Пути совершенствования процесса приемки товара

2.2 Организация приемки  товара на изучаемом  торговом объекте

В магазин  товар поступает ежедневно, небольшими партиями, кроме воскресных и праздничных  дней. Существует два вида привоза  товара. Первый—непосредственно то поставщика, на прямую, минуя дополнительные звенья, и второй—с общего склада, который находится в распоряжении компании «Беларуснефть-Оргнефтехим». Процесс приемки этих товаров отличается только оформлением товарно-транспортных или товарных накладных [ПРИЛОЖЕНИЕ Г], которые приходят вместе с товаром.

Рассмотрим  первый вариант поступления. После  прибытия машины с грузом к месту  выгрузки, водитель передает все имеющиеся  у него документы контролеру-кассиру магазина. Именно контролеры-кассиры осуществляют приемку товара. Обычно передаются накладные на товар в трех или четырех экземплярах, иногда путевой лист, сертификаты и удостоверения качества. Последние привозятся только один раз, в первое поступление товара, далее данный товар поступает без них, до окончания срока действия сертификата или удостоверения. Также с товаром могут поступать счета-фактуры и протокол согласования цен.

После проверки правильности оформления накладной, а именно, соответствия указанного в накладной адреса, адресу магазина, начинается выгрузка товара. В магазине отсутствует специально отведенное место для приемки, поэтому товар выгружается непосредственно в торговый зал или сразу на склад. Во время выгрузки прослеживается целостность упаковок, затем проверяется соответствие наименования товара наименованию, указанному в накладных, если не нарушена упаковка, то сверяется только количество мест, если же есть повреждения, то может быть пересчет всех единиц товара. Когда же товар поступает без упаковки, то его  полностью пересчитывают и осматривают. После окончание сверки количества и проверки качества товаров и не обнаружения никакого несоответствия контролер-кассир подписывает все экземпляры товарно-транспортных накладных, в которых указывается должность, фамилия и инициалы лица, принявшего товар, ставится его подпись, время и печать магазина. Первый экземпляр остается у грузополучателя, остальные отдаются водителю. Печать магазина ставится и на путевом листе водителя. Если имеются счета-фактуры и протоколы согласования цен, то они только подписываются и отправляются в главный офис в двух экземплярах для постановки печати, и затем один из экземпляров отправляется поставщику. При обнаружении недостачи по количеству или товара плохого качества, а также товара с истекшим сроком годности, составляется акт, в котором указывается наименование товара, количество недостачи или брака и причина. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается контролером-кассиром и водителем, ставится печать магазина и делается пометка в накладных. Далее товар отправляется на склад для хранения, а накладные передаются по факсу в бухгалтерию для формирования окончательной розничной цены на товар.

При поступлении  товара со склада организации процесс  приемки остается неизменным, только на накладных, кроме печати самого магазина, ставится и внутренняя печать.

Время приемки товара составляет от 15 минут  до 2 часов. Все зависит от характера  поступаемого товара, его количества, состояния, от количества машин, прибывших  с грузом и количества покупателей  в магазине. Наиболее быстро принимаются  продовольственные товары, т.к. они  поступают минимальными партиями в  открытом виде и не требуют особо  тщательного осмотра. Чуть больше по времени, примерно 30-40 минут занимает приемка напитков и алкогольной продукции. Не смотря на то, что эти товары всегда поступают в таре и их пересчет происходит по количеству мест, они являются достаточно тяжелыми и  количество наименований и мест может доходить до 60. В этом случае большинство времени уходит на выгрузку и перенос товара к месту приемки. Максимальное время в процессе приемки товара занимают автопринадлежности. Это происходит из-за огромного ассортимента доставляемого товара и большого его количества, также некоторые из этих товаров являются достаточно габаритными, например, автомобильные масла или автопокрышки. Кроме этого это довольно дорогостоящий товар и он всегда полностью пересчитывается и осматривается, а количество наименовании в одной накладной может доходить до 100.

Продовольственные товары поступают в магазин раз  в неделю или раз в полторы  недели, напитки раз в 14-20 дней, табачные изделия каждые семь дней, алкогольная продукция каждые 14 дней, автотовары 1 раз в месяц, остальные промышленные товары и некоторые продовольственные товары по мере реализации заказываются и поступают. Далее в Таблице приведен график поступления товаров в определенный временной промежуток (за сентябрь месяц).

Таблица—График  завоза товаров в  магазин 

Примечание—Источник: собственная разработка.

2.3 Вывод 

Как можно  было заметить, процесс приемки товара в магазине, отличается от теоретического описания этого действия в достаточной  степени. При приемке на торговом предприятии соблюдаются лишь основные правила. Обязательно проверяется  товарно-транспортная накладная и  производится количественная приемка. Т.к. магазин имеет небольшой ассортимент  товаров, вследствие своей маленькой  торговой площади, то сроки приемки  по количеству и качеству соблюдаются  всегда. Приемка всегда происходит в момент прибытия товара. Качественный осмотр товара происходит зачастую в  процессе распаковки и предпродажной  подготовки товара, и если возникают  какие-то недочеты, работники магазина или торгового отдела стараются  связаться напрямую с представителем поставщика и договориться о замене или выкупе некачественного товара. По качеству проверяются только скоропортящиеся  товары и товары, поставщиком которых  являются государственные предприятия, например ГМЗ №2, Брестбакалея и др., т.к. с ними достаточно сложно договориться об обмене или списании некачественного товара. Некоторые мелкие товары в большом количестве при приемке в торговом зале даже не пересчитываются. Это, в основном, автомобильные принадлежности. У контролеров-кассиров существует устная договоренность с поставщиками, и если далее будет обнаружена недостача или брак, работники просто звонят представителю компании и товар довозится в магазин. Это происходит для облегчения и ускорения процесса приемки товара, выгодного как для получателя, так и для поставщика. В магазине меньше машин, ожидающих приемки, а водитель тратит минимальное количества времени на доставку товаров. В вышеописанном случае время уходит только на заполнение сопроводительной документации, а это занимает 5-7 минут.

Кроме этого при обнаружении некачественного  товара или несоответствия по количеству, как замечалось ранее, никогда не вызывается поставщик или его  представитель. Этот момент улаживается  при помощи акта  о недостачи, который всегда имеется у водителя, иногда он его привозит позже, а в залог оставляет в магазине накладные на товар. Такое решение также значительно ускоряет и упрощает процесс приемки товара.

Еще одним  плюсом в сторону магазина является наличие тачки, для перемещения  товара, и специально выделенного  человека (грузчика) для выгрузки и  перенося товара на склад. Этот момент значительно упрощает работу контралеров-кассиров. Однако трудовое время грузчика ограничено, а товар в магазин может  поступать и перед самым закрытием, т.е. в 9-10 часов вечера. Но и здесь  можно заметить небольшой плюс: т.к. приемку проводят работники магазина, то товар принимается весь рабочий  день в магазине, с 8 до 22 часов. Этим пользуются поставщики и направляют в магазин машины самими последними.

Если  же посмотреть на обязанность контралеров-кассиров принимать товар с другой стороны, то сразу же можно заметить значительный минус. Он состоит в том, что при  участии приемки работники отвлекаются  от своих прямых обязанностей, что  в отрицательной степени влияет на показатели работы магазина. Кроме  этого существуют ситуации, когда  в магазине находится только один человек, и он физически не может  и обслуживать покупателей, и  принимать товар, поэтому, особенно в ранние часы работы магазина иногда образуется очередь из 2-3 машин, которые  ждут выгрузки.

Отрицательным моментом является и отсутствие отдельного помещения для приемки. Зачастую при процессе пересчета, выгружаемый  товар ставится непосредственно на пол, что не соответствует санитарным требованиям, и является причиной для скорейшей приемки товара и перемещения его в складские помещения, где товар уже с соблюдением всех правил размещается на полках. Т.о. этот факт является небольшим нарушением положения, т.к. не соблюдается правило о сохранности качества товара в процессе приемки. Но оправдательным фактором в этой ситуации является очень быстрое время приемки товара и особого вреда получаемой продукции не причиняется.

В минусы процесса приемки товара в данном магазине можно внести и то, что  на складских помещениях не предусмотрено  расположение холодильников, для предпродажного хранения продуктов питания, которые  следует хранить в при определенной температуре. Эти товары располагаются  непосредственно в торговом зале, где существует необходимое оборудование. Такое положение не очень удобно, т.к. нет возможности тщательно принять товар и подготовить его к продаже.

Нередко существует и момент, когда приезд нескольких машин с товаром совпадает  по времени. Образуется очередь из автомобилей  и большое скопление в торговом зале товара, ожидающего приемки.  Это  является негативным фактором и значительно влияет на скорость приемки товара из этих машин.

Т.о. на практике процесс приемки имеет  существенные отличия от теоретического своего описания. Все моменты несоответствия с правилами направлены на сокращения времени этого этапа торгово-технологического процесса, что является одной из целей любого торгового предприятия. Кроме этого, уменьшение времени  приемки товара выгодно и торговым поставщикам товаров, т.к. увеличение числа обслуживаемых предприятий  обратно пропорционально зависит  от скорости приемки. Сокращение скорости приемки полностью зависит от торгового предприятия, от его размеров, применяемых новых технологий и  разработки путей совершенствования  этого процесса. 

3 Пути совершенствования процесса приемки товара

Все новые разработки в сфере процесса приемки направлены в первую очередь  на создание условий, которые максимально  ускорят этот процесс и уменьшат как материальные потери, так и  потери времени, связанные с приемкой товара, а также сохранят товарный вид поступаемой продукции. Одним из факторов ускорение является наличия достаточного количества людей, задействованных в процессе приемки товара. Кроме этого целесообразно разделить этих работников на группы для приемки конкретной группы товара, т.к. в процессе своей деятельности они подробно изучать поступаемый к ним товар, будут знать основные недостатки поставщиков и хорошо ориентировать в наименованиях. Ведь достаточное количество времени уходит именно на распознание товара, а не на его подсчет и проверку качества. При таком распределении труда каждый ответственный будет хорошо ориентироваться и в документации, и в самой продукции.

Также, людям заказывающим товары, необходимо разработать оптимальный график завоза, для предотвращения скапливания  крупногабаритных товаров или больших  партий товаров в месте приемки. Такой график с самого начала работы магазина определить невозможно. Он должен составляться на основе данных оборачиваемости  отдельных групп товаров с  учетом сезонности периода, выходных и  праздничных дней. Например, производить заказ питьевой воды и напитков через день и у разных поставщиков (МЗБН, «Дарида», «Трайпл»), а на следующие дни заказывать пиво и другие алкогольные напитки. Все это обеспечит оптимальную приемку этих товаров, т.к. они достаточно местоемкие, и размещение их на складской площади. Однако такое правило не применимо к крупным торговым объектам, таким как гипермаркеты, супермаркеты и дискаутеры. В эти магазины товар поступает каждый день и большими партиями, поэтому они должны быть обеспечены соответствующей площадью как для приемки, так и для хранения. Из этого следует, что на качество процесса приемки немаловажную роль оказывает и площадь, применяемая в этих целях.

Для приемки товара следует определить специальное место. Однако оно должно входить в площадь торгового  предприятия, а не быть отдельностоящим  зданием. При отсутствии такой площади производить процесс приемки не очень удобно (судя по имеющемуся опыту). Такое место обычно находится с тыльной стороны магазина, где должен быть достаточно широкий въезд и выезд, а также место для парковки автомобилей. В месте выгрузки товара должно быть соответствующее оборудование, такое как тележки, грузоподъемники, поддоны и другие принадлежности для обеспечения быстрой выгрузки товара, сохранности его количественных и качественных характеристик. При варианте с отдельностоящим зданием, на качество процесса приемки это не повлияет, а может даже и улучшит его, т.е. будет больше места для автомобилей. Однако возникнут сложности с последующей доставкой товара на склад или в торговый зал.