Виды внутреннего финансово-экономического контроля

Расчеты с организациями  и предпринима-телями

Цеха.

Склады (поступление  и выбытие ТМЦ)

Расчеты с персоналом.

Работа подрядчиков

Отдел капитального строительства

 
 

     Рис. 2. Функционирование бухгалтерии как ревизионного органа

     Все отделы бухгалтерии находятся в  подчинении у главного бухгалтера. А каждый отдел бухгалтерии проверяет  работу соответствующих служб и  структурных подразделений. Чем  меньше количество уровней управления, тем выше эффективность проверок.

     Использовать  бухгалтерию в качестве ревизионного органа можно, если:

     1) интересы учредителей, руководителей  и бухгалтерских работников предприятия  не пересекаются (работникам бухгалтерии  не придется выявлять ошибки  других работников организации);

     2) процедуры проверки довольно  стандартны, выполняются планово;

     3) со стороны бухгалтерии отмечается  высокий уровень доверия к  контролю.

     На  каждом предприятии существует распределение  полномочий и ответственности между  персоналом. Все инструкции, рекомендации и указания для сотрудников разрабатываются  руководством предприятия в письменном виде. Это необходимо для правильного  ведения хозяйственных операций.

     Для контроля за работой организации руководство использует следующие управленческие методы:

     1) определение квалификации сотрудников;

     2) оценку системы обработки информации  и составления отчетов;

     3) анализ достигнутых результатов  финансовой деятельности и сравнение  их с запланированными;

     4) изучение деятельности дочерних  предприятий.

     Для получения требуемых результатов  от деятельности предприятия нужно  укомплектовать штат организации необходимым  количеством высококвалифицированных  сотрудников, обладающих достаточным  опытом для выполнения своих обязанностей. Также требуется проводить или  направлять сотрудников на курсы  обучения, переподготовки и повышения  квалификации.

     На  работу предприятия могут воздействовать внешние факторы, т. е. требования действующего законодательства.

     Учетная система – это совокупность процедур, благодаря которым происходит полное и своевременное отражение хозяйственных  операций. Это процедуры по сбору, регистрации, обработке и представлению  данных об активах и хозяйственных  операциях организации.

     Для проверки учетной системы организации  необходимы изучение и оценка следующих  сведений о его хозяйственной  деятельности:

     1) учетная политика организации;

     2) основные принципы ведения бухгалтерского  учета;

     3) организационная структура бухгалтерии;

     4) распределение обязанностей между  сотрудниками бухгалтерии;

     5) порядок подготовки бухгалтерской  отчетности;

     6) средства контроля, применяемые  в отдельных областях учета.

     Процедура контроля – это методы и правила, которые разрабатываются руководством организации. Процедура контроля необходима для выполнения целей контроля. Цель заключается в том, чтобы совершаемые  хозяйственные операции были защищены и зарегистрированы законно, полностью  и точно.

     Процедура контроля необходима для того, чтобы  выявить и исправить все допускаемые  сотрудниками ошибки, поскольку они  будут сохранены в учетных  регистрах или компьютерных файлах.

     Бухгалтерия должна проверить:

     1) полноту данных;

     2) точность данных;

     3) разрешение операций;

     4) сохранность активов и записей.

     Процедура контроля полноты данных заключается  в сохранности документов и в  верном отражении данных по хозяйственным  операциям. Все хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах.

     При проверке точности данных важно верное и своевременное разнесение по счетам всех данных по каждой хозяйственной  операции.

     Процедура контроля разрешения операций заключается  в том, чтобы все хозяйственные  операции были законны. Важно проверить:

     1) правильно ли осуществляется  документооборот;

     2) выдает ли руководство организации  разрешение на совершение отдельных  хозяйственных операций;

     3) происходит ли осмотр товарно-материальных ценностей при их оприходовании или отпуске;

     4) происходит ли сравнение с  данными первичных документов  содержания, количества и состояния товарно-материальных ценностей.

     Процедура контроля сохранности активов и  записей заключается в ограничении  доступа к активам организации  лиц, не имеющих на то полномочий, предотвращении факта хищения, уничтожения или  порчи активов. Для предотвращения хищений необходимо установить средства охраны: сигнализации, сейфы, устройство оборудованных складских помещений  и т. п. Также требуется периодически проводить внутренние ревизии и  инвентаризации.

     Внутрихозяйственные учетные проверки нужны для своевременного обнаружения ошибок. Благодаря внутрихозяйственным  учетным проверкам идет контроль за правильностью выполнения предыдущих контрольных процедур.

     Проверка  документов позволяет выявить не только нарушения, но и скрываемые за ними злоупотребления. Если проверяющий  обнаружил нарушения в составлении  и оформлении документов, не исключено, что он имеет дело с подделкой, т. е. с фальшивым документом. Для  выявления фальсифицированных документов необходимо проверить отраженные в  документе операции по существу. В  организации могут использовать приемы сопоставления разных экземпляров  одного и того же документа, копий документа с подлинником и т. д. [4, с. 35-41]

     3. Внутрихозяйственный ревизионный контроль

     От  руководства организации зависят  эффективность и регулярность работы системы внутреннего контроля. Ревизор  на предприятии назначается в  соответствии с учредительными документами  или правилами внутреннего распорядка. Также в соответствии с этими  документами может быть создана  ревизионная комиссия. Им, как правило, передается часть функций по поддержанию  системы внутреннего контроля.

     При правильном распределении обязанностей между сотрудниками снижается риск возникновения ошибок, т. е. попыток  нарушать требования контроля становится меньше. Функции данного сотрудника являются несовместимыми, если их выполнение может привести к совершению случайных  или умышленных ошибок.

     Исследуем системы внутреннего контроля на предприятии, если внутренним контролем  занимаются ревизоры (рис. 3).

Отдел капитального строительства

Юридический отдел

     

Ревизионная комиссия

     

Технические отделы:

1) отдел технического  контроля,

2) главный технолог,

3) главный механик, 

4) производственные  цеха;

5) инструментальный  отдел.

Экономические отделы:

1) планово-экономический  отдел,

2) отдел снабжения, 

3) отдел сбыта,

4) отдел труда и  заработной платы,

5) бухгалтерия.

 
 
 

     Рис. 3. Работа ревизионной комиссии

     Особенностью  такой организации внутреннего  контроля является то, что ревизоры – это сотрудники предприятия, но не работники бухгалтерии. Ревизионные  комиссии собираются по распоряжению руководителя, проводят проверки, и  после выполнения проверок работники  выполняют на предприятиях основную работу.

     Работа  ревизионной комиссии для учредителей  предприятия и его руководства  имеет информационное и консультационное значение.

     Обычно  формирование контроля за счет ревизионных  комиссий происходит, если:

     1) загруженность бухгалтерии не  позволяет отвлекать работников  бухгалтерии на проведение ревизий;

     2) необходимы единовременные или  внеплановые проверки отдельных  подразделений, лиц или выполнения  работ;

     3) при проведении ревизии выявлены  ошибки бухгалтерии, поэтому ревизии  необходимо поручить другим лицам.  В зависимости от требований  собственников предприятия и  его руководства объекты ревизии  могут быть различными.

     Функции ревизии:

     1) проверка того, насколько точно  сотрудники организации соблюдают  законы, придерживаются ли они  требований учетной политики;

     2) проверка бухгалтерской информации: специальное изучение отдельных  статей бухгалтерской отчетности, детальные проверки операций  и остатков по бухгалтерским  счетам;

     3) проверка систем бухгалтерского  учета и внутреннего контроля;

     4) оценка эффективности работы  внутреннего контроля в организации,  филиалах, структурных подразделениях;

     5) контроль за финансовой системой организации, ее отдельными элементами;

     6) проверка наличия имущества, его  состояния и обеспечения сохранности  на предприятии;

     7) оценка программного обеспечения,  используемого на предприятии;

     8) расследование отдельных случаев,  например подозрений в хищении;

     9) разработка предложений и рекомендаций  по улучшению ведения бухгалтерского  учета, внутреннего контроля и  работы организации в целом.

     В данном случае, т. е. когда внутренним контролем занимаются ревизоры, не являющиеся работниками бухгалтерии, работа ревизионной комиссии независима от руководителей проверяемых филиалов экономического субъекта, структурных  подразделений, органов внутреннего  контроля и т. п. Ревизионная комиссия подчиняется и обязана представлять отчеты только назначившему ее руководству  и учредителям.

     Руководство предприятия определяет задачи ревизий  исходя из потребностей управления как подразделениями предприятия, так и предприятием в целом.

     Руководство предприятия имеет право вносить  необходимые изменения внутри предприятия. Для того чтобы быстро и своевременно вносить изменения, руководство  использует информацию ревизоров.

     Ревизионная комиссия организации в ходе проверок должна учитывать то, что финансовая система экономического субъекта должна включать в себя:

     1) контрольную среду, т. е. руководство  экономического субъекта следит за работой внутреннего контроля. Контрольная среда включает в себя: