Информация, приводящая в действие логистическую систему

1. Информация, приводящая в действие логистическую систему.

 

     В центре эффективно управляемого материального  потока должен находиться эффективно управляемый поток информации. Информация - функция, приводящая в действие логистическую систему. Именно информация держит систему материального потока открытой — способной приспосабливаться к новым условиям. Для обеспечения гибкой, ориентированной на потребителя логистической системы необходимо, чтобы физическая система функционировала параллельно информационной системе.

     Какую же информацию должна обеспечивать логистическая  информационная система? При наличии  достаточных ресурсов и данных обеспечение  информацией практически не имеет  ограничений. Разработка логистической  информационной системы должна начинаться с выяснения информационных потребностей и анализа затрат и результатов. Это означает, что должны быть идентифицированы ключевые решения, принимаемые специалистами  в области логистики, и должен быть поставлен вопрос о том, какая  информация требуется для принятия решений с учетом стоимости приобретения этой информации. В конечном счете решение о приобретении информации должно быть результатом баланса между необходимыми затратами и выгодами от снижения степени риска, обеспечиваемого наличием соответствующей информации. Например, затраты на создание более совершенных возможностей прогнозирования спроса должны

     быть  соразмерены с затратами, связанными с ситуацией отсутствия запасов. Затраты и выгоды не так просто определить, так как существует множество рисков, количественное определение которых затруднено. Следует осторожно относиться к инвестициям в очень сложные информационные системы в тех случаях, когда затраты, связанные с риском, невысоки, или наоборот, очень высоки.

     Та  же проблема соизмерения затрат и  результатов существует и при  решении вопроса о хранении информации. Всегда есть опасность быстрой эскалации затрат на хранение данных в системе, которая может иметь определенную ценность.

     Существуют  аналогичные проблемы, связанные  со скоростью ответа информационной системы. Некоторые информационные системы, работающие в режиме реального времени, контролируют постоянные поминутные изменения в физической системе (например, система резервирования на авиалиниях). Однако более приемлемой может оказаться работа методом групповой обработки, при котором данные обновляются ежедневно, но ответ может обеспечиваться с задержкой.

     На  все эти вопросы ответ можно  получить только после тщательного анализа реальных потребностей управления логистики в информации. Необходимо признать, что существуют различные уровни информационных потребностей, которые в определенном смысле отражают типичную иерархию принятия решения фирмой.

     Способ  идеального отражения результатов  логистической информационной системы различными уровнями корпоративной иерархии показан на рис. 1. 

     Рис.1. Иерархия использования логистической  информационной системы.

     Главный принцип создания информационной системы  состоит в том, чтобы, во-первых, собирать данные на самом низком уровне агрегирования, и, во-вторых, представлять их в качественно сопоставимом виде.

     Для полного завершения логистической  системы необходим комплексный  набор данных, которым можно манипулировать и с помощью которого можно  проводить анализ столькими способами, сколько их требуется руководителю сферы логистики. Система должна располагать возможностями для  проведения детализированного анализа.  Принцип построения логистической  информационной системы  показан  на рис. 2. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Рис.  2.    Элементы логистической  информационной системы и их связь  с окружением и лицом, принимающим решения. 

     Любое совершенствование информационного  потока не может быть достигнуто без  затрат, но важно понять, что выгоды от этого будут существенными. Повышение качества логистической информационной системы позволяет эффективно решать многие проблемы! запасов, транспортирования, складирования, обеспечения притока! наличных средств.

     Можно выделить множество специфических  функций, которые должна выполнять  логистическая информационная система: функция обслуживания (информационного потребителя), функция планирования и управления, функция координирования и др. Перечисленные функции логистической информационной системы показаны на рис. 3. На практике логистическая информационная система состоит из множества дискретных, но связанных подсистем (рис.4).

     Рис. 3. Функция логистической информационной системы. 

     Рис. 4. Петли снабжения и потребителя  в информационной системе. 

     Особое  влияние на информационную систему  оказывает научно-технический прогресс. Например, в области управления логистикой вычислительная техника революционизировала системы обработки заказов. Она обеспечила возможность внедрения современных систем в функциональные области логистики: транспорт, управление запасами, складские хозяйства и др.

     Не  вызывает сомнения важная роль системного подхода к решению проблемы в  целом, а не одной ее части. Информация и технология, обеспечивающие наличие  информации, — средства реализации системного мышления.

     Интегрированный поток информации в предпринимательстве  показан на рис.5.

     Рис. 5. Интегрированный поток информации в предпринимательстве. 
 
 
 
 
 
 
 

2. Управление  информационной системой с обратной связью в логистической системе.

 

     Понятие информационных систем с обратной связью является основой для создания базовой  структуры, интегрирующей различные  стороны процесса управления логистической  системы. В этой системе те или иные явления порождают информацию, которая служит основой для принятия решений, управляющих действиями, направленными на изменение этих явлений.

     Цикл  этой системы непрерывен: мы не можем  определенно говорить о каком-то начале или конце цепи. Это замкнутый контур.

     Информационные  системы с обратной связью характеризуются  структурой, запаздыванием и усилением.

     Структура системы — это взаимосвязи отдельных частей.

     Запаздывания  всегда существуют при получении информации, при принятии решений, основанных на этой информации, и в процессе выполнения этих решений.

     Усиления  обычно происходят при принятии решений. Они проявляются в тех случаях, когда принятие решения оказывается более сильным, чем это можно предполагать.

     В информационной системе с обратной связью существует строго определенная практика принятия решений, которой  руководствуется хозяйственный  руководитель. Принятие решения строго обусловлено производственными или другими обстоятельствами. Существует возможность установить правила, регулирующие эти решения, и определить их влияние на производственное и экономическое поведение систем. Для этого используем простой пример организации логистической системы (рис. 6).

     Для изучения этой системы необходимо располагать  информацией трех видов: об организационной структуре системы, о запаздываниях решений и действий и о правилах, регулирующих закупки и товарные запасы.

     Организационная структура. Рассмотрим типовую организационную структуру для функций производства и сбыта продукции, показанную на рис. 6. Штриховые линии на нем изображают восходящий поток заказов на товары, сплошные линии — отгрузку товаров. Следует отметить наличие запасов на трех уровнях: на заводе, в оптовом и в розничном звеньях.

     Запаздывания  решений и действий. Чтобы определить динамические характеристики системы, необходимо знать время запаздыва ния в потоках заказов и товаров. Запаздывания указываются, как правило, в неделях.

     

     Рис. 6. Схема организации логистической  системы.

       

     Правила выдачи заказов и регулирования  запасов. Чтобы эффективно работала логистическая система, необходимо знать правила, регулирующие размещение заказов, и размеры складских запасов в каждом звене реализации продукции. В этой модели имеется три основных вида заказов.

     1. Заказы на возмещение проданных товаров.

     2. Заказы для пополнения запасов  во всех звеньях в связи  с изменением уровня продаж.

     3. Заказы, необходимые для заполнения  каналов обеспечение товарами  по заказам, находящимся в стадии  выполнения.

     Порядок выдачи заказов характеризуется  следующим образом:  

     а) на основе анализа продаж и в соответствии с запаздыванием закупки (три, две  и одна неделя для соответствующих  трех звеньев: заказы ближайшему звену системы включают возмещение фактических продаж, реализованных заказывающим звеном;

     б) по истечении достаточного времени  для определения среднего значения краткосрочных продаж принимаются  меры для постепенного снижения или  повышения запасов в зависимости  от увеличения или уменьшения оборота;

     в) часть заказов, находящихся в  процессе выполнения (отправленные почтой, невыполненные заказы поставщика и товары в пути), и всегда пропорциональна среднему уровню деловой активности и продолжительности выполнения заказа.

     Рост  объема продаж, как и удлинение  цикла поставок, обязательно вызывает увеличение общего объема заказов в каналах распределения. Эти заказы являются частью «материальной базы» в структуре логистической системы. При отсутствии заказов, специально предназначенных для заполнения каналов распределения, соответствующая потребность в товарах на эти цели покрывается за счет снижения складских запасов, а это означает, что заказы на заполнение каналов товародвижения выдаются безотчетно под видом регулирования запасов.

     Выдача  заказов зависит также от ожидаемого в будущем объема продаж. Методы предвидения, которые состоят в  экстраполяции существующей тенденции на будущий период, приводят в общем к созданию менее устойчивой, колеблющейся логистической системы.

     Воздействие на организационную структуру запаздываний и правил поведения системы (рис.7), ее характеристики должны быть выражены в четкой количественной форме.

     Рис. 7.  

     После описания логистической системы  необходимо выяснить ее поведение в  целом. Для этого следует воспользоваться  схемой потребительских закупок в качестве входных данных и затем наблюдать за возникающими изменениями в состоянии складских запасов и в производстве продукции. Их воздействие на логистическую систему можно выяснить методами имитации. Имитация заключается в прослеживании шаг за шагом фактических потоков заказов, товаров и информации и наблюдении за всем рядом принимаемых решений (см. рис. 7). Представленная структура содержит четыре элемента:

     2) потоки, перемещающие содержимое  одного уровня к другому;

     3) функции решений, которые регулируют  темпы потока меж уровнями;

     4) каналы информации, соединяющие  функции решений с уровнями.

     Поясним некоторые понятия. Уровни характеризуют возникающие накопления внутри системы. Это товары, имеющиеся на складе, товары в пути, складские площади, численность работающих и другие показатели.

     Темп  потока — это мгновенные потоки между уровнями в системе. Темпы отражают активности в системе.

     Функции решений представляют собой формулировку линии поведения, определяющую, каким образом имеющаяся информация об уровнях приводит к выбору решений, связанных с величинами текущих темпов потока. Функция решения может иметь форму несложного уравнения, которое определяет простейшую реакцию материалопотока на состояния одного или двух уровней (так, производительность транспортной системы часто может быть адекватно выражена количеством товаров в пути, представляющим собой уровень, и константой — средним запаздыванием на время транспортировки). С другой стороны, функция решения может представлять собой длинную и детально разработанную цепь вычислений, выполняемых с учетом изменения ряда дополнительных условий.