Ведение деловых переговоров

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ИНСТРУКЦИЯ  УЧАСТНИКУ ПЕРЕГОВОРОВ 

Внимание: последствия  плохо организованных переговоров:

- материальные  потери;

- потери  репутации.

1. ПОДГОТОВКА  К ПЕРЕГОВОРАМ 

1.1. Анализ проблемы 

1.1.1. Определите  предмет переговоров (о чем  будут переговоры).

1.1.2. Установите  вашего возможного партнера: 
- получите необходимую информацию о партнере (его надежности, опыте участия в аналогичных переговорах, финансовых делах и т.п.).

1.1.3. Выявите  наличие альтернатив данным переговорам.

1.1.4. Определите, нужны ли вам эксперты для  подготовки

нет да

- в какой области  (юристы, экономисты, специалисты по  технологии производства, какие-либо  еще?); 
- сформулируйте задачи экспертам, указав сроки.

1.1.5. Проведите  содержательный анализ проблемы (при необходимости совместно  с экспертами):

- каковы ваши  интересы? 
- каковы возможные интересы партнера? 
- насколько ваш партнер заинтересован в переговорах с вами (есть ли у него лучшие альтернативы)? 
- определите область совпадения и расхождения интересов.  

1.2. Планирование переговоров

1.2.1. Планирование  содержательных аспектов переговоров.

1.2.1.1. Сформулируйте  общий подход к переговорам  (переговорную концепцию):

- ваши цели  и задачи (следуют из анализа  проблемы) :

а) получить информацию о партнере ; 
б) дать информацию о себе; 
в) заключить соглашение; 
г) продлить имеющееся соглашение; 
д) пересмотреть ранее заключенное соглашение; 
е) внести коррективы в имеющееся соглашение;

Внимание: обычно на переговорах одновременно ставятся несколько целей, например, получить информацию о партнере, дать информацию о себе и заключить соглашение.

- как вы намерены  их достигать (наметьте стратегию,  исходя из анализа задач и  ваших целей).

1.2.1.2. Проведите  экономические и финансовые расчеты.

1.2.1.3. Подготовьте  необходимую техническую и справочную  документацию (например, по технологии  производства и строительства,  по законодательству на территории страны и т.п.).

1.2.1.4. Определите  возможные варианты решения.

- выпишите для  каждого варианта положительные и отрицательные моменты;

- проранжируйте  варианты решений по степени  предпочтения для вас и для  партнера;

- возможно ли  улучшить варианты для вас,  не ухудшая их для партнера:

___________I____________I I

Нет                     да

- какие?

- за счет  чего?

1.2.1.5. Сформулируйте  ваши возможные предложения и  их аргументацию (предложения должны  отвечать тому или иному варианту  решения).

Внимание: 1) старайтесь ориентироваться на объективные  критерии (например, стандартный уровень цен);

2) при подготовке  аргументации, прежде всего, покажите преимущества ваших предложений для партнера.

1.2.1.6. Сформулируйте  вашу позицию на переговорах.  Позиция является конечным итогом  подготовки к переговорам и  отражает анализ интересов, вариантов  решений, предложений и их аргументации:

- сформулируйте  основную позицию на переговорах; 
- сформулируйте запасную позицию (по каким вопросам и как далеко вы можете идти на компромиссы); 
- подготовьте документы, которые вы хотели бы представить вашему партнеру (это может быть проект договора, а также юридические, финансовые и другие документы).

1.2.2. Планирование  организационных моментов.

1.2.2.1. Выберите  место проведения переговоров

дома на нейтральной  на территории 
территории партнера

- оцените все  плюсы и минусы места, учитывая, в частности, такие параметры, как материальные затраты, сложность организационных моментов, необходимость согласований с другими организациями и руководством.

1.2.2.2. Определите  состав делегации и ее руководителя.

Внимание: 1)типичная ошибка для российских участников переговоров - слишком большой количественный состав делегаций; 
2) помните, что делегация должна работать, как единая команда.

- определите  персонально, кто будет участвовать  в переговорах?

1) непосредственные  участники переговоров; 
2) эксперты, консультанты, (требования к экспертам:

а) компетентность, 
б) умение работать "в команде");

3) если необходимо-технический  состав (например, машинистки, стенографистки).

1.3. Первые контакты  с партнером (предпереговоры)

1.3.1. Установите  рабочие отношения с предполагаемым партнером:

- выразите всю  заинтересованность участия в  переговорах; 
- запросите (если необходимо) дополнительную информацию(например, техническую документацию).

1.3.2. Согласуйте  с партнером организационные  моменты предстоящих переговоров:

- уровень ведения  переговоров (кто глава делегации:  руководитель предприятия,его заместитель  и т.д.?); 
- место проведения переговоров; 
- количественный состав делегации (сколько человек примет участие в переговорах?).

1.3.3. Дайте ваши  предложения по повестке дня (какие вопросы и в какой последовательности вы намерены обсуждать).

Внимание: повестка дня может быть сформулирована в  самом общем виде без подразбивки  на вопросы 

2. ВЕДЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ

2.1. Протокол  при ведении переговоров

1. Рассадка: 
- глава делегации садится в центре, напротив него - глава партнерской делегации; 
- справа от главы - второе лицо в делегации, слева - переводчик (при необходимости).

2. Требования  к характеру беседы: 
- спокойный тон, даже в том случае, если партнер раздражен или агрессивен; 
- необходимо внимательно выслушивать собеседника до конца, не перебивая.

3. Общие сведения: 
- через 5-7 минут после начала подается чай, кофе ; 
- через час чай, кофе предлагается вторично; 
- по окончании переговоров (подписания протокола о намерениях, контракта, договора) устраивается протокольное мероприятие (например,прием)

2.2. Технология  ведения переговоров

2.2.1. Этапы ведения  переговоров

2.2.1.1. Первый  этап - уточнение интересов, позиций,  целей и т.д. участников переговоров.

Внимание: как бы хорошо не была проведена подготовка, всегда остается ряд невыясненных моментов.

На первом этапе  необходимо: 
- уточнить неясные моменты в позиции партнера (выслушав его и задав ему вопросы).

Внимание! Типичные ошибки: 
1) затягивание этапа уточнения (слишком подробное выяснение несущественных деталей). 
Результат: потеря переговорного темпа и, возможно, потеря партнера; 
2) невыяснение важных деталей. 
Результат: различное толкование договоренностей, возможный конфликт с партнером.

2.2.1.2. Второй  этап - обсуждение позиций. 
- главное на этом этапе - аргументация предлагаемых решений.

·  Целесообразно: основное внимание при аргументации уделить взаимной выгоде в случае принятия того или иного решения.

2.2.1.3. Третий  этап - согласование позиций.

·  Целесообразно: сначала согласовать общие контуры соглашения (выработать общую формулу), затем обсудить детали. Эта тактика экономит время. Однако прежде чем следовать ей, необходимо на это получить согласие партнера.

2.2.1.4. Четвертый  (заключительный) этап:

- стороны приступают к редактированию текста.

2.2.2. Возможные  подходы к переговорам

МЯГКИЙ ПОДХОД/ ЖЕСТКИЙ ПОДХОД (ТОРГ)

ПРИНЦИПИАЛЬНЫЙ  ПОДХОД 
(совместный с партнером анализ проблемы)

-участники вместе  решают проблему; 
-цель - разумный результат, достигнутый эффективно; 
-отделить людей от проблемы; 
-придерживаться мягкого курса в отношениях с людьми, но жесткого при решении проблем; 
-продолжать переговоры, независимо от степени доверия; 
-концентрироваться на интересах, а не на позициях; 
-анализировать интересы; 
-разработать ряд вариантов: решать позже; 
-настаивать на применении объективных критериев; 
-использовать критерии, не относящиеся к состязанию воли; 
-быть открытым для доводов, уступать доводам, а не давлению. 

2.2.3. Тактические  приемы 

ПРИ СОВМЕСТНОМ С ПАРТНЕРОМ АНАЛИЗЕ ПРОБЛЕМЫ (ПРИНЦИПИАЛЬНЫЙ ПОДХОД)

1) тщательный  анализ проблемы 
2) выявление моментов объединяющих участников 
3) постепенное повышение сложности решаемых проблем 
4) разработка и внесение предложений, которые бы способствовали реализации обоюдных интересов 
5) разделение проблемы на отдельные составляющие