Информационная база для расчётов бухгалтерских операций

3. ПЕРВИЧНОЕ НАБЛЮДЕНИЕ  – ОСНОВА ИНФОРМАЦИОННОЙ  СИСТЕМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА. 

       3.1 Документы как  источник первичной  информации и их  классификация. 

Для непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо фиксировать каждую хозяйственную операцию. Все финансово-хозяйственные  операции должны быть оформлены на основании должным образом составленных оправдательных документов. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета – документация. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность, бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля. Она используется для организации сплошного и непрерывного учета оборота средств предприятия, источников их формирования и операций с ними. При помощи документации осуществляется первичное наблюдение и учетное отражение хозяйственных операций, закрепляется ответственность работника за полученные ценности.

Первичный документ – оправдательный документ по совершению хозяйственной операции (письменное доказательство), на основании  которого ведется бухгалтерский учет. Документ – основа и начало учетных записей, средство при помощи которого осуществляются финансово-хозяйственная деятельность, оперативное руководство и управление организацией.

Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.

Документы имеют также контрольное значение, так как дают возможность предупреждать  случаи хищения, контролируя сохранность  ценностей. Они являются основой  при проведении аудиторских проверок, документальных ревизий, анализа результатов работы организации.

Все документы  имеют реквизиты (от латинского reguisitum – нужное, требуемое), т.е. показатели, характеризующие хозяйственную  операцию. Реквизиты бывают обязательные и дополнительные. К обязательным реквизитам относятся: наименование документа, наименование организации, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции, подписи лиц, ответственных за эту операцию, и др. К дополнительным реквизитам относятся: адрес и телефон организации, указание сторон, участвующих в совершении данной операции, и др.

Основными направлениями совершенствования  документации являются унификация и  стандартизация.

Унифицированные документы – это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение при совершенствовании учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к их составлению, систематизирует учет, устраняет произвольные и устаревшие формы, способствует рациональной организации учета. К таким документам относятся: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, требования, лимитно-заборные карты, счета-фактуры и др.

Стандартизация  документов – установление одинаковых, стандартных размеров для типовых  документов. Это позволяет сократить  расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

К заполнению документов предъявляются такие  требования, как своевременность, достоверность, способ заполнения, исправление ошибочных  записей.

Своевременность – документы должны составляться, как правило, в момент совершения операции или непосредственно по окончании операции.

Достоверность – в документах должны быть заполнены  все реквизиты, которые отражают достоверные данные.

Способ  заполнения – пастой шариковых ручек, автоматизированным путем и т.д. Он должен быть заполнен четко, без  помарок, свободные строки – прочерчиваются. Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Исправление ошибочных записей – в учетные  документы можно вносить исправления (кроме кассовых, банковских и др.) корректурным способом, т.е. зачеркивается одной чертой неправильный текст или сумма, пишется исправленный текст или сумма, оговаривается надписью «исправлено», ставится дата исправления, что подтверждается подписью лиц, подписавших данный документ.

Для правильного применения документов необходима их разносторонняя характеристика, т.е. классификация.

Таблица 1

Классификация документов

 

Распорядительные – содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Например, платежное поручение банку на перечисление задолженности по налоговым платежам.

Оправдательные – подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Например, счета которые подтверждают произведенные расходы.

Документы бухгалтерского оформления – составляются работниками бухгалтерии: справки, расчеты и др.

Комбинированные документы – одновременно выполняют функции распорядительных, оправдательных, бухгалтерского оформления: приходные, расходные кассовые ордера и др.

Первичные – составляются на каждую отдельную хозяйственную операцию в момент ее совершения: акт на списание основных средств и др.

Сводные – оформляются на основании ранее составленных первичных документов: отчеты кассира и др.

Разовые – применяются лишь однажды для отражения операций или нескольких одновременно совершаемых операций: расчетная, расчетно-платежная ведомости и др.

Накопительные – составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения: лимитно-заборные карты на отпуск материалов со склада организации и др.

Внутренние – составляются для отражения внутренних операций в организациях: накладная на внутреннее перемещение материалов и др.

Внешние – заполняются вне пределов данной организации и поступают уже в заполненном виде. 
 
 

3.2 Организация документооборота и инвентаризация 

Документооборот – движение документов от момента  их составления или поступления  от других организаций, лиц до исполнения или отправки, передачи в архив  или уничтожения. К основным принципам  документооборота относятся: кратчайший путь прохождения и минимальный срок обработки на каждой инстанции.

Поэтому понятие  документооборота включает в себя: график прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и отражением на счетах бухгалтерского учета. Документооборот позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые работают с данными документами.

При составлении  графика должны быть соблюдены следующие  требования:

– в документах, принимаемых бухгалтерией, должны быть заполнены все реквизиты;

– при приемке  документов производится проверка по существу, по форме, арифметическая;

– исправления  в документах должны быть произведены  корректурным способом и т.д.

При составлении  графика документооборота главный  бухгалтер устанавливает круг лиц  работящих с определенными документами. До их сведения доводятся правила оформления, сроки представления в бухгалтерию этих документов.

Организация документооборота имеет большое значение, так как  усиливает контрольные функции  учета, ускоряет сроки составления  бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.

    Тема  организации работы с документами  в современных условиях имеет  сейчас большую актуальность, так  как от правильного выбора технологии работы зависит успех  любой организации.

    В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

    Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Инвентаризация  – способ контроля за сохранностью средств предприятия и правильностью отражения их в бухгалтерском учете. Объектами инвентаризации являются не только имущество (материалы, основные средства, товары, нематериальные активы и др.), но и финансовые обязательства (кредиторская задолженность, кредиты банка, займы и др.).

Инвентаризация – это способ проверки соответствия фактического наличия средств данным бухгалтерского учета. Она позволяет проверить все ли хозяйственные операции оформлены документально и отражены в бухгалтерском учете, а также внести необходимые исправления и уточнения.

Инвентаризация  обязательно проводится перед составлением годового отчета, при смене материально  ответственного лица, в случае установления порчи, фактов злоупотреблений, хищений  и др. Для поведения инвентаризации каждой организацией создается постоянно действующая комиссия, которая в присутствии материально ответственного лица проверяет наличие материальных ценностей и составляет инвентаризационные описи. Полученные результаты сравниваются с данными учета и составляется сличительная ведомость. Выявленные расхождения регулируются сразу же после окончания инвентаризации.

Различают следующие виды инвентаризаций: частичная, периодическая, полная, выборочная (рис. 1).

Кроме того инвентаризации бывают плановые и внеплановые.

Плановые  – проводятся в установленные инструкциями сроки, внеплановые – проводятся по мере необходимости, обычно внезапно.

Рис. 1. Виды инвентаризаций 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Бухгалтерская отчетность – единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результате ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

     В связи с большим разнообразием  применяемой отчетности ее изучение целесообразно строить на основе разносторонней классификации. Бухгалтерскую отчетность классифицируют по следующим основным признакам: по видам; периодичности составления; степени обобщения отчетных данных; по назначению.

     По видам отчетность делится на бухгалтерскую, статистическую и оперативную.

     Бухгалтерская отчетность содержит сведения об имуществе, обязательствах и финансовых результатах по стоимостным показателям и составляется на основании данных бухгалтерского учета.

     Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную  систему сбора, регистрации и  обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

     Объектами бухгалтерского учета являются имущество  организаций, их обязательства и  хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности

     Делая вывод о проделанной работе, хочется  еще раз отметить важность наиболее полного и достоверного изложения в бухгалтерской отчетности необходимой информации. Несоблюдение этих требований может привести к весьма существенным негативным последствиям, как для самого предприятия, так и для заинтересованных лиц и организаций – кредиторов, акционеров и др.

      Финансовый  учет и формирование бухгалтерской (финансовой) отчетности в России претерпевают в настоящее время все большие изменения, связанные с адаптацией к требованиям международных стандартов бухгалтерского учета.