Современные информационные технологии как средство повышения эффективности деловой коммуникации

Современные информационные технологии

как средство повышения эффективности деловой коммуникации.

В первую очередь необходимо отметить, что одним из значений Коммуникации является форма связи. Техническое  представление о коммуникации, как о пути сообщения, связи одного места с другим, средствах передачи информации.

Учитывая, что Деловые коммуникации, как отрасль науки сформировалась во второй половине XX в. на теоретическом фундаменте, созданном в это время двумя новейшими науками, которые вскоре после своего появления приобрели характер общенаучных, универсальных, фундаментальных дисциплин. Такими науками стали информатика и кибернетика — наука об управлении, коммуникациях и переработке информации. Примером таких систем служат автоматические технические устройства.

Деловые коммуникации выделились в самостоятельный объект социальных наук в связи с развитием технических средств передачи информации. Сначала это была радиосвязь, а затем появились и новые средства передачи информации в виде телевидения, компьютеров. Большую роль в становлении объекта коммуникологии сыграло и становление таких наук, послуживших для нее идейной основой, как сказано ранее, кибернетика, информатика, семиотика, изучающая свойства знаков и символов.

В современных информационных технологиях повышение эффективности деловой коммуникации видим:

 в технических науках — это инженерные коммуникации, связь одного предмета с другим, например, транспортная, телефонная, водопроводная, электрическая и т.п. связь, обеспечивающая нормальную жизнедеятельность потребителей;

в социальных науках — это специфическая форма взаимодействия, общения, обмена информацией между людьми; различают межличностные, внутригрупповые, межгрупповые и массовые коммуникации, которые включают в себя передачу информации с помощью технических средств (печать, радио, телевидение, Интернет).

Во второй половине 1990-х гг. была установлена связь с использованием волоконной оптики между всем и континентами. Огромное значение для развития деловой коммуникаций имело быстрое развитие компьютерной техники. Сегодня компьютеры и коммуникационные технологии становятся все более тесно связанными.

Таким образом, спутники, волоконная оптика и современные компьютерные технологии создали фундамент принципиально новой системы коммуникационных связей. Она приобрела поистине глобальные масштабы. Новые системы коммуникаций позволяют передавать со скоростью света любую информацию в любой форме – звуком, текстом, цифрами или изображением – любому человеку, находящемуся в любой точке планеты.

Следует отметить, что слабое применение средств оргтехники и любого специализированного программного продукта приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

Офисная техника - также является неотъемлемой частью технического оборудования любого офиса. Уровень автоматизации делопpоизводства ещё существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью.

 Необходимым  условием функционирования такой  системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Для целей копирования и размножения документов используются специальные технические средства.

  Каждое рабочее место обязательно должно быть снабжено системой управления электронными документами - это набор устройств и программ, позволяющих эффективно организовывать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.

Часто непосредственными источниками материалов для документов служат системы) сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т.п.

Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПК, оснащенным сканером и набором программ, в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.

Как следует из вышесказанного, компьютер из мощного вычислителя превращается в мощное средство управления электронными документами и мощное коммуникационное средство. Действительно, по разнообразным информационно-вычислительным сетям можно отправлять (и получать) сообщения в самые отдаленные пункты всего мира, обмениваться данными и программами с сотнями и тысячами абонентов, получать любую справочную информацию из систем оперативных услуг.

Компьютер может быть подключен к абонентской телефонной сети и может получить доступ к другим абонентам этой сети, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам

В Интернете, как нигде, удобно работать не только с массовой, но и с целевой аудиторией. Целевая коммуникация значительно превосходит по стоимости и эффективности другие способы связи с клиентом. Интернет способен обеспечить рынок большим количеством клиентов. Он обладает не только коммуникативными средствами, но и элементами для построения электронного рынка.

 

 Поэтому эффективность деловой коммуникации – это процесс взаимодействия деловых партнеров, направленный на организацию и оптимизацию того или иного вида предметной деятельности: производственной, научной, педагогической и т.д

«В этом мире наша первая обязанность состоит в том, чтобы устраивать произвольные островки порядка и системы», — отмечал основатель кибернетики Норберт Винер (1894—1964) С точки зрения кибернетики, процессы борьбы с хаосом, т.е. управление в системе животных, у человека и в машинах сходны.

Все процессы управления основываются на информации, ее сборе, хранении и переработке, на способах обеспечения беспрепятственного циркулирования информации в различных системах, преодоления барьеров, помех на пути ее движения и создание тем самым благоприятных условий для оптимального управления.

Это основывается на современных информационных технологиях, как средство повышения эффективности, такой специализированной социальной научной дисциплине, которой является деловая коммуникация,

с помощью которой повышается эффективность работы организации, реализуются поставленные работниками цели, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, клиентами. Четко действующие современные информационные технологии в организациях помогают решению всех проблем, с которыми сталкивается организация в принципах и методах управления, в процессах планирования, мотивирования, контроля, повышения эффективности, увеличения прибыли, а так же особенности делового коммуникативного взаимодействия управленцев и управляемых, зависимость эффективности деятельности организации от структуры сложившихся коммуникаций.

 

Этические аспекты использования

сети Интернет в деловых отношениях.

 

Следует отметить, что участие одновременно многих людей в этой деятельности позволяет интерпретировать взаимодействие как организацию совместной деятельности.

В использовании сети Интернет для деловых отношений чрезвычайно важно не только обменяться информацией, но и организовать «обмен действиями», спланировать общую деятельность, что позволяет нам интерактивная сторона общения

 Интеракция – взаимодействие, обмен действиями в деловой коммуникации — это условный термин, обозначающий характеристику тех компонентов общения, которые связаны с взаимодействием людей, с непосредственной организацией их совместной деятельности.

Следует подчеркнуть инструментальную функцию, которая заключается в том, чтобы организовать деятельность путем передачи информации, существенной для исполнения действия.

• Контактная функция, которая устанавливает контакт, как состояние обоюдной готовности к приему и передаче сообщения и поддержания взаимосвязи в виде постоянной взаимной ориентированности.
• Информационная функция, которая способствует обмену сообщениями, мнениями, замыслами, решениями и адекватному восприятию и пониманию смысла общения, и пониманию партнерами друг друга.

 В структуре взаимодействия можно выделить два компонента: эксплицитный (внешний) и имплицитный (внутренний).

Первый — составляет этикет, т. е. установленный, регламентированный порядок действий в конкретной ситуации. Ритуальный характер взаимодействия позволяет экономить силы, не изобретая каждый раз средства для налаживания оптимальных отношений. Каждая ситуация диктует свой стиль поведения и действий: в каждой из них человек по-разному «подает» себя, а если эта самоподача не адекватна, взаимодействие затруднено. Если стиль сформирован на основе действий в какой-то конкретной ситуации, а потом механически перенесен на другую ситуацию, то, естественно, успех не может быть гарантирован.

Второй — относится к психологической стороне взаимодействия. Дело в том, что, вступая во взаимодействие, мы удовлетворяем целый ряд потребностей, связанных с поддержанием психического равновесия. Есть потребности, которые мы можем удовлетворить только вместе и посредством других людей. Чаще всего эти потребности кажутся нам настолько естественными, что не осознаются, принимаются как нечто составляющее фон, задний план сцены. Тем не менее, они существуют и требуют расхода психической энергии.

Виртуальное общение отличается от общения, которое происходит в реальной жизни. При общении в сети собеседникам вас не видно; они не знают ни ваших достоинств, ни ваших недостатков; никого не интересует ваше положение в обществе. Все собеседники изначально равны между собой. Это раскрепощает, но везде нужна мера. Иногда один из участников виртуальной беседы, понимая безнаказанность своего поведения, может оскорбить других, возмутить, разочаровать или просто надоесть им. При работе в сети необходимо руководствоваться определенными негласными, но общеизвестными нормами поведения, этикой общения людей.

В настоящее время электронная переписка является самым популярным и доступным способом общения через Интернет. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной.     

Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики. Стиль письма и манера изложения в частной переписке зависят от степени знакомства с адресатом.    

В обычной деловой переписке есть общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться при любой форме переписки.    

Вот некоторые из них:

• Электронная почта предназначена прежде всего для связи между знакомыми людьми и режим работы с ней приравнивается к обычному телефонному разговору, только «заочному». По электронной почте можно обращаться к незнакомым людям, но при условии, что адрес был опубликован его владельцем.
• Отправка незатребованной корреспонденции является нарушением правил сетевого этикета и называется электронным спамом. В зависимости от грубости нарушения спаммер может быть наказан. Сервер поставщика услуг Интернета, через которого в сеть поступило сообщение, устанавливается очень просто, а через него легко устанавливается и конкретный нарушитель.
• Заполняйте поле Тема. Из-за опасения получить в письме вирус или спам, многие пользователи удаляют сообщения без темы или с подозрительной темой, даже не читая их.
• Подписывайте свои послания.    
• К незнакомым людям можно обращаться с просьбами о консультации, с вежливыми предложениями и пожеланиями, не претендуя на получение ответа. Как правило, обращения, относящиеся к сфере профессиональных или личных интересов корреспондента, вызывают доброжелательный отклик. Неполучение ответа следует рассматривать как нежелательность или невозможность установления контакта и повторять обращение не следует.     
• При обращении к незнакомым людям следует воздерживаться от просьб, вызывающих необходимость использования других средств связи, отличных от электронной почты. Так, например, не следует обращаться, даже с очень вежливой просьбой позвонить по телефону или отправить обычной почтой письмо с автографом на память. Такие просьбы остаются без ответа, а их повторение рассматривается как спам.    
• В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета.     
• Есть и свои правила ответа на сообщения электронной почты. Содержание ответа зависит от того, получено ли оно от известного источника или от неизвестного.    
• Отвечать знакомым людям следует так, как обычно отвечают по телефону. Если в данный момент выполнить поступившую просьбу нельзя, следует прямо об этом сообщить, не затягивая с ответом более, чем на сутки.    
• Если обращение поступило от незнакомого лица, следует понять, обосновано оно или нет. Если обращение обосновано, следует ответить в течение трех дней. Если обращение необоснованно (например, это незатребованная реклама), на него нельзя отвечать ни в коем случае.     
• Любой ответ, даже резко негативный, является для спаммера подтверждением действительности почтового адреса и вызывает новый поток сообщений от него и от других спаммеров. Действительные электронные адреса являются предметом торговли среди дельцов от рекламы, особенно если о владельце адреса известны дополнительные сведения (пол, возраст, образование, личные интересы). По этим же причинам не следует заполнять анкеты, поступающие по электронной почте, даже если в них обещается огромный выигрыш в лотерее.     
• Сообщения электронной почты могут иметь вложения. Так, например, к электронному письму может быть приложен файл с фотографией или, например, с программой. Форматированные документы, выполненные в текстовом процессоре (например, проекты договоров), также иногда прикладывают к электронному письму. К этим вложениям надо подходить, как подходят к посылке, полученной от неизвестного доброжелателя. Посылка может содержать взрывное устройство.    
• Не пересылайте большие файлы без предварительной архивации.    
• Если письмо с вложением получено от знакомого человека, значит, в тексте письма он обязательно должен был указать, что он приложил и зачем. Если письмо с вложением получено от незнакомого лица, файл вложения следует удалить, не читая и не просматривая, каким бы заманчивым ни было предложение им воспользоваться. Программные файлы, рассылаемые таким образом, часто содержат вирусы, а файлы документов — макровирусы.