Организационные аспекты труда менеджера

      Конечной  целью улучшения организации  труда менеджера является создание ему наиболее благоприятных условий в трудовом процессе для всестороннего и гармоничного развития личности при максимальном использовании рабочего времени. Достижение этой цели требует последовательного и взаимосвязанного решения ряда задач: организации автоматизированного рабочего места; совершенствовании работы с документами и корреспонденцией; овладения методами ведения телефонных разговоров; улучшения организации проведения совещаний; делегирование полномочий; применение приемов проведения бесед.

3.1. Организация рабочего места

      Улучшение организации труда менеджера в большой степени зависит от правильной организации рабочего места. Современная организация рабочего места в служебных помещениях предусматривает удобную его планировку, оснащение современной мебелью, средствами оргтехники, обеспечение необходимыми средствами связи, оптимизацию делопроизводства и хозяйственного обслуживания. При планировке помещений для менеджеров особое внимание уделяется их функциональному назначению, содержанию и взаимосвязи в процессе выполнения общих задач.  

      Каждое  рабочее место менеджера оснащается удобной мебелью и организационно-техническими средствами обработки информации. В комплект мебели входят письменный стол, стеллаж или тумбочка, стул или кресло. Кресло должно способствовать максимальному ослаблению мышечного напряжения. Так как менеджер в основном работает сидя за столом, то мебель расставляется исходя из зоны досягаемости рук человека.

      Для улучшения организации труда  менеджера рабочий стол и кресло располагаются так, чтобы максимально использовать освещение, отопление и охлаждение. Замечено, если менеджер много раз в день встает, чтобы переставить термостат или передвинуть штору, то он попусту тратит рабочее время и раздражается. На столе и в кабинете менеджера рекомендуется использовать привычные украшения, которые вдохновляют на работу, но не навевают сладких грез.

      К организационной технике менеджера  относятся: ручки, карандаши, калькуляторы, диктофоны, бланки, книги, графики и т.п., которые должны быть удобными и практичными в использовании. Рабочие принадлежности на столе следует располагать в непосредственной близости.

      Автоматизированное  рабочее место (АРМ) менеджера включает в себя персональный компьютер (рабочая станция) с установленным необходимым программным обеспечением, точку подключения к локальной вычислительной сети и периферийные устройства (принтер, графопостроитель, сканер). Обычно АРМ является частью компьютерной сети предприятия.

      С внедрением АРМ на предприятиях появилась  практическая возможность применения виртуального объекта, который представляет собой передовые технологии трехмерной графики, инженерных моделирующих программ баз данных и средств отображения информации. Для ввода и вывода информации используются устройства разных типов и назначений. Например, для ввода графической и пространственной информации применяются сканеры и цифровые фотоаппараты, для ввода команд используется клавиатура и звуковые карты, для приема команд используется микрофон и программа распознавания речи, а для позиционирования курсора и ввода команд при управлении компьютером или черчения используется устройство типа мышь или планшет (дигитайзер). Для организации приема-передачи данных применяют сетевые карты и модемы. Сетевые карты необходимы для включения компьютера в локальную вычислительную сеть. Если локальная сеть не связана с внешней сетью Internet или необходим обмен информации с удаленными компьютерами, то используют модем.

      Обеспечение рабочего места необходимой оргтехникой  позволяет ускорить процесс принятия решений и освобождает менеджера от рутинной работы.

3.2. Работа с документами и корреспонденцией

      Целью организации работы с документами  является создание оптимальных условий для всех видов работ с документами: прием и регистрация, рассмотрение документов, порядок прохождения документов, их исполнение, контроль исполнения, формирование дел и подготовка их на хранение в архив. Для оптимизации делопроизводства менеджер устанавливает и строго соблюдает порядок поступления информации на рабочее место. При подготовке документа следует четко и кратко излагать свои мысли, так как обилие слов мешает быстрому восприятию документа.

      Совершенствование работы с документами состоит  в автоматизированной обработке информации с использованием других видов обеспечения. Для этого на современных предприятиях на базе периферийных ПВМ создается локальная сеть, позволяющая менеджерам всех уровней управления обращаться к документации предприятия, выводить ее на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями как с сотрудниками, так и с партнерами по бизнесу. Использование локальной сети заметно ускоряет и упрощает выполнение нескольких взаимосвязанных работ и создание документов.

      Обмен электронными документами осуществляется с помощью электронной почты, которая позволяет отправлять документы, получать подтверждения их доставки адресатам, выводить на экран дисплея полученные документы, редактировать, распечатывать и хранить документы, прикреплять к документам резолюции.

      Одной из наиболее действенных мер по экономии времени и средств на переписку  является внедрение типовых текстов  для регулярной корреспонденции, что позволяет сократить время на составление и чтение писем. Менеджеру целесообразно иметь набор примерных текстов для составления справок, ответов на письма, требования и т.п.

3.3. Ведение телефонных разговоров

      В течение рабочего дня менеджера  время телефонных разговоров постоянно увеличивается, а их количество непрерывно растет. Любой звонок отвлекает менеджера от основной работы, некоторые звонки раздражают и не дают сосредоточиться на выполнение основных функций. С настойчивыми звонками рекомендуется бороться следующими способами: свести к минимуму разговор, отложить разговор на более удобное время, прервать разговор, сославшись на занятость.

      Уметь вести телефонный разговор – это  значит уметь внимательно слушать, все записывать и корректно ставить  вопросы. Для четкой и детальной фиксации всех звонков рекомендуется использовать телефонные бланки, которые помогают быстро реагировать на содержание телефонного звонка.

      В структуру телефонного разговора  менеджера обязательно входят взаимные представления, введение в курс дела, обсуждение ситуации и заключения. До начала телефонного разговора менеджеру следует продумать круг вопросов, требующих короткого и конкретного ответа, а также во время разговора следить, чтобы не было повторных возвращений к уже сказанному.

      Зная, что телефонный звонок может нарушить ход мысли менеджеров, обычно устанавливают  определенные часы, когда никто не должен разговаривать по телефону. На это время рекомендуется все телефонные аппараты отключать, оставив только внутреннюю экстренную телефонную связь.

3.4. Проведение совещаний и конференций

      Успех проведения совещания в значительной мере зависит от умения руководителя управлять общественным мнением, умения убеждать. На совещании определенное число участников обсуждают проблему, затрагивающую их интересы,  с целью нахождения возможных решений в соответствии с поставленной задачей.

      Обычно  менеджер участвует в деловых совещаниях, где рассматриваются актуальные для предприятия вопросы и вырабатываются коллективные методы их решения. На эффективность деловых совещаний непосредственно влияют тесно взаимосвязанные друг с другом действия: планирование совещания; формирование повестки дня; определение состава участников; подготовка руководителя и участников к совещанию; подготовка помещения; непосредственное проведение совещания.

      Прежде  чем собирать людей, следует убедиться, что собрание действительно необходимо, для чего определяются четкие и важные задачи, ответ на которые следует дать тут же. Перед открытием собрания необходимо создать атмосферу взаимного доверия, для чего приглашаются руководители высшего уровня или специалисты по обсуждаемому вопросу.

      Для успешного проведения собрания выбирается помещение с хорошей акустикой, где люди могут свободно разместиться и где не будет посторонних помех. Время проведение собрания должно устраивать большинство заинтересованных в обсуждении данного вопроса лиц. О времени проведения собрания следует оповещать заблаговременно, что обеспечит полную явку. Целесообразно начинать совещание точно в назначенное время, независимо от того, сколько человек еще не подошло.

      Менеджер, ведущий деловое собрание, задает тон, позволяющий присутствующим правильно воспринимать ситуацию. Во время совещания желательно делать заметки и эффективно их использовать. Мало эффективные, длительные совещания являются результатом неудовлетворительной подготовки и низкого уровня их проведения. Оптимальная длительность оперативного совещания составляет 20-30 минут, проблемного – до двух часов. После выполнения намеченной цели собрание должно быть закрыто, при этом ведущий призывает слушателей к сотрудничеству, называет ответственных исполнителей, устанавливает сроки исполнения принятых решений и контроль над ними.

      Хорошее совещание проводится с использованием наглядных пособий, видеопроектов, микрофонов, диапроекторов, настенных досок и т.д.

3.5. Делегирование полномочий

      Передача  части полномочий дает возможность менеджеру быть осведомленным о ходе работы на всех участках, где он имеет ответственных подчиненных. Делегирование полномочий считается одной из самых трудных проблем в управленческой работе, так как очень сложно найти людей, которые не только могут, но и действительно представляют руководителя или специалиста. Риск, связанный с передачей части своих полномочий другим, настоятельно требует не допускать к власти тех, кто ею злоупотребляет.

      Существует  определенный порядок правильного  использования своих полномочий. Он предусматривает передачу части полномочий для сплочения включенных в группу лиц и усиления общей взаимной заинтересованности. Менеджеры высшего уровня не должны пытаться передать своим подчиненным те полномочия, которыми они уже пользуются, благодаря занимаемому им положению. Выбирать своих помощников они должны с учетом мнения группы, при этом не выражая подсиненным своего сочувствия.

      Технология  правильного делегирования своих  полномочий состоит в следующем:

• делегировать полномочия исходя из возможностей и способностей своих сотрудников и с учетом необходимости их мотивации и стимулирования;
• работа должна быть делегирована целиком, а не в виде частичных изолированных заданий;
• определить четко время делегирования;
• крупные и важные задачи поручаются приказным путем или в письменном виде;
• нельзя вмешиваться в рабочий процесс без веских причин, вместе с тем обеспечить совет и поддержку подчиненным в случае возникновения трудностей;
• обеспечит контроль конечных результатов порученного дела и немедленно информировать подчиненных о результатах контроля.

3.6. Прием по личным вопросам

      Очень ответственной функцией менеджера-руководителя является прием посетителей по личным вопросам. Планируя предстоящую беседу, менеджер должен проанализировать свою занятость, определить время беседы и ее продолжительность, поставить перед собой конкретные задачи и составить план беседы. Структура беседы имеет вводную часть (вопросы, возражения), основную часть (доказательство, слушание, выводы) и заключительную часть (решение).

      Тон беседы должен быть дружелюбным и  деловым, что создает атмосферу взаимного доверия. Главным при беседе является умение слушать и правильно задавать уточняющие и наводящие вопросы, которые помогают раскрыть мысли собеседника и правильно определить его точку зрения. Если беседа строится по заранее подготовленным вопросам, то первый из них должен быть простым и интересным для всех, но не дискуссионным. Чем больше менеджер хочет убедить своего собеседника, тем меньше он должен утверждать.

      Беседуя, менеджер любого уровня является доброжелательным и внимательным слушателем, умеющим быть терпеливым и самокритичным, делающим замечания в необидной товарищеской форме, убедительно аргументирующим свою точку зрения. В любой ситуации менеджеру следует опираться на пять основных принципов ведения деловых бесед: привлечь внимание собеседника; пробудить в нем заинтересованность; веско аргументировать свои идеи предложения; выявить интересы и устранить сомнения собеседника; принять решение с учетом интересов собеседника.

      Практическое  применение лучших технических приемов  проведения бесед помогает менеджеру  наладить слаженную работу и организовать дружный коллектив. Во время приемов  по личным вопросам не следует отвлекаться на другие виды работ, желательно отключить телефоны быть тактичным и справедливым по отношению к посетителям.