Планирование ревизии состояния бухгалтерского учета и достоверности отчетности

 С одной стороны,  это действительно преимущество. Ведь организация может в произвольной форме отразить подобные расходы, а затем списать. С другой стороны, такая "произвольность" дает простор для придирок со стороны государственных контролеров. Итак, какими документами должны быть подтверждены представительские мероприятия?

Внутренняя документация.

Представительские расходы  оформляются следующими внутренними  организационно-распорядительными документами:

1. Приказом руководителя  организации об осуществлении  расходов на указанные цели.

2. Программой мероприятий,  составом делегации с указанием  должностей приглашенной стороны.

3. Списком представителей  организации, которые принимают  участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа.

4. Перечнем должностных  лиц организации, которые имеют  право получать под отчет средства  на проведение представительских  мероприятий.

5. Порядком выдачи под  отчет средств на представительские  мероприятия.

6. Сметой представительских  расходов. В ней следует указать  предполагаемую величину расходов с разбивкой по конкретным статьям расходов. Кроме того, необходимо определить лицо, которое будет отвечать за прием делегации и за все произведенные расходы.

7. Актом (отчетом) об  осуществлении представительских  расходов. Этот документ должен  быть подписан руководителем  организации. В нем должны быть  указаны суммы фактически произведенных  представительских расходов, а также  даны ссылки на документы, подтверждающие  произведенные расходы.

8. Отчетом об израсходованных  сувенирах или образцах готовой  продукции с указанием того, что,  кому и в каком количестве  вручено.

9. Меню, утвержденным директором  столовой, если обед предоставлялся  столовой предприятия. Калькуляция  должна составляться без наценки.

10. Авансовым отчетом  с приложением подлинников соответствующих  первичных документов: чеков ККМ и товарных чеков с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счетов из ресторана, накладных, счетов-фактур, торгово-закупочных актов и т.д.

 Кадровый работник  оформляет перечисленные выше  документы под конкретное мероприятие, которое ему поручили организовать. Все они, за исключением авансового отчета, должны содержать обязательные реквизиты, о которых идет речь в ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Вот эти реквизиты:

- название документа;

- дата составления;

- наименование организации,  которой составлен документ;

- содержание хозяйственной  операции;

- измерители хозяйственной  операции в натуральном и денежном  выражении;

- наименование должностных  лиц, ответственных за совершение  хозяйственной операции, и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных  лиц.

 Кроме того, в этих  документах необходимо отразить  следующую информацию:

- дату деловой встречи  или приема;

- место проведения этого  мероприятия;

- программу мероприятий;

- состав участников со  стороны организации и представителей  другой организации;

- цель проведения мероприятия;

- сумму предполагаемых  расходов.

 По мнению налоговых  органов, если организация имеет  в наличии все перечисленные выше подтверждающие документы, то расходы на проведение встречи с организацией - партнером по бизнесу могут быть признаны представительскими расходами для целей налогового учета, даже если в акте не указаны фамилии, имена и отчества присутствующих представителей организации-партнера. Поэтому кадровый работник должен тщательно подготовить документы в соответствии с вышеуказанными требованиями, чтобы у бухгалтера, который затем будет заниматься их учетом, не возникло проблем с отнесением затрат на представительские расходы.

 Цель официальных приемов  должна быть приведена в соответствие  с теми формулировками, которые  приведены в п. 2 ст. 264 Налогового  кодекса РФ.

Пункт 2 ст. 264 Налогового кодекса  РФ:

 К представительским  расходам относятся расходы налогоплательщика  на официальный прием и (или)  обслуживание представителей других  организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

 К представительским  расходам не относятся расходы  на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Например, цели проведения официального приема могут быть следующие:

1. Обсуждение вопросов  об исправлении недочетов в  работах по существующим контрактам.

2. Обсуждение вопросов  о финансировании работ по  существующим контрактам или об увеличении объемов финансирования по этим контрактам.

3. Обсуждение вопроса  о заключении новых контрактов.

4. Обсуждение технических  аспектов существующих и предполагаемых  контрактов (технические термины  и т.д.).

 Эти формулировки в  качестве типовых, а также другие  технические аспекты встречи,  рекомендуется отражать во всех  внутренних документах организации:  в приказе на организацию официального приема, в программе проведения встречи, в отчете о проведенных переговорах.

 Нужно, чтобы кадровый  работник, занимающийся организацией  мероприятия, договорился с приглашенными контрагентами о фигурировании формулировки "проведение переговоров" и в первичных документах по представительским расходам, которые от них получит компания-организатор.

 Чтобы бухгалтер впоследствии  мог включить представительские  расходы в состав затрат по  обычным видам деятельности, кадровый  работник должен позаботиться, чтобы прослеживалась взаимосвязь между официальным приемом и деятельностью предприятия. Это может быть подтверждено:

- заключенными договорами;

- подписанными контрактами,  протоколами о намерениях;

- деловой перепиской.

 Итогом заседания совета, общего собрания акционеров, правления  должно быть принятие решения  или протокола.

 Нередко у бухгалтеров  возникает вопрос, в каком размере  можно учесть представительские  расходы, если фактические затраты  отличаются от запланированных?

 Мнение налоговиков  по этому вопросу следующее.  Если фактические затраты будут меньше, чем те, которые предусмотрены программой, то в расходах можно учесть фактические затраты. Но если фактические расходы превысят запланированные, то прибыль можно уменьшить только на сумму запланированных расходов.

 В соответствии с  п. 42 ст. 270 НК РФ на представительские  расходы может быть потрачено  не более 4 процентов от расходов  на оплату труда за тот налоговый (отчетный) период, в котором произведены представительские расходы. Поэтому отнесение затрат к представительским расходам зависит от соблюдения этого лимита. Никаких других ограничений Налоговым кодексом не установлено.

 Это значит, что кадровый  работник должен составить смету  по представительским расходам так, чтобы плановые расходы имели большую величину, чем организация хотела бы израсходовать на проведение деловых встреч. В этом случае предприятие обязательно уложится в сумму заранее оговоренных представительских расходов.

Первичные документы

После проведения представительских  мероприятий кадровый работник - организатор должен собрать все документы, которые подтверждают расходы, понесенные фирмой на проведение официального приема.

. Затраты, связанные с  проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного  мероприятия) представителей (участников).

 Приобретение продуктов  подотчетными лицами при проведении  официального приема приходуется по данным авансового отчета.

 Эти продукты списываются  на основании:

- товарных накладных  типовой унифицированной формы  N ТОРГ-12;

- накладных на внутреннее  перемещение, передачу товаров,  тары типовой унифицированной  формы N ТОРГ-13.

 Указанные формы утверждены  Постановлением Госкомстата России  от 25 декабря 1998 г. N 132.

 Списание других материальных  ценностей, например, сувениров,  оформляется требованием-накладной типовой унифицированной формы N М-11, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а.

2. Транспортное обеспечение  участников приема.

 Одним из видов представительских  расходов является транспортировка  гостей в период проведения переговоров (из аэропорта в гостиницу, из гостиницы к месту переговоров и обратно) (п. 2 ст. 264 НК РФ).

 Транспортировку делегации  может осуществлять специализированная  организация, с которой принимающая сторона должна заключить соответствующий договор. После оказания транспортных услуг принимающая сторона должна получить:

- двусторонний Акт об  оказании транспортных услуг,  подписанный заказчиком и подрядчиком;

- счет на оплату транспортных  услуг;

- счет-фактуру на сумму  оказанных транспортных услуг;

- путевые листы автомобилей,  оказывавших транспортные услуги.

 Для транспортного  обслуживания принимающая сторона  может задействовать собственный транспорт. В этом случае документами, которые подтверждают факт осуществления представительских расходов, будут:

- путевые листы автомобилей,  задействованных в этом мероприятии;

- авансовые отчеты водителей  на приобретение ГСМ с приложением  чеков АЗС.

3. Буфетное обслуживание  во время переговоров и мероприятий  культурной программы.

 В буфетное обслуживание  включается, как правило, предложение  участникам во время кратковременных перерывов на переговорах чая, кофе, минеральной воды, соков и т.д.

 Расходы на буфетное  обслуживание оформляются:

- счетами;

- договорами на оказание  услуг;

- заказ-счетами типовой  унифицированной формы N ОП-20, актами  на отпуск питания по безналичному расчету типовой унифицированной формы N ОП-22, которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. N 132.

4. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

 Указанные расходы  подтверждаются договором и актом  приемки-передачи услуг.

5. Посещение культурно-зрелищных  мероприятий.

 Посещение культурно-зрелищных  мероприятий может быть подтверждено  накладной на приобретение входных  билетов.

Итак, существует масса насущных проблем, связанных с представительскими расходами и их отражением в документации компании. Но за основу вы можете взять приведенный выше порядок. Если же ревизоры придут с проверкой, то этот порядок можно объяснить, ссылаясь на внутренние документы компании - устав, положение о работе в компании и т.д. Очень важно не забыть: любой порядок документирования представительских расходов лучше "закрепить" на бумаге. Тогда организация и проведение корпоративных мероприятий не будут головной болью ни для вас, ни для вашего бухгалтера.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. - Волчкова М.А., ЗагряцкийН.И.  Контроль и ревизия: Учебное  пособие. Н.Новгород. гос.архит.-строит.ун-т, 2005.

2. - Макоев О.С. Контроль  и ревизия: Учебное пособие  /Под редакцией профессора В.И.Подольского. М.: ЮНИТА-ДИАНА, 2007.

3. - Мельник М.В. Контроль  и ревизия: учебник длясред.  Проф. образования /под редакцией  М.В.Мельник; Финансовая академия  при Правительстве РФ., М.:Экономист, 2007.

4. - Мельник М.В., Пантелеев  А.С, Звездин А.Л. Ревизия и  контроль: Учебное пособие / Под редакцией профессора М.В. Мельник. М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2003.

5. - Подольский В.И. Комментарий  к Федеральному закону «Об  аудиторской деятельности» (постатейный). М.: Современная экономика и право, 2002.