Коммуникации в организациях

Охарактеризуйте информационные критерии эффективности межличностной  коммуникации в организации.

Что и почему является наиболее близким  для такой эффективности: 
а) доброжелательная атмосфера общения, 
б) желание сторон продолжать коммуникации, 
в) близость смысла принятого сообщения к смыслу посланного сообщения.

Информационным  критерием эффективности межличностной  коммуникации является:

в) близость смысла принятого сообщения к смыслу посланного сообщения

Остальные ответы либо касаются психологических, а не информационных критериев, либо описывают  намерения, либо определяют действия одной  стороны, что не гарантирует качество восприятия информации другой стороной.

1. Как невербальные коммуникации могут содействовать эффективности вербального общения?

одна из самых  загадочных и трудных для освоения областей общения, поскольку чаще всего  они осуществляются на уровне подсознания. К элементам невербальных коммуникаций относятся:

Основные типы невербальной коммуникации -  Примеры  

Движения тела - Жесты, выражения лица,   движения глаз, прикосновения, позы   Личные физические качества -  Строение тела,   вес, рост, цвет волос   и кожи, запах тела,   мускулатура 

Речь- Качества голоса, грамотность, частота речи, засоренность речи, смех, зевание и  т.п.  

Использование среды -  Способ использования и  ощущения внешнего окружения, манеры помещения себя в среде, дистанционная   близость в общении,   чувство «своей» и «чужой» территории  

Физическая среда -  Дизайн помещения, мебели и других   объектов, декорации, чистота и опрятость, освещенность, шум 

Время - Опоздания, ранний приход, склонность   заставлять ждать себя,   культура времени,   соотношение времени и статуса  

Невербальные  компоненты в наибольшей степени  связаны с национальной культурой

Следует подчеркнуть, что невербальные компоненты в наибольшей степени связаны с национальной культурой. Поэтому, например, прямое перенесение  интерпретации, зрительного контакта из европейской в японскую культуру может привести к серьезным ошибкам  и даже неприятностям: в японской культуре прямой зрительный контакт  с собеседником считается признаком  психологической агрессии и невоспитанности, в то время как в большинстве  европейских культур его отсутствие порицается.

Пример различий в интерпретации жеста

Ниже приводятся интерпретации по сути одного и того же, знакомого нам с детства  жеста — большой и указательный пальцы образуют кольцо. Однако как  сильно различаются его значения в зависимости от особенностей демонстрации и страны!

Смысл жеста: OK,все  в порядке. Распространение: Северная Америка и Европа.

Смысл жеста: оскорбительный жест. Распространение: Германия, Мальта, Тунис, Греция, Турция,

Ближний Восток и некоторые районы Южной Америки. 

Смысл жеста: ноль. Распространение: Бельгия, Франция, Тунис.

Смысл жеста: деньги. Распространение: Япония.

Смысл жеста: совершенство. Распространение: Южная Америка.

Смысл жеста: О  чем ты говоришь? Распространение: Италия.

Смысл жеста: справедливость. Распространение: Италия.

Невербальные  коммуникации в большинстве случаев  имеют бессознательную

основу, так как  свидетельствуют о действительных эмоциях участника

коммуникационного процесса и являются надежным индикатором проявляемых

чувств. Невербальной информацией трудно манипулировать и ее трудно скрывать

в любой межличностной коммуникации. Этим во многом определяется то, как

слова будут  интерпретированы.

Человек, всерьез  задумавшийся об улучшении навыков  коммуникаций, должен овладеть искусством управления своими невербальными сигналами  и чтения сигналов собеседника. Это  тем более важно, что исследования показывают, что невербальные элементы составляют более половины всех элементов  при межличностном общении.

 
2. Какие существуют  способы улучшения  организационных  коммуникаций?

Организационные коммуникации включают обмен информацией внутри организации между ее подразделениями.

Участники таких  коммуникаций образуют коммуникационную сеть - соединение подразделений организации  с помощью коммуникационных потоков. Главная задача организационных  коммуникаций - это не передача отдельных  символов, конкретного сообщения, а  формирование и совершенствование  информационных потоков.

Коммуникационная сеть организации включает горизонтальные, вертикальные и диагональные связи. Вертикальные связи устанавливаются между руководителем и исполнителями. Примером таких связей является цепь команд (сверху вниз) и предоставление отчетной информации (снизу вверх). Горизонтальные коммуникации существуют между подразделениями организации или ее членами, принадлежащими к одному уровню организационной структуры. Диагональные коммуникации - это связи с подразделениями других уровней организации, не относящиеся к вертикальным связям.

Группы с равной численностью могут иметь различные  типы коммуникационных сетей. При формальном, централизованном типе все коммуникации осуществляются через руководителя группы. Здесь обеспечиваются высокая скорость и точность передачи, хорошая организованность и четко выраженное лидерство. Однако при этом руководитель “подавляет” инициативу исполнителей. При максимально децентрализованном типе все члены группы имеют равное число коммуникационных связей. Это позволяет достичь хорошего микроклимата в коллективе. Но коммуникации при таком типе сети характеризуются медленной скоростью, низкой точностью, слабой организованностью, отсутствием лидерства.

Централизованный  тип коммуникаций более эффективен при решении сравнительно простых, хорошо структурированных задач. При  решении сложных задач, требующих  учета мнений всех членов группы, более  эффективным оказывается обращение  к децентрализованным, или открытым, коммуникациям.

Основные проблемы в организационных коммуникациях  связаны с неэффективной структурой организации. Здесь возможны два  полюса.

Первый полюс представлен ситуацией, когда организационная структура чрезмерно растянута. При этом необоснованно возрастает число уровней управления, формируется очень длинная цепь команд. Декомпозиция основных целей организации, их конкретизация для отдельных уровней управления и подразделений организации усложняет коммуникации. Возможно непреднамеренное искажение отчетной информации вследствие ее движения по вертикали. Наличие конфликтов делает весьма вероятным и трудноустранимым преднамеренное искажение информации.

Второй полюс может быть представлен ситуацией, когда организационная структура необоснованно плоская. Нарушение нормы управляемости может привести к информационным перегрузкам, особенно на высшем уровне управления.

Для совершенствования организационных коммуникаций необходимо:

- регулировать  информационные потоки на основе  точной оценки информационных  потребностей (своих и подчиненных);

- совершенствовать  систему обратной связи - в  частности для сбора, учета  и использования предложений  персонала;

- использовать  управленческую деятельность для  более эффективного обмена информацией;

- использовать  дополнительные источники информации (выпуск бюллетеней, видеофильмов, газет)  с разъяснениями деятельности  организации.

 
6. Какие существуют  коммуникационные  стили и роли? Попробуйте  описать наиболее  эффективный коммуникационный  стиль при контактах  с покупателями.

Коммуникационный  стиль — это способ, с помощью  которого индивид предпочитает

строить коммуникационное взаимодействие с другими. Существует много различных

стилей, используемых людьми в межличностной коммуникации, так же как и много

подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то,

как себя вести  и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным

стилем.

    

 

За основу измерения  межличностной коммуникации можно  взять такие две

переменные, как  открытость в коммуникации и адекватность обратной связи.

Первое измерение  включает степень открытия или раскрытия себя в коммуникации

для других в  целях получения ответной реакции  от них, особенно их реакции,

показывающей  то, как они воспринимают нас и  наши действия. Второе измерение

показывает степень, с которой люди делятся с другими  своими мыслями и

чувствами о  них. Построив на этой основе матрицу, где по вертикали будет

отложено первое измерение, а по горизонтали —  второе, можно выделить пять

стилей межличностной  коммуникации (рис. 4).

                     Рис. 4. Коммуникационные стили.                    

Коммуникационный  стиль индивидов в первом квадранте  может быть определен как

открытие себя. Этот стиль характеризуется высокой степенью открытости себя

другим, но низким уровнем обратной связи со стороны индивида, использующего

этот стиль. Открытие себя в этом случае измеряется е диапазоне от среднего

до максимального. Индивид идет на это, концентрируя тем самым внимание на

себе, чтобы вызвать  реакцию других на свое поведение. К  сожалению, данный

стиль страдает тем, что реакция других нередко  остается без адекватного

ответа или  обратной связи со стороны вызывающего  его индивида. Принимая

реакцию других на свое поведение близко к сердцу, использующий данный стиль

индивид может  проявлять необузданные эмоции, мало способствующие

установлению  эффективных отношений между коммуницирующими сторонами.

Коммуникационный  стиль индивида во втором квадранте  определяется как

реализация себя и характеризуется как максимальной открытостью, так и

максимальной  обратной связью. В идеальных условиях этот стиль является

желательным, но ситуационные факторы (политика организации, разница в

статусе и т.п.) могут побудить индивида, владеющего этим стилем, отказаться

от него.

Коммуникационный  стиль в третьем квадранте  характеризуется замыканием в себе,

т.е. одновременно низким уровнем открытости и низким уровнем обратной связи.

Индивид в этом случае как бы изолирует себя, не давая другим познать его.

Этот стиль  часто используют «интроверты» — люди с тенденцией больше обращать

свой разум  вовнутрь себя. Крайность в проявлении этого стиля связана со

скрытием своих  идей, мнений, расположений и чувств к другим.

Коммуникационный  стиль в четвертом квадранте  связан с защитой себя и, как

видно из матрицы, характеризуется низким уровнем  открытости, но высоким

уровнем обратной связи. Он широко используется для того, чтобы лучше узнать

других или  более правильно оценить их. Обычно индивиды, использующие данный

стиль, мало Открыты  для других, но любят обсуждать  других. Они любят слушать

о себе, но не любят  обсуждать свои качества, особенно плохие, с другими.

В середине матрицы  располагаются индивиды, «продающие»  себя, если другие

делают то же самое. Такой стиль называется «торговля за себя» и

характеризуется умеренными открытостью и обратной связью, обмениваемыми в

процессе межличностной  коммуникации.

Было бы неверно  думать, что какой-то один из названных  коммуникационных