Методология экспертизы ценности электронных документов нуждается в развитии

выносит решения  по предложению министерств и  ведомств о возможной замене подлинников  некоторых категорий документов и дел микрофильмами. 

ЦЭПК, как и все  экспертные комиссии, -- совещательный  орган, поэтому все ее решения  приобретают силу после утверждения  их руководством Росархива. 

Многие вопросы, рассматриваемые  ЦЭПК, возникают в учреждениях: ЭК участвуют в подготовке и обсуждении проектов ведомственных перечней, типовых  и примерных номенклатур, а также  в разработке предложений по изменению  сроков хранения документов и установлению сроков, не предусмотренных перечнем. ЦЭК рассматривают эти вопросы  на уровне министерств и выносят  решения о представлении разработанных  проектов на согласование ЭПК РГА, которая  выносит свои мнения ЦЭПК, а ЦЭПК принимает окончательное решение (представляемое на утверждение руководству  Росархива). 

Объединение усилий специалистов отрасли, историков и  архивистов создает условия для  реальной объективной оценки документов. Ведь огромный поток документной  информации затрудняет их выявление. Погоня за обобщенной информацией порой  приводит к выхолащиванию ценных документов, отходящих от привычных  стереотипов, содержащих информацию о  новаторских начинаниях, творческих поисках, нестандартных решениях проблем. Особенно характерно содержание такой  информации в документах определенных исторических периодов, связанных с  различными переменами в жизни общества -- политическими, экономическими, социальными, культурными. Задача экспертной службы -- сохранить наиболее ценные документы  из тех, что освещают ход перестройки  и экономических реформ. 
 
 
 
 

5. Комплекс нормативно-методических  пособий по экспертизе ценности документо

Важнейшим справочным пособием при работе по экспертизе ценности документов служат различные  перечни документов. Перечни, утвержденные Главархивом СССР, Росархивом, являются также и нормативными документами при определении сроков хранения конкретных категорий дел и документов, т.е. указанные в них сроки хранения обязательны. Главное назначение перечней состоит в обеспечении сохранности ценных документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, и их поступление на государственное хранение. 

Существуют два  вида перечней документов: с указанием  сроков хранения и подлежащих передаче на государственное хранение. Перечни  документов по срокам хранения делятся  на две группы: перечни типовых  документов, называемые обычно типовые  перечни, и ведомственные перечни. Перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, являются типовыми, но охватывают только документы  постоянного хранения. 

В типовые перечни, как правило, не включаются документы  специфические, характерные для  какой-то определенной отрасли народного  хозяйства (например, документы медицинские, военные, судебные и т.п.). На основании  типовых перечней министерства и  ведомства разрабатывают ведомственные  перечни, включающие и типовые документы, и документы, специфические для  данной отрасли, т.е. охватывающие всю  документацию учреждений данной отрасли  от высшего органа до низовой организации. Сроки хранения типовых документов соответствуют срокам, указанным  в типовых перечнях (включая отметку  ЭПК). Сроки хранения специфических  документов, создаваемых в результате выполнения учреждениями и предприятиями  отрасли специальных отраслевых функций, определяются путем тщательного  изучения состава и содержания этих документов на основе принципов и  критериев экспертизы ценности документов. После прохождения всех стадий обсуждения и согласования ведомственные перечни  утверждаются руководством соответствующего ведомства и ведущим учреждением  государственной архивной службы. 

В 1967 г. был издан  перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций  и предприятий, с указанием сроков хранения материалов. Этот перечень, а  также два перечня документов по личному составу (с указанием  сроков хранения, издания 1963 г. и подлежащих приему на госхранение, издания 1976 г.). 

Перечисленные перечни  охватывают документы, образующиеся в  процессе управленческой деятельности и характерные для подавляющего большинства учреждений, организаций  и предприятий страны. Но во многих учреждениях и на большинстве  предприятий создается также  техническая документация, поэтому  были изданы два типовых перечня  технической документации: с указанием  сроков и мест ее хранения и подлежащей приему в государственные архивы. 

Для удобства пользования  в 1989 г. эти перечни были доработаны и объединены в один перечень типовых  документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и  других учреждений, организаций и  предприятий, с указанием сроков хранения. Этот перечень включал две  части: традиционная управленческая документация, присущая всем управленческим аппаратам, и типовая научно-техническая  документация. 

Для районных и сельских организаций были изданы другие типовые  перечни: Примерный перечень типовых  документальных материалов, хранящихся в районных, городских, поселковых и  сельских учреждениях, предприятиях и  организациях Союза ССР с указанием  сроков хранения материалов; Перечень документальных материалов, образующихся в колхозах, с указанием срока  хранения материалов. 

Перечни документов, как всякий справочник, состоят из самого перечня (статей) и вспомогательного справочного аппарата. Вспомогательный  справочный аппарат обычно состоит  из указаний по применению перечня, указателя  видов документов и оглавления, которое  является одновременно схемой классификации  статей перечня. Некоторые перечни  снабжены приложениями. 

Рассмотрим в качестве примера состав и методику пользования  перечнем типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций  и предприятий, с указанием сроков хранения материалов (в дальнейшем тексте -- Перечень типовых документов). Методика применения перечня не имеет  принципиальных отличий отныне действующего. Названный перечень начинается с  рекомендаций по применению перечня, в  которых даны пояснения, как на его  основе составлять ведомственный перечень и как им пользоваться в практической работе при определении сроков хранения дел, включенных в номенклатуру, и  при непосредственном изучении дел  при экспертизе их ценности (в перечне  даются не заголовки дел, как в  номенклатурах, а названия категорий  документов, сроки хранения дифференцированы по двум группам учреждений). Заканчиваются  указания объяснением порядка проведения экспертизы и оформления отбора документов на хранение и уничтожение. Далее  идет сам перечень категорий документов по статьям. 
 

Статьей перечня  называется совокупность сведений об одной или нескольких категориях документов, обозначенных одним порядковым номером. 

Сведения о каждой статье в перечне обозначаются по графам. В Перечне типовых документов пять граф: 

Форма 

№ п/п 

Наименование категорий 

документов и других материалов 

Сроки хранения 

Примечание  

в учреждениях, от которых 

материалы поступают  в госархивы 

в учреждениях, от которых  материалы в госархивы не 

принимаются   

1 

2 

3 

4 

5  
 
 

Как видно из приведенной  формы, каждая статья перечня содержит три обязательных элемента и один дополнительный. Обязательные элементы (составные части) статьи по перечню: порядковый номер, который является поисковым и ссылочным номером (гр. 1); название видов документов: одного (планы) или нескольких (счета, наряды и требования) или обобщенное название (материалы) (гр. 2); срок хранения (гр. 3, 4). Дополнительным элементом, присущим не каждой статье, является примечание (гр. 5). 

Схема классификации  перечня производственно-отраслевая, т.е. в ее основу положены направления  деятельности, характерные для большинства  учреждений. Эта схема отражена в  названиях разделов перечня. 

I. Руководство и  контроль. 

II. Организационные  вопросы. 

III. Планирование. 

IV. Финансирование. 

V. Учет и отчетность. 

VI. Кадры. 

VII. Труд, 

VIII. Вопросы внешних  сношений. 

IX. Вопросы производства. 

X. Вопросы строительства,  реконструкции и капитального  ремонта. 

XI. Качество продукции,  технический контроль, стандартизация. 

XII. Вопросы научно-исследовательской  работы. 

XIII. Вопросы просвещения  и образования, культурно-массовая  работа. 

XIV. Социально-бытовые  вопросы. 

XV. Правовые вопросы  и арбитраж. 

XVI. Материально-техническое  снабжение и складское хозяйство. 

XVII. Административно-хозяйственные  вопросы. XVII]. Издательство. 

XIX. Делопроизводство, архив. 

XX Вопросы работы  первичных профорганизаций. 

Примерно такая  же схема и у многих ведомственных  перечней. 

Схема типового перечня  дает возможность разыскать нужную статью, исходя из логических посылок. Например, в подразделении в декабре  появился документ, не предусмотренный  номенклатурой дел: Акт обследования организации труда районным комитетом  народного контроля. Секретарь должен найти этому акту место в номенклатуре и определить срок хранения (в дальнейшем появится план мероприятий по устранению недостатков, отчет о его выполнении и другие документы, но это будет  в дальнейшем, а пока у секретаря  один акт). 

Просмотрев классификационную  схему перечня, в разделе I "Руководство  и контроль" находим подраздел 2 "Контроль" (с. 15). Здесь всего  семь статей. Отмечаем (отбираем) нужную статью: "25. Материалы ревизий  и обследований учреждений органами Советской власти, народного и  финансового контроля". Срок хранения -- постоянный или десять лет {в зависимости  от категории учреждения). Конкретный заголовок будет таким, как указан выше, лишь с небольшим уточнением: Акт обследования организации труда  в отделе Кировским районным комитетом  народного контроля (в каком отделе -- не пишется, так как название отдела указано в начале номенклатуры и  на обложке дела и отражено в индексе  дела). 

Просматривая схему, секретарь мог бы обратить внимание и на раздел VII "Труд", подраздел 3 "Организация и производительность труда, трудовая дисциплина" (учреждение проверяли именно по вопросу организации  труда). Находим в перечне этот подраздел (с. 51). Здесь 19 статей, но в  них речь идет о трудовых договорах, научной организации труда, качестве руководства, графиках производственных процессов, табелях и пр. В ст. 349 говорится об обследованиях: "Анкеты, акты обследования и переписка по вопросу применения и состояния условий труда женщин и подростков на производстве". Но здесь конкретная и узкая тема, а в нашем документе вопрос стоит шире, да и в ст. 25 говорится именно о проверках органами народного контроля. Так что правильным было отнесение документа к ст. 25. 

Как же научиться  правильно находить статью? В основе схемы лежит функциональный признак. В рассмотренном примере -- документ, освещающий проверку, проведенную контролирующим органом. Могла быть проверка и других сторон деятельности учреждения, но в  любом случае место этого акта было бы здесь, исходя из функции контроля. Некоторые работники предпочитают искать нужную статью не по классификационной  схеме, а по указателю видов документов, полагая, что это гораздо проще  и надежнее. Но это ошибочное представление. Многие виды документов в указателе  дают отсылку к десяткам статей. Например, планы имеют 35 разновидностей по указателю и дают отсылки к 66 статьям, постановление -- 17 разновидностей, отсылки к 23 статьям, переписка -- 56 разновидностей, отсылки к 258 статьям. Искать среди  такого множества материалов труднее. А в приведенном примере просто нельзя найти статью по виду документа, так как статья, к которой относится  наш документ, называется не акты, а  материалы (понятие, включающее разные виды документов) и в указателе  видов документов идет под этим названием. 

В гр. 2 записаны не заголовки  дел, а названия документов, часто  нескольких в одной статье (с указанием  либо категорий учреждений-авторов, либо вопроса), или обобщающее наименование -- материалы, также с указанием  вопроса. Например: постановления, протоколы, стенограммы собраний активов министерств, ведомств, учреждений, организаций  и предприятий (ст. 13); материалы по установлению производственных, научных, культурных и других связей между  учреждениями (ст. 48). 

В гр. 3 и 4 заносятся  сведения о сроках хранения документов по категориям учреждений. I категория -- учреждения, от которых материалы  поступают в госархивы, II категория -- учреждения, от которых материалы  в госархив не принимаются. Сроки  хранения документов одинакового названия у них разные. Такое различие сроков хранения в зависимости от категории  учреждений называется дифференциацией  по звеньям. Согласно перечню в учреждениях II категории не создается документов постоянного срока хранения, в  гр. 4 максимальный срок хранения -- десять лет (за исключением некоторых документов по личному составу и о несчастных случаях, срок хранения которых выше). Например: