годовой отчет	Плановые	Высшее  руководство	Выработка стратегии и тактики доведения  целей
Еженедельный, месячный, квартальный отчет	Диспозитивные	Средний менеджмент	Определение способа действий, доведение правил, инструкций, задач
Ежедневный  отчет	Исполнительные	Непосредственные  исполнители	Исполнение  инструкций, обработка и группировка  первичной информации

    Таблица 1.1. Схема вертикальных информационных потоков

Горизонтальной  интеграцией считается связь  между отдельными комплексами задач в диспозитивных и исполнительных системах посредством горизонтальных информационных потоков.

В целом  преимущества интегрированных информационных систем заключаются в следующем:

• возрастает скорость обмена информацией;
• уменьшается количество ошибок в учете;
• уменьшается объем непроизводительной, "бумажной" работы;
• совмещаются ранее разрозненные информационные блоки.

2.4. Использование в логистике технологии автоматической идентификации штриховых кодов

 

Через каждое звено логистической цепи проходит большое количество единиц товаров. При этом внутри каждого звена  товары неоднократно перемещаются по местам хранения и обработки. "Вся  система движения товаров — это  непрерывно пульсирующие дискретные потоки, скорость которых зависит как  от потенциала (мощности) производства, ритмичности поставок, размеров имеющихся  запасов, так и от скорости реализации и потребления"

Как свидетельствует  зарубежный и отечественный опыт, данная проблема решается путем использования  при осуществлении логистических  операций с материальным потоком  микропроцессорной техники, способной  идентифицировать (распознавать) отдельную  грузовую единицу. Речь идет об оборудовании, способном сканировать (считывать) разнообразные штриховые коды. Это  оборудование позволяет получать информацию о логистической операции в момент и в месте ее совершения — на складах промышленных предприятий, оптовых баз, магазинов, на транспорте. Полученная информация обрабатывается в режиме реального времени, что  позволяет управляющей системе  реагировать на нее в оптимальные  сроки.

Автоматический  сбор информации основан на использовании  штриховых кодов разных видов, каждый из которых имеет свои технологические  преимущества. Например, код с прямоугольным  контуром — код ITF-14 печатается намного  легче остальных кодов, что позволяет  применять его на гофрированных  упаковках. Используется для кодирования  товарных партий.

Для кодирования  большого объема информации на ограниченной поверхности может применяться  код 2 из 5 с чередованием".

В логистике  дополнительно к другим кодам  может применяться код 128. Этим кодом могут быть закодированы дополнительная информация, номер партии, дата изготовления, срок реализации и т. д.

В сфере  обращения широкое применение получил  код EAN, который часто можно встретить  на товарах массового потребления. Остановимся подробнее на технологии использования кода EAN в логистических  процессах.

Использование в логистике технологии автоматической идентификации штриховых кодов  позволяет существенно улучшить управление материальными потоками на всех этапах логистического процесса. Отметим ее основные преимущества. На производстве:

• создание единой системы учета и контроля движения изделий и комплектующих его частей на каждом участке, а также за состоянием логистического процесса на предприятии в целом;
• сокращение численности вспомогательного персонала и отчетной документации, исключение ошибок.

В складском  хозяйстве:

• автоматизация учета и контроля материального пока;
• автоматизация процесса инвентаризации материальных запасов;
• сокращение времени на логистические операции с материальным и информационным потоком.

В торговле:

• создание единой системы учета материального потока;
• автоматизация заказа и инвентаризации товаров:
• сокращение времени обслуживания покупателей.

Раздел 2

Глава 1. Логистические информационные системы на примере книжных предприятий.

Единое информационное пространство - это не только движение информации между издателями и книготорговцами, но и информационные технологии самих  издателей и книготорговцев.

Все предприятия нуждаются в  информационном обслуживании - в передаче и поступлении информации в доступной  и ясной форме. Реальные и потенциальные  клиенты фирмы должны быть уведомлены о предлагаемых товарах и услугах, поставщиков следует держать  в курсе потребностей фирмы, служащим необходимо знать, что происходит внутри их организации, что она представляет собой на данный момент и в каком  направлении будет развиваться.

Рассмотрим функционирование логистической  системы предприятия на примере  деятельности книжного магазина.

1.1. Организация входных потоков информации о книгах (информационный обмен с поставщиками)

Информация является ключевым звеном в организации связей с производителями  и поставщиками книжных товаров. Именно издательства и оптовые предприятия  дают книжным магазинам информацию, необходимую для дальнейшего  информационного обслуживания покупателей. В связи с этим в организации  информационных потоков с издательствами и другими поставщиками должны быть реализованы следующие задачи:

• свободный выбор поставщиков и заключение с ними максимально выгодных договоров на поставку книжных товаров;
• получение от поставщиков необходимых покупателям книжного магазина услуг (в том числе обеспечение перспективной информацией о готовящихся к изданию книгах);
• предоставление информационного обслуживания максимально высокого качества с соблюдением требований использования современных компьютерных технологий, стандартизации и унификации данных и т.д.

Информационный обмен с поставщиками предполагает ведение точной и всеобъемлющей  учетной документации, позволяющей  оценивать результаты их деятельности по отношению к контрольным показателям (например, товарные запасы, оборачиваемость продукции, ассортиментное предложение). Это возможно на основе правильного формирования и обработки входных потоков информации. При организации входных потоков информации о книгах от поставщиков необходимо обеспечить полноту, достоверность и своевременность данных. Рассмотрим процесс работы с входным информационным потоком в ОЦ «Московский  дом книги».

При поступлении информации от поставщиков  в ОЦ «МДК» мы имеем дело с входным  информационным потоком, который необходимо обработать в соответствии со стандартами, применяемыми на предприятии, а затем  ввести данные в электронную базу данных. На этом этапе задействовано  несколько подразделений Объединенного  центра.

Получив информацию о выходящих  изданиях и предложении книжных  товаров от поставщиков, менеджеры  коммерческой службы вводят ее в информационную систему, затем с помощью этой системы формируют заказ предложенных товаров и отправляют его поставщику. После отправки заказа и выполнения его поставщиком менеджеры получают по электронной почте информацию о поступлении заказанных книг на склад магазина.

Первичную информационную обработку  поступивших в Торговый Дом книг производят операторы склада, фиксируя прием товаров.

Образцы поступивших книг передаются в информационно-библиографическую  службу, которая производит проверку и уточнение библиографической  и коммерческой информации и заносит  эти сведения в базу данных.

Таким образом, в результате обработки  входного информационного потока мы имеем качественную базу данных о  поступлении, наличии, а затем продаже  изданий. Сформированная база данных является основой для информационного  обслуживания покупателей продавцами и справочно-библиографической службой  ОЦ.