Использование аутсорсинга в работе предприятий

ustify">       Вслед за рекламными агентствами  появились PR-агентства и исследовательские  компании, причем если последние  привлекались, как правило, на  проектной основе, то многие рекламные  и PR-агентства выполняли полный спектр функций соответствующих отделов своих клиентов, фактически замещая эти отделы.

     К началу третьего тысячелетия российский бизнес несколько оправился от дефолта 1998 года, в Россию вернулись многие предприниматели, теперь уже с дипломами MBA, и начался новый этап увлечения современными бизнес-технологиями. Одной из таких технологий являлся отказ от непрофильной для организации деятельности и концентрация усилий на том, что данная компания может делать лучше всех.

       Относительно стабильная экономическая ситуация в России поспособствовала появлению новых услуг на рынке аутсорсинга. Основными из них стали ИТ-аутсорсинг, кадровый аутсорсинг и аутсорсинг бухгалтерии.

       Первыми предложенными на рынке  функциями ИТ-аутсорсинга стали  техническое обслуживание офисной техники и системное администрирование. Впоследствии, этот список дополнили аутсорсинг ИТ-инфракструктуры, управление приложениями и аутсорсинг ИТ-специалистов.    

     Передача  технического обслуживания и системного администрирования сторонним организациям позволяла существенно сэкономить компаниям с небольшим числом компьютеров и пользователей, но в то же время создавала существенные риски информационной безопасности. Это представляло серьезную угрозу для крупных компаний, поэтому в них предпочитали использовать штатных сотрудников.

     Впрочем, даже в крупных компаниях, для  которых служба ИТ является вспомогательным  подразделением, иногда использовали ИТ-аутстаффинг, то есть предоставление сторонней компанией специалиста необходимой квалификации как для временной, так и для постоянной работы. Такие специалисты работали у клиента, но получали зарплату в аутсорсинговой компании, которая, в свою очередь, выставляла клиенту счета на сумму в 2-3 раза больше, но гарантировала замену специалиста в случае его болезни или увольнения.

       ИТ-аутстаффинг являлся частным  случаем кадрового аутсорсинга  (аутстаффинга), которым в России  занимались в основном западные  кадровые агентства. В большинстве  случаев к аутстаффингу прибегали для создания проектной команды на относительно небольшие сроки. Это позволяло сократить расходы на поиск персонала, что было особенно актуально для найма временных сотрудников. Кроме того, аутстаффинг позволял сотрудникам поработать на нескольких различных проектах без смены места работы, что было очень удобным для молодых специалистов.

     Аутсорсинг  бухгалтерии вызывал наибольшие опасения среди собственников и  менеджеров российских предприятий, но по мере того, как все больше представительств западных компаний отдавали свою бухгалтерию сторонним организациям, некоторые российские компании также сделали свой выбор в пользу аутсорсинга.

       Стоимость аутсорсинга бухгалтерии  была пропорциональна количеству  обрабатываемых документов, поэтому  позволяла многим небольшим компаниям обойтись без штатного бухгалтера или освободить от этих обязанностей сотрудника, совмещающего должность главного бухгалтера с некоторой другой. 
 

     Порядок принятия решения об использовании аутсорсинга

     На  первоначальном  этапе  осуществляется  оценка собственных возможностей филиала, а именно:

          а)     определение     состояния     материально-технических    и производственных  ресурсов,  а  также наличия и квалификации персонала филиала, выполняющего работы (услуги), которые предполагается передать на аутсорсинг;

          б)   оценка  качества  и   себестоимости  работ  (услуг),  которые предполагается  передать на аутсорсинг, при выполнении их собственными силами;

          в)   определение   потребности   в   дополнительных   капитальных вложениях,   необходимых   для   повышения  эффективности  и  качества выполнения работ (услуг) собственными силами;

          г)   оценка  возможных  рисков  (экономических,  технологических, техногенных,  экологических,  снижение  уровня  безопасности движения, снижение качества, несвоевременное предоставление услуг) и связанных с ними потерь филиала.

           Также проводится анализ возможностей  аутсорсеров, а именно:

          а) изучение работ (услуг), выполняемых  аутсорсерами;

          б)  оценка  качества  работ (услуг), выполняемых аутсорсерами, и динамики цен на них;

          в)   проверка   правового   статуса,  опыта  работы,  коммерческой репутации, кредитной истории аутсорсеров;

          г)   проверка   наличия   у   аутсорсеров  необходимых   лицензий, сертификатов.

     Порядок принятия решения  об использовании  аутсорсинга

          1.  Предложения об  использовании аутсорсинга подготавливаются структурными подразделениями филиала.

          2. При подготовке предложений составляется пояснительная записка, в  которой  аргументируется  необходимость  привлечения аутсорсера для выполнения   определенных   работ   (услуг),  излагается  существующая проблема  в  производственной деятельности филиала, дальнейшее решение которой   собственными   силами   не   представляется   возможным  или экономически    нецелесообразно.   В   пояснительной   записке   также указываются  причины  невозможности  или нецелесообразности выполнения работ  (услуг)  собственными  силами  и  рассматриваются  два варианта деятельности филиала: с привлечением аутсорсера и без него.

          3.  Пояснительная записка должна содержать необходимые расчеты и аналитические   материалы   по   привлечению   аутсорсера,  выводы  об эффективности от использования аутсорсинга с учетом возможных рисков и предложения по сокращению численности персонала филиала, связанного с выполнением  работ  (услуг), передаваемых на аутсорсинг.

          4.  Пояснительная записка согласовывается со службой,  в  ведении  которой находится структурное подразделение, чья работа   (услуга)   передается  на  аутсорсинг,  службой   безопасности,   юридической   службой, финансовой  службой  и  экономической  службой,  и подписывается руководителем филиала.

          Если  работа (услуга) передается  на аутсорсинг впервые, то филиал согласовывает  с  причастными  департаментами и управлениями предприятия экономическую     эффективность    от    использования    аутсорсинга, соответствующее  сокращение  персонала  филиала  и  изменение штатного расписания.

          5.  Подготовленный  проект  решения об использовании аутсорсинга направляется   в  аппарат  управления  предприятия  на  согласование  с департаментом, в ведении которого находится структурное подразделение, чья  работа  (услуга)  передается  аутсорсеру,  а  также с Управлением охраны  труда и промышленной безопасности, департаментами безопасности движения    и    экологии,   безопасности,   корпоративных   финансов, планирования   и  бюджетирования.  После  согласования  с  причастными департаментами осуществляется корректировка бюджетов филиалов.

          6.  После согласования  в аппарате управления предприятия проекта решения   об   использовании   аутсорсинга  и  корректировки  бюджетов руководитель   филиала   организует   проведение  конкурса  по  выбору аутсорсера.

          В  условия  конкурса по выбору аутсорсера включаются требования о наличии сертификата соответствия в случаях, установленных техническими регламентами или системой добровольной сертификации.

          По  итогам  конкурса руководитель  филиала заключает с победителем конкурса  соответствующий  договор  (на  основании  выданной без права передоверия доверенности). 

     Осуществление контроля выполнения переданных на аутсорсинг работ (услуг)

            Филиал   для   осуществления   контроля  за  переданными   на аутсорсинг работами (услугами):

          а)  анализирует обоснованность  цен,  объемов, качества и сроков выполняемых аутсорсером работ (услуг);

          б)  представляет  в  Департамент   планирования  и  бюджетирования ежеквартально   отчет  по  каждой  работе,  переданной  на  выполнение аутсорсеру;

          в) осуществляет учет договоров  по аутсорсингу. 

     Плюсы и минусы аутсорсинга

     Можно выделить следующие положительные моменты использования аутсорсинга:

• возможность повышения прибыльности бизнеса. Аутсорсинг снижает издержки обслуживания бизнес-процесса;
• использование чужого опыта. Вероятно, аутсорсинговая компания уже сталкивалась с проблемами, возникшими на вашем предприятии. С каждым разом она решает их все лучше;
• внедрение передовых технологий. Специализированная аутсорсинговая компания оперативно знакомится с новыми разработками и различными нововведениями, в результате чего появляется возможность их своевременного внедрения, что несомненно сказывается на конкурентоспособности компании, пользующейся услугами аутсорсера;
• повышение качества и надежности обслуживания. Аутсорсинговая компания обычно дает гарантии и несет ответственность за качество выполняемых работ (услуг).

     Но  наравне с преимуществами, есть и  существенные недостатки использования аутсорсинга:

• опасность передачи слишком многих важных функций предприятия в руки аутсорсера;
• угроза утечки важной информации.

     Тем не менее, аутсорсинг является перспективной формой интеграционного сотрудничества малого и крупного бизнеса.

     Необходимо  принять во внимание, что критерий ценового выигрыша от использования аутсорсинговых услуг по сравнению с выполнением работ своими силами совсем не обязательно является определяющим. В большинстве случаев в начальный период экономии на аутсорсинге не происходит. Как любое новшество, аутсорсинг также не даст немедленного эффекта. Переход на аутсорсинг - это стратегия, направленная на повышение прибыльности и конкурентоспособности в долгосрочной перспективе. В случае применения аутсорсинга предприятие получает возможность сконцентрировать ресурсы на профильном бизнесе и не заниматься построением и поддержкой не связанной с ним инфраструктуры.

     Сомнения  по поводу использования аутсорсинга  полностью отпадут только тогда, когда вопросы конкурентоспособности  и прибыльности предприятия станут зависеть не только от сокращения издержек, но и от эффективности выполнения конкретных бизнес-процессов. В этот ключевой момент предприятия должны будут сформулировать четкие требования к предоставляемым по аутсорсингу услугам, а аутсорсинговые компании - повысить качество услуг и завоевать доверие заказчиков.

     В условиях усиливающейся конкуренции  поступательное развитие бизнеса становится возможным во многом благодаря эффективному управлению активами, в том числе  путем концентрации ресурсов на профильной деятельности. Потому специалисты все отчетливей призывают предприятия более активно переходить к аутсорсингу как к действенному способу достижения экономических преимуществ перед конкурентами.

     Аутсорсинг - неотъемлемая составляющая холдинговых  структур, обеспечивающая повышение  эффективности функционирования комплекса взаимосвязанных предприятий. Вопросы о дальнейшем структурировании бизнеса холдинга, о целесообразности передачи специализированным компаниям отдельных бизнес-процессов, оценка связанных с этим рисков нередко становятся предметом рассмотрения на заседаниях советов директоров акционерных обществ.

     В результате перехода на аутсорсинг предприятия добиваются эффективности производства за счет:

• увеличения производительности трудана профильном направлении;
• снижения уровня издержек;
• сокращения срока производства продукции.

     Аутсорсинг  производства - одно из наиболее динамично развивающихся направлений в современной мировой экономике, представляющее собой элемент стратегии предприятия, при котором оно на длительный срок передает сторонней организации целиком функцию производства отдельных составляющих своей продукции или операции по обеспечению производства, т. е. отдельный бизнес-процесс.