Оптимизация товарных запасов в торговой фирме

• Оприходование ТМЦ.

    Документ "Оприходование" предназначен для  оформления факта оприходования  ТМЦ.

      Документ может быть оформлен  на основании проведенной инвентаризации  с помощью документа "Инвентаризация (по складу)" или как свободный  документ в случае произвольного  поступления ТМЦ. 

• Списание ТМЦ.

    Документ "Списание" предназначен для оформления списания ТМЦ.

    Документ  может быть оформлен на основании  проведенной инвентаризации (документ "Инвентаризация (по складу)") или  как свободный документ в случае произвольного списания ТМЦ.

• Переоценка (розница).

    Документ "Переоценка (розница)" предназначен для переоценки остатков ТМЦ на розничном  складе.  

    Остатки переоцениваются на розничном складе для выбранной в документе  фирмы.

    После выбора фирмы и розничного склада в документе производится автоматическое заполнение спецификации. Спецификация документа заполняется остатками  ТМЦ, находящихся на данном складе и относящихся к фирме, выбранной в документе.

    Если  на розничном складе существуют остатки  одного и того же ТМЦ по разным ценам, то в документе будет присутствовать несколько строк с одним и  тем же ТМЦ, но с разными ценами.

    Переоценить можно не весь остаток конкретной позиции, а только его часть. В  этом случае в документе необходимо указать количество ТМЦ, которое  необходимо переоценить, и зафиксировать  новую цену. 
 

1.4. Партионный учет

    Одна  из ключевых задач при выборе или  разработке системы автоматизации  учета товаров в розничной  торговле - это решение проблемы партионного учета. В конфигурации «1с: Торговля и Склад» предусмотрено три метода расчета себестоимости:

• FIFO(first in, first out) Товар, пришедший первым, и отгружается первым.
• LIFO(last in, first out) Первым отгружается товар, пришедший последним.
• «По среднему». Средневзвешенная себестоимость.

    Потребность в использовании партионного учета возникает на предприятии, когда появляется необходимость либо группировать какие-либо товары по определенному признаку, либо делить какой-либо товар по определенному признаку.  Партионный учет ведется раздельно для каждого материально ответственного лица. Метод расчета себестоимости устанавливается для каждого собственного юридического лица. Чтобы установить метод расчета себестоимости достаточно зайти в справочник «Фирмы», выбрать юридическое лицо и перейти на вкладку «Учетная политика».

    При оформлении Поступления ТМЦ конфигурация предоставляет возможность указания определенных характеристик приходуемой  партии: номер ГТД, страна происхождения, свойство (цвет, размер и т. д.),  что  в частности обеспечивает партионный учет в разрезе номеров ГТД и стран происхождения в случае учета импортных ТМЦ. 

    

    Рис. Учетная политика 

1.5. Раздельный учет ТМЦ

    Учет  ТМЦ ведется раздельно для  каждой фирмы. Фирма – это совокупность собственного юридического лица и аналитического признака управленческого учета. Конфигурация позволяет получать информацию об остатках и движениях ТМЦ как по каждому  юридическому лицу и разрезу упр. аналитики, так и по фирме, то есть по совокупности этих признаков. Конфигурация позволяет различать для целей торгового учета и отражения в бухгалтерии следующие виды партий ТМЦ:

• купленные;
• взятые на реализацию (по договору комиссии);
• купленные и переданные на реализацию (по договору комиссии);
• принятые на реализацию, переданные на реализацию третьей организации (по договору комиссии);

    Несмотря  на раздельный учет, внешне работа с  ТМЦ поддерживается в предельно  простой форме. Так, купленные и принятые на реализацию ТМЦ, при последующей продаже могут быть оформлены единой накладной. Отличия проявятся лишь при отражении операции отпуска ТМЦ покупателю в бухгалтерском учете, что соответственно найдет отражение при экспорте бухгалтерских проводок: для ТМЦ разных видов будут сформированы проводки по разным схемам. 

1.6. Резервирование ТМЦ

    Товар, зарезервированный за покупателем  имеет не малую роль в оптимизации количества складских товаров. В конфигурации ведется сквозной учет заявок покупателей, начиная с момента выписки документа «Заявка покупателя» до отгрузки ТМЦ.

• Неподтвержденная заявка. В этом случае резервирование ТМЦ не производится. Такую заявку рекомендуется оформлять в том случае, если клиент попросил выписать ему счет, но еще неизвестно, будет ли он оплачивать его и приобретать ТМЦ.
• Заявка на склад. В этом случае ТМЦ резервируется из текущих остатков ТМЦ на указанном в документе складе. Такую заявку следует оформлять в том случае, если необходимо зарезервировать ТМЦ за покупателем, например при отпуске за наличный расчет.
• Заявка на поставку. В этом случае производится анализ предстоящих поставок по уже сделанным заказам поставщикам исходя из указанной в документе даты предполагаемой отгрузки с тем, что бы, начиная с этой даты ТМЦ, под заявку оказались зарезервированы. Т.е. вначале резервируются заказанные, но еще не поступившие ТМЦ (при их поступлении они автоматически окажутся зарезервированными под данную заявку), и только при недостатке ожидаемых поступлений производится  резервирование из текущего складского остатка. Оформление таких заявок позволяет увеличить размер свободного складского остатка за счет предстоящих поступлений по заказам поставщикам.

 
 
 
 
 
 

    2. Отчетность в «1с: Торговля и склад» 

    Для анализа итогов торговой деятельности фирмы служат отчеты. В конфигурации имеются широкие возможности  настройки каждого отчета. Причем, в зависимости от настроек, форма  отчета может меняться.

    Отчеты  можно формировать не только по всей компании в целом, но и по конкретной фирме или по собственному юридическому лицу.

    Отчеты  можно формировать в валюте ведения  бухгалтерского учета или в валюте ведения управленческого учета. При формировании отчетов в валюте бухгалтерского учета суммы в  отчете можно формировать с учетом или без учета НДС. Количественные характеристики в отчетах могут  быть представлены в базовых или  в основных единицах измерения.

    Я рассмотрю аналитические отчеты: «Динамика продаж», «Анализ продаж»  и отчет «Планирование закупок».

    

    Рис. Отчеты «Аналитические»

    Аналитические отчеты предназначены для расширения спектра возможностей по анализу  результатов торгово-хозяйственной  деятельности предприятий, а также для прогнозирования и планирования будущих операций.

    2.1. Отчет «Динамика продаж»

    Отчет предназначен для получения информации о динамике продаж за выбранный период. Период анализа устанавливается  в настройках отчета.

    

Рис. Отчет «Динамика  продаж» вкладка «Основная»

    Анализ  данных в отчете можно детализировать до уровня день, неделя, месяц, квартал, год. То есть, с помощью этого отчета можно получать сравнительную характеристику продаж за год с детализацией по месяцам.

    В качестве анализируемого показателя можно  выбрать выручку по отгрузке или  прибыль по отгрузке. В случае выбора выручки по отгрузке анализируется  весь объем производственных продаж. В случае выбора прибыли по отгрузке вычисляется разница между общим  объемом продаж и себестоимости  ТМЦ, на дату отгрузки. 

    Отчет всегда формируется в валюте управленческого  учета.

    В поле «Отнести к прочим» вводится та сумма, которая при анализе  будет отнесена к прочим объектам анализа.

    Информация  в отчете представлена в графическом  виде. В поле вид выбирается тот  вид графика, в котором будет  представлена информация в отчете.

    

Рис. Отчет «Динамика  продаж»

    На  первом графике представлена общая  выручка (прибыль) от продаж ТМЦ. По вертикальной оси отображается выручка (прибыль) от продаж ТМЦ, а по горизонтальной – период продаж. На данном рисунке  представлен анализ продаж повидла  за месяц с детализацией по неделям. Анализируемый показатель выручка  по отгрузке.

    На  втором графике представлены суммы  выручки (прибыли) с разбивкой по параметрам анализируемого показателя. 
 
 
 
 

    2.2. Отчет «Анализ продаж» 

    Данный  отчет предназначен для анализа  прибыльности продаж. В отчете выводится  информация обо всех продажах, произведенных  за период, указанный в отчете.

    

    Рис. Отчет «Анализ продаж» вкладка  «Основная» 

    Отчет о продажах можно сформировать как  по каждой фирме так и по всей компании в целом. Можно также сформировать отчет по юридическому лицу или по конкретному аналитическому признаку управленческого учета.

    Пользуясь возможностями детализации и  группировки, представленных в настройках отчета, можно получать в отчете необходимую информацию.

    

    Рис. Отчет «Анализ продаж»

    Информация  в отчете:

    Ед. – единица измерения ТМЦ.

    Количество – количество ТМЦ, выраженное в заданных единицах измерения (основных или базовых).

    Себестоимость – себестоимость ТМЦ, рассчитанная на дату продажи в валюте управленческого учета.

    Продажи – сумма продаж ТМЦ, выраженная в валюте управленческого учета.

    Прибыль – разница между суммой продажи и себестоимости в абсолютном выражении.

    Прибыль % - разница между суммой продажи и себестоимости в процентном выражении. 

    2.3. Отчет «Планирование закупок».

    Наиболее  важным аспектом деятельности торговой фирмы является гибкое управление складскими запасами тех ТМЦ, которые она  продает. В связи с этим актуальным становится вопрос о поддержании  остатков ТМЦ на оптимальном уровне. Оптимальный уровень складских  запасов обуславливается двумя  факторами. С одной стороны, остуствие некоторых ТМЦ на складе приводит к потерям торговой компании из-за невозможности продавать эти ТМЦ. С другой стороны, вложение большого объема средств на покупку того или иного ТМЦ для поддержания его складских остатков на высоком уровне также не является рентабельным. Оптимальным вариантом для торговой компании является хранение на складе того количества  ТМЦ, которое реально продается, плюс некоторый запас (минимальный товарный остаток). Для решения подобной задачи служит отчет «Планирование закупок»

    Данный  отчет предназначен для анализа  продаж ТМЦ и планирования необходимого объема закупок на определенный период. Необходимый объем закупок рассчитывается с учетом минимального остатка, остатка  ТМЦ на начало периода продаж и  средней скорости продаж. Минимальный  остаток задается для каждого  ТМЦ в его форме.

    В данном отчете можно также получить полную информацию о скорости продаж ТМЦ (т.е. о среднем объеме продаж ТМЦ за день) в те дни, когда ТМЦ  имелся в наличии, и о числе  таких дней.

    В отчете «Планирование закупок» задаются период анализа продаж и период планирования закупок. Период анализа продаж —  это тот период, на основании продаж за который рассчитывается средняя  скорость продаж ТМЦ за день. На основании  этой скорости продаж вычисляется предполагаемый объем продаж ТМЦ на период планирования закупок. По предполагаемому объему продаж и начальному складскому остатку  рассчитывается количество ТМЦ, которое  следует купить, чтобы к концу  периода планирования закупок на складе осталось оптимальное количество ТМЦ, равное минимальному остатку. Правильный выбор границ периода анализа  продаж позволяет достигать наиболее точной оценки предполагаемого объема продаж. Так, для ТМЦ, уровень продаж, которых не подвержен сезонным колебаниям и в среднем в течение всего  времени остается на одном и том  же уровне, следует выбрать максимально  большой период анализа, например, за один год.

    Объем продаж может зависеть от фактора  времени, например, для сезонных товаров (таких, как лыжи и коньки, которые  поступают, в основном, зимой). В этом случае лучшим выбором был бы период, аналогичный по «сезонному времени» периоду планирования закупок. Например, если требуется в июле спланировать заказ поставщику лыж и коньков  для продажи их зимой (с ноября по март), то для анализа лучше  выбрать аналогичный период прошлого года.