Проведение совещаний на предприятии

Надо  отметить, что получаемая таким иррациональным путем новая и нетривиальная  информация может прийти в голову руководителя даже после завершения этого небольшого упражнения, например через час или два, или даже через несколько дней. Естественно, что постепенно приобретаемые навыки такого рода приносят пользу не только для проведения совещаний, но и в других сферах повседневной жизни.

Рекомендации  руководителю ООО «АГП»  по организации  совещания:

• Сформулировать повестку дня необходимо ясно и четко. Определить специфические вопросы, которые должны обсуждаться на совещании. Желательно при этом избегать вопросов, допускающих изменения или поправки.

• Определить регламент времени для каждого пункта повестки дня и стараться строго его придерживаться.

• Ограничить число присутствующих теми, кто может внести свой вклад в обсуждаемые вопросы, и теми, кто имеет полномочия на воплощение в жизнь принятых на совещании решений. Проще говоря, чем больше людей присутствует на совещании, тем дольше оно будет длиться.

• Перенести проведение совещания немедленно после обеда или в конце дня. Желание присутствующих поскорее уйти домой пересилит их стремление к многословию.

• Постараться избегать планирования проведения совещаний в своем собственном офисе, это может привести к возникновению оправдании по поводу отвлечения внимания самого руководителя. Кроме того, будет тяжелее справиться с теми, кто попытается после совещания продолжить обсуждение с руководителем вопросов повестки дня или каких-либо других вопросов.

• Начинать совещание в назначенное в повестке дня время. Ожидание опоздавших может привести к тому, что они будут продолжать опаздывать и в будущем, кроме того, это будет раздражать людей, пришедших вовремя.

• Не допускать ухода обсуждений в сторону от вопросов, стоящих на повестке дня. Если они (вопросы, которые присутствующие пытаются обсудить) действительно важны, их можно будет обсудить на следующем совещании.

• Не нужно тратить время на обсуждение вопросов, для которых не хватает информации для принятия по ним решения. Руководитель должен взять на себя ответственность за получение и доведение недостающей информации до присутствующих и перенести решение по таким вопросам на будущее.

• По возможности избегать обсуждения каких-либо вопросов, не относящихся к повестке дня, в конце совещания. Такая техника очень часто используется людьми настолько ленивыми, что они не способны должным образом подготовиться к обсуждению вопросов, стоящих на повестке дня. Она может привести к принятию неправильных решений, основанных на неадекватном рассмотрении той или иной ситуации. Кроме того, она может привести к тому, что все усилия, предпринятые с целью соблюдения регламента, будут сведены на нет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

Таким образом, деловое совещание —  способ привлечения коллективного  разума к выработке оптимальных  решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии.

Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

• сбор и переработка информации;

• координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;

• принятие решения.

В рамках конкретного предприятия в зависимости  от основной задачи выделяют следующие  виды совещаний: оперативное; инструктивное; проблемное.

В основу классификации совещаний могут  быть положены и другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые.

Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое  короткое совещание, от предварительной  проработки только выиграет.

Руководитель, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего, должен определить: цель совещания; основные вопросы для  обсуждения; состав участников; место, время и форму проведения.

Отметим, что в ряде организаций существует определенный порядок проведения совещаний, который может быть закреплен  в специальном Регламенте. В этом случае задача значительно упрощается.

Если  в подготовке совещания участвует  несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о  проведении совещания, в котором  определяется состав рабочей группы и план его подготовки. 
 
 

Введение

Различные исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный  руководитель тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров  и т. п. И это жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой формы или организации. В таких условиях обладание информацией  означает обладание реальной властью, нехватка которой дезориентирует любую  хозяйственную деятельность .

Во многих организациях одной из наиболее обсуждаемых  проблем является проблема подготовки и проведения совещаний. Отсутствие должной подготовки руководителя к  совещанию приводит к бесполезной  трате ресурсов и может стать  причиной демотивации сотрудников, что, в свою очередь, отрицательно скажется на эффективности их труда, поэтому эта темя очень актуальна.

Недостаточно  хорошо подготовленные и плохо проведенные  совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как  на них затрачивается дорогостоящее  время, отрывая людей от основной работы.

В общем  виде подготовка к проведению совещания  включает следующие действия: определение  тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и  его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы. Следовательно, тема работы «Организация подготовки и проведения деловых совещаний» является актуальной в настоящее время, так как для заключения любой сделки так же необходимы переговоры. Умение общаться с деловыми партнерами и убедить их согласиться или не согласиться с какими-либо условиями контракта, может в значительной степени повлиять на уровень прибыли, да и на успех бизнеса в целом.

Предмет работы – деловые совещания фирмы.

Объект  работы -  ООО «АГП», которое является юридическим лицом Российской Федерации, то есть имеет в собственности  обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, имеет самостоятельный баланс.

Целью работы является рассмотрение организации  подготовки и проведения деловых  совещаний.

В связи  с этим, основными задачами работы служат:

- определение  сущности и видов деловых совещаний;

- рассмотрение  организации подготовки деловых  совещаний;

- рассмотрение  порядка подготовки и проведения  деловых совещаний в ООО «АГП». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы

1. Абакумов В.В., Кузнецов Ю.В. Основы менеджмента. М.: Бизнес-пресса, 2007

2. Адаир Д. Эффективная коммуникация. М.: Эксмо, 2003;

3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. – М.: Гадарики, 2003

4. Грошев И.В., Поздняков А.А. Служебное совещании. – СПб.: Питер, 2005

5. Дафт Р. Современный менеджмент. - СПб.: Питер, 2002

6. Драчева Е.Л., Юликов Л.И. Менеджмент: Учебник. – М.: Академия, 2006

7. Менеджмент: теория и практика в России. Учебники / Под ред. А.Г. Поршнева, М.Л. Разу, А.В. Тихомировой. – М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2003

8. Огарков А.А. Управление организацией: учебник - М.: Эксмо, 2006

9. Ребник С.Б. Деловое общение: Психологические аспекты. – М., 2000

10. Скаженик Е.Н. Деловое общение: Учебное пособие. – Таганрог: Издательство ТРТУ, 2006

11. Чернышова Л.И. Деловое общение. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

План

Введение

1. Совещание как форма управленческого труда

1.2 Классификация  типов совещаний

1.3 Требования  к организации и проведению  совещаний

1.4 Особенности  поведения людей на совещании

2.  Разработка  методики проведения совещаний  в организации

2.1 Краткая  характеристика «АстраханьГазпром»

2.2 Анализ основных технико-экономических показателей деятельности ООО «АГП»

2.3 Подготовка  и планирование совещаний в  ООО «АГП»

3. Разработка рекомендаций по совершенствованию процедуры проведения совещаний

Заключение

Список  использованной литературы