История делопроизводства в дореволюционной России

     Да  и  в  каждом  отдельном  приказе  было  трудно  разобраться  просителю. Судьи  решали  дела  так, как  им  было  угодно, толкуя  законы  по-своему. Взяточничество  и лицеприятие  господствовали  в  приказах, и московские люди  считали  для  себя  сущим  наказанием, если  нужда  гнала за  каким- либо  делом  в  приказ, - это  всегда  стоило  много  денег, занимало  много времени, а  в  случаях  сложных  и  запутанных  грозило  затянуться  на  всю оставшуюся  жизнь.

     Правительство  московских  времён  все  эти  проблемы  хорошо  знало, и  не раз  пробовало  ввести  больше порядка  в  приказных  делах. И  кое-что  в этом  плане   действительно  делалось, особенно  для  уменьшения взяточничества  и  волокиты, но  сама   основа  всего приказного делопроизводства  оставалась  неизменной - то  одна  и  та  же  сторона государственного  хозяйства  оказывалась  разбитой  по  ведомствам  отдельных приказов, то  всё  хозяйство  и  управление  какой-либо  одной  областью сосредотачивалось  в  одном  приказе. Интересно, что  бумаги  того  времени, направлявшиеся  в  какой-либо  приказ, никогда  не  адресовались “в  такой-то приказ”, а  всегда  на  имя  судьи  приказа. Произвол  и  властность приказных  на  этой  почве  толь  крепли  и  росли  всё  больше.

     Московское  правительство середины  XVII века   осознавало  все  неудобства этой  раздробленной  системы  управления  и  стало  стягивать  однородные приказы  в  более   крупные  деления. Для  этого  или  подчиняли  одному приказу  несколько   других,  или ставили  одного  начальника  во  главе нескольких  однородных  приказов. Посольский  приказ, например,  во второй половине  XVII  века  заведовал девятью другими. Приказ  счётных дел, основанный  при царе  Алексее Михайловиче, вёл счёт  всем  доходам и расходам  всего государства  и  стягивал  к  себе  все  денежные  суммы, которые  оставались  от  текущих  расходов  во  всех  государственных учреждениях. Приказ  этот  как  бы  надзирал  за  финансовой  деятельностью отдельных  приказов  и  контролировал  её.

     Крупные приказы подразделялись на столы, а столы - на повытья. В Разрядном и Поместном приказах было по 9 столов. Столы Поместного приказа делились на 
40 повытий. Столы возглавлялись дьяками, повытья - старшими подьячими. 
Некоторые приказы делились только на повытья. Столы носили названия по роду деятельности (например, в Разрядном приказе - денежный, приказный); по территориям (там же - Московский, Владимирский и пр.); по подведомственным территориям и фамилиям старших подьячих.

    В приказах существовал особый характер управления, заключавшийся в том, что спорные дела судьи рассматривали вместе с дьяками, а дела, не носящие спорный характер, рассматривали каждый в отдельности. Особенностью приказного делопроизводства была крайняя централизация управления: в приказах разрешались не только важные, но и сравнительно второстепенные дела.

     Большинство приказов помещалось в Кремле. В царствование Бориса Годунова между Архангельским собором и Спасскими воротами было построено двухэтажное здание. Каждый приказ занимал здесь по две-три комнаты: одна предназначалась для дьяков, другая - для подьячих, третья ("казенка") использовалась для хранения денег и документов, а иногда как кабинет судьи приказа. Просители толпились в прихожей или на улице. 
     В комнатах со сводчатыми потолками, глиняными или изразцовыми печами и небольшими слюдяными окошками стояли столы и лавки; на полках, в сундуках, ящиках, шкафах размещались документы. В необыкновенной тесноте по 12 и более часов в сутки, нередко даже по праздничным дням, при тусклом свете сальных свечей скрипели гусиными перьями приказные подьячие, переписывая бумаги.

Приказная система с ее централизацией и  бюрократизмом, бумажным делопроизводством  и бесконтрольностью порождала  волокиту, злоупотребления и взяточничество. К концу века приказная система пришла в упадок; ее заменила более прогрессивная система управления - коллегиальная.

    В  приказной  период  постепенно  создаётся  система  делопроизводства  центральных  и  местных  учреждений, складываются  кадры делопроизводственных  служащих, создаются  устойчивые  формы  документов  и приёмы  их  составления, появляются  отдельные  законодательные  акты  о порядке  документирования  и  составления  частных  актов.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В XVII ВЕКЕ 
 

    В результате расширения документирования и переписки при «производстве дел» (решении вопросов) в приказах складывается делопроизводство как система документирования деятельности приказов и организации работы с документами. Это делопроизводство является первой, начальной ступенью в истории развития делопроизводства в дореволюционной России. Его возникновение связано с созданием первых государственных учреждений Русского государства — приказов.

  Характерной особенностью делопроизводства приказов было то, что оно в основном не регулировалось законодательством, а основывалось на нормах обычного права, традиций, обычаев, переносимых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Однако на основе этих обычаев в приказах сложилась определенная последовательность прохождения документов в процессе их исполнения, порядок работы с ними, оформления документов.

  При поступлении документов в приказ на них ставилась дата их поступления. Когда было нужно, дьяк делал на документе помету: «выписать», что означало навести справку. После этого документ поступал в соответствующий стол или повытье, где производилась подготовка дела к докладу дьяку (подбирался нужный материал по делу, составлялся проект ответного документа и т. д.). В результате решения вопроса выносился приговор и составлялся ответный документ.

   Проекты документов по указанию судьи или  дьяка составлялись старыми подьячими, после чего дьяк «чернил» (исправлял) документ. Правленные документы, представлявшие черновики, переписывались молодым подьячим набело, а черновик оставлялся в качестве отпуска (копии ответа).

   Выверенный с черновиком беловой  экземпляр документа, как «справленный», удостоверялся подписью («справой») подьячего, сверявшего беловик с черновиком. «Справа» выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика с черновиком и не придавала еще юридическую силу документу; нужна была подпись или «припись» дьяка или судьи, которая свидетельствовала бы об ответственности за содержание «приписанного» документа и придавала бы ему юридическую силу.

  Подпись или «припись» дьяка на документах проставлялась тогда своеобразным путем. Это своеобразие связано было с так называемой «столбцовой техникой делопроизводства», что являлось одной из характерных особенностей делопроизводства приказов. Сущность этой техники заключалась в следующем.

  В приказах текст документа писался  на узких полосках бумаги (шириной 15—17 см.) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если документ писался на нескольких листах, то они склеивались по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м.), которая скатывалась в свиток.

  Если  документ состоял из нескольких склеенных листов, дьяк «приписывал» документ не в одном, а в нескольких местах. Он проставлял свою подпись по слогам на оборотной стороне документа по всем местам склеек листов. Причем проставлял ее так, чтобы на месте каждой склейки помещался слог его фамилии и так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов.

  Такой способ подписания документов в приказах имел известное практическое значение. Он обеспечивал охрану документов и затруднял их фальсификацию. Так, в случае утери какого-либо отдельного листа из свитка или намеренного его изъятия с целью замены другим, фальсифицированным, эта замена будет видна, т. к. не будет доставать частей букв подписи. Кроме того, в случае расклейки свитка его можно вновь правильно склеить путем соединения частей букв на отдельных листах.

  Свитки, как отдельные документы, подклеивались  в одну общую ленту, которая свертывалась в «столп» или столбец. Столбцы, таким образом, представляли из себя комплексы документов, сгруппированных по каким-либо признакам — предметно-вопросному, номинальному, географическому, корреспондентскому и другим.

  Среди столбцов можно встретить комплексы  документов, имеющих характер дел, в которых отражается последовательное «производство» по тому или иному конкретному вопросу. Такие столбцы начинаются инициативным документом (челобитная, память и т. д.), за которым следуют другие документы, возникшие в ходе рассмотрения данного дела (распросные речи, сказки, выписки и др.) .

  В то же время были столбцы, которые  представляли собой конгломераты документов, подклеенных без какой-либо системы, по мере их накопления. Как свидетельствуют дошедшие до нас описи документов, такие столбцы часто складывались в лари, коробы в полном беспорядке.

  Наряду  со столбцовой системой делопроизводства, в приказах зародилась и уже применялась книжная форма делопроизводства. Так, например, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги и другие. Но книги и тетради не были характерны для делопроизводства приказов. Основная масса всех разрешаемых дел в приказах оформлялась столбцовым способом. Этот способ документирования был доминирующим в приказном делопроизводстве и, несмотря на свои большие неудобства, он сохранялся до реформ Петра I.

  В процессе осуществления приказами  управленческих функций в их деятельности уже широко употреблялась служебная переписка. Причем в этих целях использовались определенные виды документов. От верховной власти приказы получали грамоты, указы царя, приговоры Боярской думы. Между собой приказы сносились «памятями». Особый вид документов составляли «наказаные памяти», которые выдавались воеводам при отъезде их к месту службы на места. В свою очередь с мест в приказы высылались «отписки».

Формой  письменного обращения в правительственные  учреждения были челобитные. В челобитных изложение содержания просьбы челобитчика перемежалось многократным упоминанием довольно длинного титула царя. Эти своеобразные приемы составления челобитных следует отметить как одну из особенностей написания подобного рода просительских документов того времени.

  Если  в приказах и местных учреждениях  с делопроизводством была связана большая группа формирующегося чиновничества, то его резервами за пределами правительственных учреждений были так называемые «площадные подьячие». Возникновение этого института, представлявшего зачаток русского нотариата и развивавшего свою деятельность не только в Москве, но и в других городах, является свидетельством распространения документирования среди населения, фиксирующего ряд своих действий в письменной форме. Главные направления применения документирования — закрепление феодальных отношений, защита частной собственности, документирование хозяйственной деятельности.

  В делопроизводстве приказов зарождается  организация архивов. Появляется описание и учет документов. Так, в росписных списках, составлявшихся при смене воевод, наряду с другими-ценностями по списку передавались и документы.

  Начинают  составляться и специальные описи  документальных материалов. Известна опись документальных материалов Кирило-Белозерского монастыря, составленная в последней четверти XV в. Значительный интерес представляет «Опись царского архива». Она служит источником изучения различных вопросов русской истории, в том числе истории документирования. Из нее мы узнаем о видах документов, о развитии изобразительного документирования — о чертежах и картах, хранившихся в «Царском архиве».

  Делопроизводство  XVI-—XVII вв. не ограничивается стенами приказов, оно велось и в местных учреждениях и представляло уже определенную сложившуюся систему.

  Так, Верхотурская приказная изба получала из приказов указы царя, приговоры Боярской думы, наказные памяти и др. и высылала в центр отписки. Здесь составлялись росписные и сметные списки, велись книги по учету денег и хлебных запасов. В приказную избу поступали челобитные крестьян, посадских людей; по ним выносились решения.

  Таким образом, история делопроизводства в XVII в. свидетельствует, что документирование в этот период интенсивно развивается в связи с деятельностью централизованного Русского государства, создавшего систему центральных и местных органов управления. В приказах воспитываются кадры чиновничества, культивирующего бюрократические порядки. Вне стен приказов большое значение приобретает деятельность площадных подьячих. Создаются формы документов, приемы их составления и оформления. Расширяется применение переписки, необходимой для осуществления управленческой деятельности. 
 

Видовой состав документов приказного делопроизводства 
 

 Видовой состав был довольно разнообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей:

- отписки – документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод;

- грамоты – это царские указы, посылаемые из приказов на места – боярам, воеводам, приказным людям;