Планирование работы руководителя

justify">    Часто случается, что руководитель тратит слишком много времени на усвоение информации из-за неэффективной системы коммуникаций на предприятии в целом. В таком случае нужно более детально рассмотреть схему движения информационных потоков внутри организации и при необходимости внести соответствующие коррективы.

    Время, затраченное на обработку информационных потоков, необходимо проанализировать отдельно.

     

    6. Основные причины  дефицита времени.

    «Что  значит золото и серебро в сравнении  со временем, когда одной минуты нельзя купить за все золото мира, и когда малейшее мгновение стоит вечности?» – вопрошал Иоанн Златоуст еще на заре цивилизации, но и тогда уже сетовал, что люди не умеют ценить самую драгоценную в мире вещь.

    Проблема  дефицита времени часто возникает  вовсе не от того, что в сутках только 24 часа, а от неумения эти часы рационально распределить.

    Человек, умеющий эффективно распоряжаться  своим временем, всегда более успешен, большего добьется в жизни и в  конечном итоге сможет полнее реализовать  себя.

    Причины, вызывающие нехватку времени в работе менеджеров, можно подразделить на внешние и внутренние.

    Внешние причины дефицита времени обусловлены  воздействиями окружающей среды  и не зависят от личных качеств  и способностей руководителя. Сюда в первую очередь относятся следующие.

    Нагромождение работ

    Такая проблема возникает, когда руководитель стремится делать всю работу сам  и часто за выполнением мелких и незначительных дел не успевает заняться наиболее важными. Это говорит  о том, что он не имеет представления  о степени важности работ, не занимается установкой приоритетов и разбивкой задач на более и менее значимые.

    Помочь  в этом случае может анализ и постоянное сопоставление данной, конкретной работы, которую необходимо выполнить, с  конечными, стратегическими целями организации. Такое сопоставление наглядно покажет, какие задачи связаны с решением ключевых вопросов и поэтому должны быть выполнены только руководителем, а какие не имеют глобального значения и могут быть поручены другим сотрудникам организации.

    Неэффективный информационный обмен

    Если  система коммуникаций на предприятии  продумана плохо, руководителю приходится тратить дополнительное время на получение необходимой информации.

    Плохо продуманная система коммуникаций всегда отрицательно сказывается на качестве и своевременности выполнения работ.

    Руководителям организаций, в которых существует подобная проблема, необходимо пересмотреть схему движения информационных потоков  внутри организации и более четко  определить, с какими именно блоками  информации должно работать каждое конкретное подразделение фирмы.

    Слабая  мотивация труда

    На  предприятиях, где высшее руководство  не заботится о создании системы  стимулирования труда, как правило, традиционно низкая производительность. Менеджеры среднего и низового уровней  не стремятся сделать свою работу эффективной, работают с прохладцей, что в результате порождает несвоевременное выполнение производственных заданий и хроническую нехватку времени.

    Выходом из этой ситуации будет разработка мероприятий, направленных на усиление мотивации у сотрудников предприятия, с учетом того, что мотивом для повышения эффективности труда может быть не только материальное поощрение, но и перспективы карьерного роста.

    Внутренние  причины дефицита времени зависят  от характеристик личности руководителя, таких как организованность и самодисциплина, особенности темперамента, склонность к самоанализу, умение признавать свои ошибки. Среди таких причин можно выделить следующие.

    Постоянная  спешка

    Иногда  руководителям кажется, что чем  чаще они будут демонстрировать  нехватку времени, тем значимее будет выглядеть их персона в глазах подчиненных. Но на самом деле это самообман, и в современных организациях, где основная часть работников имеет достаточно высокий уровень образования, такая тактика давно уже не проходит.

    Руководитель, постоянно спешащий и никуда не успевающий, создает у своих подчиненных нервозность, заставляя и их в свою очередь спешить, что в результате может привести к ошибкам в работе и негативно сказаться на общих результатах деятельности предприятия.

    «Поспешай медленно» – гласит народная мудрость. Заранее продумав распределение дел в течение рабочего дня, менеджер избавит себя от необходимости брать работу на дом и, сделав свой график более сбалансированным, сможет одинаково полноценно отдыхать и трудиться.

    Кроме того, само восприятие образа такого руководителя у подчиненных будет скорее всего отрицательным, и в глазах сотрудников он будет выглядеть не как человек, несущий непосильную ношу срочных и неотложных дел, а как человек, не умеющий организовать свое время.

    Постоянные  доработки дома

    Эта проблема тесно связана с предыдущей, поскольку все время спеша  и не успевая ничего сделать на работе, руководитель вынужден доделывать свои дела в нерабочее время. Постоянно  действуя в таком режиме, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и в конечном итоге ведет к упадку здоровья.

    Суетливость

    Эта черта во многом обусловлена характером и особенностями темперамента человека, ему часто бывает трудно бороться с самим собой. Но когда руководитель ясно видит, что какие-то его личностные качества отрицательно сказываются на результатах работы, он должен сознавать, что если хочет быть успешным в своем бизнесе, то необходимо от таких качеств избавиться.

    Кроме того, суетливость может быть вызвана неумением организовать свой день, когда плохо спланированная последовательность дел заставляет метаться от одного к другому и в результате в конце рабочего дня у руководителя остается ощущение, что не сделано ничего.

    Бесплановость работы

    Человек, привыкший все делать спонтанно, решать проблемы по мере их возникновения, не думая о том, что многие из них можно было бы предотвратить, не видит необходимости в планировании своих действий. Придерживаясь таких принципов в личной жизни, он переносит их и на общий стиль жизни своей организации.

    Постоянный  дефицит времени неизбежно будет  являться неотъемлемой частью подобного  поведения.

    Ведь, не желая продумывать свои действия хотя бы на несколько шагов вперед, руководитель не сможет предвидеть и  того, сколько времени понадобится для решения очередной возникшей проблемы или для выполнения очередной неотложной задачи. Неслучайно планирование выделяется как одна из основных функций управленческой деятельности.

    Только  планомерное выполнение текущих  работ, постановка целей и определение необходимых для их достижения средств и ресурсов, в том числе и временных, позволят эффективно управлять жизнью организации и добиться успеха в бизнесе.

    Нежелание видеть проблему

    Иногда  менеджер не воспринимает постоянную нехватку времени как результат своей неорганизованности, а склонен думать, что все дело в том, что сейчас у него накопилось слишком много дел, но через некоторое время поток неотложных дел схлынет, и он снова будет все успевать. Не усматривая в существующем положении проблемы, менеджер не будет пытаться решить ее, что в конечном итоге грозит завести его во временной цейтнот.

    Чтобы не доводить дело до крайности, необходимо периодически проводить анализ своего рабочего дня, сопоставляя запланированные  работы по их значимости для конечных результатов деятельности фирмы, а также контролируя затраты времени на выполнение этих работ.

     

    Заключение.

    Чем подвижнее и изменчивее внешняя  среда, тем больше необходимость  планирования как средства разработки определенной линии поведения в этой среде. Американскими исследователями установлена высокая положительная корреляция между планированием и успехом организации. И чтобы добиваться этих успехов надо выполнять определенные правила.

    Руководитель, четко представляющий, что и когда  ему необходимо сделать, имеет очевидные преимущества перед тем, кто вынужден беспорядочно переходить от одного вопроса к другому, не замечая за повседневной сутолокой, что львиная доля времени тратится на решение второстепенных задач, которые можно было бы перепоручить подчиненным.

    Планирование  – одна из важнейших управленческих функций, от которых зависит успех  организации.

    Планировать нужно лишь тот объем задач, с  которыми есть возможность реально  справиться.

    Планирование  осуществляется поэтапно, сначала на продолжительный период времени (несколько лет), затем этот период разбивается на более мелкие временные промежутки. Чем меньше отрезок времени, тем более детальным должен быть план.После того как составлен план на несколько ближайших лет, составляется план на год, а затем квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым бюджетом.

    На  основе показателей квартального плана  составляется план на месяц и подекадные планы, включающие конкретные количественные показатели, которых необходимо достичь  за предстоящий период.

    Последним этапом в планировании рабочего времени  является дневной план, который представляет собой наиболее важную ступень планирования. Он представляет собой список конкретных заданий, которые необходимо выполнить  в течение дня, а также предполагает разбивку дел на группы по их значимости и выделение задач, исполнение которых необходимо делегировать.

    При составлении плана дня лучше  оставить 40% рабочего времени свободными, чтобы иметь резерв для решения  непредвиденных задач. 
 

    Планирование рабочего времени не менее важно, чем планирование деятельности организации в целом, и является составной частью самоменеджмента. Такое планирование предполагает постановку целей, оценку способов их достижения и выбор наиболее оптимальной альтернативы использования рабочего времени из всех возможных.

    Чтобы осуществлять планирование эффективно, необходимо прежде всего четко представить  себе свой бюджет времени.