Методология экспертизы ценности электронных документов нуждается в развитии

Пока архивистам следует сосредоточиться па решении  проблем методологического и  методического характера, в первую очередь касающихся экспертизы ценности, обеспечения сохранности и учета  электронных документов. Основные правила  работы архивов организаций в  этой части противоречивы и недостаточны. Об этом и говорится в статье С.В. Дрокова, которая носит дискуссионный, если не провокационный характер. В  ней содержится целый ряд интересных замечаний и предложений, с которыми можно соглашаться или спорить. 

Пожалуй, нельзя полностью  согласиться с тем, что «идентификатор электронной копии документа» (реквизит №30 по ГОСТ 6.30-2003) может стать отправной  точкой в учете электронных документов. Дело в том, что поисковые данные файла зачастую меняются в ходе проведения службой ИТ разнообразных работ  с информационными ресурсами, например при оптимизации дискового пространства сервера или переустановке программного обеспечения на отдельных компьютерах. Правда, предложенная СВ. Дроковым «технологическая цепочка по сбору и обеспечению  сохранности» электронных документов с использованием реквизита №30 может  быть реализована в двух случаях: во-первых, когда файлы документов состоят в полном распоряжении их создателей или службы ДОУ (а лучше  всего -архива организации), которые  получат возможность по своему усмотрению организовывать формирование папок  с файлами и, главное, контролировать их целостность, а во-вторых, при  наличии в организации системы  электронного делопроизводства и документооборота, не только спроектированной с учетом требований службы ДОУ и архива, но и введенной в эксплуатацию по согласованию (если не по утверждению) с этими структурными подразделениями. 

В последнем случае в реквизите №30 имеет смысл  указывать поисковые данные электронной  регистрационной контрольной карточки (РКК) документа, к которой прикреплен файл. Она, как правило, хранится в  базе данных. Тогда, куда бы файл (или  несколько файлов с вариантами документа) ни перемещался, система автоматически  регистрирует его новые поисковые  данные (путь к файлу). Однако подобный подход требует разработки системы  учета самих баз данных с РКК  документов и другими документальными  ресурсами, которая не предусмотрена  Основными правилами работы архивов  организаций. 

Вряд ли стоит  исключать службу ИТ организации  из числа «альтернативных помощников»  архива в подготовке перечня систем, тем и проектов. Если появятся правовые нормативные акты, обязывающие организацию  учитывать и хранить фонд электронных  документов, и будут установлены  четкие и прозрачные требования архивистов к процедурам и форматам создания, храпения и передачи в государственный  архив электронных документов, то наладить такое взаимодействие вполне реально. При этом роли архивистов и  технических специалистов могут  разделиться: первые будут отвечать за учет, описание и экспертизу ценности электронных документов с общих  докумснтоведческих и архивоведческих  позиций, вторые - рассматривая вопросы  учета и экспертизы ценности электронных  документов. С.В. Дроков сосредоточился лишь на прикладных программных средствах (ППС) - попросту говоря, исполняемых  программах, которые позволяют пользователю легко обрабатывать данные. Он ошибочно предположил, что это будет осложнено  авторскими и имущественными правами  организации на ППС. В действительности дело обстоит иначе. Замечательно, что  ППС отражаются в бухгалтерской  отчетности, однако архивы и архивные службы в большей степени интересуют сами данные, 

электронные документы, ради создания, обработки и использования  которых приобретаются или разрабатываются  ППС. Если электронные управленческих и научно-технические документы  будут сохраняться в широко распространенных или открытых компьютерных форматах, то через десятки лет для их использования специальные и  авторские ППС не понадобятся(в  условиях обновления технологической  среды они окажутся попросту бесполезны), а значит, учет и экспертиза ценности электронных документов значительно  упростятся. 

Первоначальная нормативная  база для экспертизы ценности электронах документов существует. Это п. 6 Положения  об Архивном фонде Российской Федерации (1994 г.), устанавливающий пятилетний срок временно-. храпения документов на машинных носителях; Перечень типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с  указанием сроков хранения (2000 г.), который  определяет, что «срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует  сроку хранения аналогичных видов  документов на традиционных носителях»- (с. 8). Эти положение требуют развития и углубления, но уже есть от чего отталкиваться. 

По-видимому, основная проблема состоит не в экспертизе ценности уже .явленных электронных  документов, а в самом выявлении  этих документов, т. е. во включении  управленческой документации в электронном  виде номенклатуры дел организаций, на необходимость которого справедливо  рассказывает и СВ. Дроков. Но как  заставить организации регистрировать свои электронные документы (базы данных и т. д., а не ППС)? Это главная  проблема экспертизы ценности электронных  документов на сегодняшний день. 

В Москве к ее решению  уже приступили. Закон г. Москвы «Об  информационных ресурсах и информатизации города Москвы» (№52 от 10.2001 г.) закрепляет за ней право собственности на информационные ресурсы, содержащиеся в информационных системах, созданных или ведутся за счет бюджета города. Статья 7 закона устанавливает, что информационные ресурсы Москвы подлежат учету путем регистрации содержащих эти ресурсы информационных систем (баз данных) в едином Реестре 1формационных ресурсов и систем города Москвы. Несмотря на то, что настоящее время в него включено не так много организаций и их систем, информация о них открыта. Поэтому появились реальные основания для введения экспертизы ценности электронных документов в этих системах для выявления ресурсов, подлежащих постоянному хранению.

Учет ППС в бухотчетности - вещь, безусловно, полезная: если есть ППС, значит, должны быть и электронные  документы, которые необходимо учитывать  и оценивать. Но кто допустит архивистов к бухгалтерской отчетности? Здесь, как видим, необходимо урегулирование отношений с работниками не только служб ИТ, но и бухгалтерии.

1. Список литературы:

1. Учебник «Архивоведение»  М.: «НОРМА», 1996

2. Учебник «Архивоведение»  М.: ПрофОбрИздат, 2002

3. Журнал «Отечественные  архивы» М.: РГГУ, 2003, в. 5

4. «Перечень типовых  управленческих документов с  указанием сроков хранения» М.: Росархив, 2002

5. «Основные правила  работы организаций» М.: 2003

6. http//www.archiviruem.ru

7. http//www.ippnou.ru.