Деловая беседа и её виды

      Для поездки за границу достаточно иметь  три комплекта одежды: темный и светлый костюмы, приличную куртку и свитер для прогулок. Если маршрут вашей поездки проходит через страны Востока, то помните, что женщинам не следует надевать брюки, они не должны появляться на улице, в общественных местах без чулок или колготок (особенно в странах, исповедующих ислам), а мужчины – в ярких галстуках.

      Необходимо  помнить, что в деловых отношениях мелочей нет. Одежда, поведение предпринимателя, менеджера – это его визитная карточка. О госте начинают составлять представление заранее, собирая о не информацию. Источниками информации служит поведение бизнесмена в пути к месту деловой встречи, поведение в гостинице, во время самой встречи. Нужно помнить, что нас повсюду окружают люди, которые с той или иной степенью пристрастности изучают вас.

      Соблюдение  важнейших правил поведения с незнакомыми людьми - признак вашей респектабельности, воспитанности, уверенности в себе. Существует целый ряд правил поведения в различных видах транспорта – в самолете, поезде, автомобиле. Долгое путешествие располагает к неторопливой беседе. Нужно уметь вести ее. Прежде всего, не следует злоупотреблять вниманием попутчиков, не стремиться как можно быстрее завладеть всеми сторонами беседы, не быть излишне говорливым: болтливость – признак дурного тона, другая крайность – замкнутость. 
 
 
 
 
 

      2.2. Культура общения по телефону. 

      Современную деловую жизнь невозможно представить  без телефона. Благодаря телефону многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другое учреждение, город для выяснения обстоятельств какого-либо дела. По телефону можно сделать очень многое: провести переговоры, отдать распоряжение, изложить просьбу. Очень часто первым шагом на пути к заключению делового разговора является телефонный разговор.

      У телефонного разговора по сравнению  с письмом есть одно важное преимущество: он обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией независимо от расстояния. Но к деловому телефонному разговору нужно тщательно готовиться. Плохая подготовка, неумение выделить в нем главное, лаконично, емко и грамотно излагать свои мысли приводят к значительным потерям рабочего времени.  Так утверждает американский менеджер А. Макензи. среди 15 главных причин потерь рабочего времени бизнесменом, менеджером  он поставил на первое место телефонные разговоры. Ведя длительные телефонные разговоры, вы можете получить репутацию зануды или пустомели. Подобная репутация подорвет интерес к вам и к вашим деловым предложениям.

      Искусство ведения телефонных разговоров состоит в том, чтобы кратко сообщить все, что следует, и получить ответ. В японской фирме не будут долго держать сотрудника, который не решит деловой вопрос по телефону за три минуты.

      Основа  успешного проведения делового телефонного  разговора – компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приемами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в ее решении. Важно, чтобы служебный, деловой телефонный разговор велся еще в спокойном вежливом тоне и вызывал положительные эмоции. Эффективность делового телефонного общения зависит от эмоционального состояния человека, от его настроения.

      По  мнению психологов, положительные эмоции тонизируют деятельность головного  мозга, способствуют четкому рациональному мышлению. Отрицательные эмоции приводят к нарушению логических связей в словах, аргументации, создают условия для нервной оценки партнера, его предложений. Голос, тон, тембр, интонации внимательному слушателю говорят очень много. По данным психологов, тон, интонация могут нести до 40% информации. Нужно только обращать внимание на подобные «мелочи» во время телефонного разговора. Самому же – стараться говорить ровно, сдерживать свои эмоции, не пытаться прерывать речь собеседника.

      Постараться кратко и ясно изложить свои аргументы. Ваши доводы должны быть правильными по существу и грамотно изложены по форме. В разговоре стараться не допускать выражения типа: «идет», «добро», «лады», «пока». В телефонном разговоре лучше не употреблять специфические, профессиональные выражения, которые могут быть непонятны собеседнику.

      Телефон усугубляет недостатки речи; быстрое  или замедленное произношение слов затрудняет восприятие. Особенно нужно  следить за произношением чисел, имен собственных, согласных букв. Если в разговоре встречаются название городов, поселков, имена собственные, фамилии, которые плохо воспринимаются на слух, их нужно произносить по слогам или даже передавать по буквам.

      Этикет  делового телефонного разговора  имеет в своем запасе целый  ряд реплик для корректировки общения. Например:

      - Как Вы меня слышите?

      - Не могли бы Вы повторить…?

      - Извините, очень плохо слышно.

      - Простите, я не расслышал, что  Вы сказали.

      Прежде  чем позвонить кому-либо, вспомните: длительное воздействие телефонных звонков отрицательно сказывается на нервной системе, ненужные телефонные разговоры нарушают рабочий ритм, мешают решению сложных вопросов, требующих глубокого анализа, обсуждение в спокойных условиях, то есть мешают работать тем, кто находятся рядом.

      Звонок  по домашнему телефону деловому партнеру, сослуживцу для служебного разговора может быть оправдан лишь серьезной причиной, кому бы вы не звонили – начальнику или подчиненному. Воспитанный человек не станет звонить после 22 часов, если для этого нет острой необходимости  или не получено предварительное согласие на этот звонок.

      Как показывает анализ, в телефонном разговоре 30-40% занимают повторение слов, фраз, ненужные паузы и лишние слова. К телефонному разговору надо тщательно готовиться: заранее подобрать все материалы, документы, иметь под рукой необходимые номера телефонов, адреса организаций или нужных лиц, календарь, авторучку, бумагу.

      Для того как вы решили набрать номер, следует точно определить цель разговора и свою тактику его ведения. Составить план беседы, записать вопросы, которые нужно решить, или сведения, которые нужно получить, продумать порядок постановки вопросов. Четко сформулировать вопросы, чтобы собеседник не мог многозначно толковать их. Если обговаривать несколько вопросов, то последовательно заканчивать обсуждение одного вопроса и переходите к следующему. С помощью стандартных фраз стараться отделять один вопрос от другого. Например:

      - Итак, по этому вопросу мы договорились!?

      - Могу я считать, что по этому  вопросу мы достигли соглашения?

      - Как я Вас понял (в этом вопросе), мы сможем рассчитывать на Вашу поддержку?

      Разговор  по каждой теме должен заканчиваться  вопросом, требующим однозначного ответа.

      При подготовке к деловой беседе по телефону нужно ответить себе на следующие  вопросы:

      1) какую главную цель вы ставите перед собой в предстоящем телефонном разговоре;

      2) можете ли вы вообще обойтись  без этого разговора;

      3) готов ли к обсуждению предлагаемой  темы собеседник;

      4) уверены ли вы в благополучном  исходе разговора;

      5) какие вопросы вы должны задать;

      6) какие вопросы может задавать вам собеседник;

      7) какой исход переговоров устроит  (или не устроит) вас, его;

      8) какие приемы воздействия на  собеседника вы можете использовать во время разговора;

      9) как вы будете вести себя, если  ваш собеседник,

• решительно возразит, перейдет на повышенный тон,
• не отреагирует на ваши доводы,
• проявит недоверие к вашим словам, информации.

     Для подготовки к деловому разговору  по телефону, в особенности междугородному и международному, лучше подготовить специальный бланк, в котором будущий разговор записывается с учетом прогнозируемых ответов. 

     2.3. Служебная переписка (деловое письмо). 

     Другая  важная часть делового этикета – служебная переписка. Каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально. На него накладывают отпечаток прежде всего адресат, конкретная ситуация, личность и должность пишущего. Толковая деловая переписка способствует увеличению оборота фирмы, предприятия, улучшению взаимосвязи различных служб, повышению квалификации, установлению прочных связей с потребителями.

     Одно из главных требований к письму – оно должно быть не длинным. Если хотите, чтобы ваше письмо прочли, постарайтесь уложиться на полутора страничках машинописного текста, а еще лучше – на одной странице. Хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным. Это второе требование к письму. В деловом письме нужно избегать многосложных, непонятных (иностранных, сугубо специальных) слов и выражений. Это третье правило написания делового письма. Это же правило предполагает и составление писем короткими предложениями, в которых четко и ясно сформулированы основные мысли автора. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. 

     При деловой переписке нужно помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких «мелочей», как конверт, бланк фирмы, содержание письма. Не нужно жалеть времени, если даже кажется, что письмо написано безупречно, отложить его отправку еще на некоторое время, перечитать еще раз. Как правило, найдутся неточности, излишне эмоциональные выражения. Их исправить, а затем отправлять письмо.

     Специалисты по переписке делят корреспонденцию  на шесть видов:

• торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция;
• ответные письма с благодарностью;
• поздравления;
• извинения;
• требования и запросы;
• соболезнования.

     Эти шесть видов делят в свою очередь  на две категории: формальные и неформальные.

     Служебные записки тоже делятся на виды:

• распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;
• благодарности и поздравления;
• напоминания, просьбы, проведение мероприятия.

     Письма  должны строиться по такой схеме: внимание – интерес – просьба  – действие.

     Внимание: «Уважаемый (ая) Я хочу сообщить Вам  нечто интересное (важное)»

     Интерес: «Мы (я) предлагаем Вам то, что может существенно улучшить Вашу жизнь…»

     Просьба: «Нам требуется помощь людей, готовых  вложить хотя бы… в благородное, патриотическое дело…»

     Действие: «Мы призываем Вас присоединиться к тысячам добрых людей…»

     Нужно помнить, что формулируя просьбу, следует предоставить адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.

     Основные  требования к деловому письму:

     - четкость  и кратность изложения;

     - полнота  информации;

     - конкретность предложений;

     - убедительность и вежливость;

     - грамотное оформление.

     В международной практике сложился общепринятый «стандарт» оформления делового письма, который предусматривает следующее:

     - письмо должно быть посвящено  одной теме;

     - изложение каждой новой мысли  начинается с нового абзаца;

     - между абзацами необходимо делать пробелы;