Роль автоматизации в библиотечном деле

1. РОЛЬ АВТОМАТИЗАЦИИ В БИБЛИОТЕЧНОМ ДЕЛЕ

     На  протяжении всего периода развитии человеческой цивилизации происходят глобальные изменения, ведущие к  её новому этапу — постиндустриальному обществу, все шире использующему компьютеризированные орудия труда и информационные технологии.

     Информация  в таком обществе становится одним  из основных продуктов деятельности человека, и библиотекам со своим огромным информационным потенциалом предстоит войти в процесс развития информационной индустрии, обогащая содержание и расширяя ассортимент производимого ими информационного продукта, включая в поле деятельности наряду с библиографической информацией фактографическую и аналитическую, а также создание традиционной и новой продукции (фонды, каталоги в бумажном и машиночитаемом видах, банки данных). Всего этого можно достичь, если библиотеки уже сейчас,  не теряя времени,  приступят к выполнению комплексных программ автоматизации библиотечных процессов.

     Традиционно пользователи привыкли к мысли, что  в библиотеке можно получить любую информацию. Теперь, в условиях информационного перенасыщения, библиотеке все сложнее выполнять основные функции:  фондообразование, информационно-библиографическое и абонементное обслуживание. Улучшить сбор, хранение и обеспечение доступа к информации библиотека сможет только при условии изменения ее технического оснащения.

     Насколько же необходимо обзаводиться вычислительной техникой, и , вообще, что нам могут  дать автоматизированные библиотечно-информационные системы (АБИС)?

     Чаще  всего приводится следующий аргумент — повышение скорости поиска информации. На самом деле это не главное. В конце концов, в относительно небольшом массиве данных ручной поиск занимает не слишком много времени.

     Более существенны следующие возможности:

1. одноразовый ввод данных и многоцелевое их использование для поиска документов, печати подобранной информации, передачи массивов данных другим организациям, подготовки изданий и т.д.;
2. многоаспектовый поиск данных по различным признакам и их сочетаниям без формирования дополнительных картотек и указателей;
3. поиск в каталогах других библиотек и сводных каталогах, который осуществляется с дисплея своего компьютера в теледоступе по каналам связи или в базах данных на оптических дисках большой емкости, устанавливаемых на компьютерах в своей библиотеке;
4. организация комплектования фонда с использованием баз данных издающих или книготорговых изданий, с автоматическим формированием заказов и учетом их выполнения;
5. автоматизированный учет и ведение статистики во всех процессах, включая обслуживание читателей;
6. надежное хранение библиотечных каталогов в нескольких копиях;
7. сокращение затрат на комплектование фондов и обработку входных потоков документов;
8. расширение сферы услуг за счет привлечения новых информационных источников.

     На  практике это означает выполнение автоматизированной обработки новых поступлений в библиотеку; освобождение сотрудников от ряда рутинных работ по подготовке картотек, изданий, списков, заказов, писем, отчетной документации; создание базы данных о поступлениях; осуществление операций по созданию и копированию тематических архивов литературы. Благодаря автоматизации можно выполнять предметный поиск информации по запросам читателей, обслуживание баз данных информационных и периодических изданий библиотеки, ведение массива библиографических описаний журнальных статей, поиск записей по ключевым словам, создание электронных справочников, контроль за выданной литературой: учет читателей и их формуляров; автоматическая запись в формуляр читателя выданной литературы; контроль срока возврата книг. А главное - обеспечение читателям своей библиотеки выхода в отечественное и мировое информационное пространство.

     Надеюсь, вы убедились, что автоматизация  библиотеки - штука полезная и необходимая.

     Какие же функции библиотеки целесообразно  автоматизировать ?

     В АБИС обычно выделяются следующие функциональные разделы:

1. каталогизация, электронный каталог (ЭК), справочно-библиографическое  обслуживание;
2. библиографическое обслуживание на основе использования баз данных
3. чужих ЭК в теледоступе или на оптических дисках;

     подсистема  обслуживания читателей;

4. комплектование, включая книгообмен;
5. регистрация периодических изданий и ведение соответствующего ЭК;
6. межбиблиотечный абонемент;
7. автоматизированная подготовка библиографических изданий, включая каталожные карточки;
8. подсистема управления (учет, статистика, кадры, бухгалтерия и т.д.).

     Ограниченность  финансирования заставляет библиотеку сделать выбор в сторону автоматизации  наиболее важных функций. Как правило, библиотека останавливается, в первую очередь, на создании ЭК с функциями комплектования и подготовки изданий. Затем решаются вопросы подписки на периодику и ее регистрацию.

     Автоматизация процессов обслуживания читателей  связана с рядом сложностей, которые заставляют многие библиотеки отложить создание этой подсистемы на более обеспеченное будущее. Для данной системы целесообразно иметь несколько дисплеев к одной компьютерной памяти, принтеры в каждом помещении книгохранилища для печати заказов читателей. Кроме того, без использования штрих кодов в библиотеке с номерами читательских билетов и инвентарными номерами единиц хранения, при клавиатурном вводе простых последовательностей знаков с читательских билетов и экземпляров документов легко допустить ошибки.

     Для внедрения АБИС необходимо определить конфигурацию системы и средств ее программного обеспечения. Нормативные документы предусматривают следующую последовательность этапов работ:

• исследование и обоснование создания системы (предпроектное обследование );
• разработка технического здания;
• эскизное проектирование;
• рабочее проектирование;
• изготовление несерийных компонентов комплекса средств автоматизации;
• ввод в действие.

     Сразу же нужно определиться, что мы хотим  создать - отдельные банки данных (ЭК книг, Периодические издания  и др.) или целостную АБИС. Затем на основе предпроектного исследования осуществляется тот технологический процесс, который переводится на компьютеры. При этом составляется техническое задание на разработку банка данных (системы). На этом этапе возможно предупредить ошибки в выборе или разработке программного обеспечения.

     1.1. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ БИБЛИОТЕЧНОГО ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

     Мне представляется, не будет ошибкой  сказать, что, несмотря на все произошедшие изменения, самая стойкая ассоциация с понятиями накопления и распространения знаний, культурного наследия, да и вообще учености — это библиотека. На первый взгляд, данный социальный институт в своем традиционном виде выглядит чем-то достаточно консервативным, особенно если посмотреть на него с точки зрения масштабов использования современных информационных технологий. Главным образом это, к сожалению, касается многих наших отечественных библиотек, правда, это скорее не их вина, а беда, ведь по-настоящему комплексная автоматизация может стоить весьма приличных денег. С другой стороны, данные процессы уже имеют достаточно серьезную историю и очень неплохие перспективы.

     Первые  опыты по применению автоматизации  в современном понимании этого термина в области библиотечного дела начались практически сразу же после того, как электронно-вычислительные машины стали доступны гражданским заказчикам. Пионерами в этом деле стали американцы: первые образцы такой техники появились в библиотеке Конгресса США в конце шестидесятых. Естественно, какого-либо готового программного обеспечения не было не только на рынке, но даже и на горизонте, поэтому программы в каждой библиотеке создавались свои, а их количество не сильно отличалось от общего количества закупленных библиотеками компьютеров. Написание собственной СУБД для своей новой автоматизированной системы рассматривалось как вполне нормальный вариант. Такая ситуация еще более-менее приемлема в условиях одного конкретного информационного учреждения, но совершенно не годится в случае совместной работы нескольких партнеров и необходимости обмена значительными объемами информации.

     Кроме решения чисто технических задач, приходилось решать массу организационных  проблем, а также вопросов, касающихся совместимости различного программного обеспечения и форматов представления  данных при обмене накопленными массивами записей между библиотеками.

     Первым  и самым очевидным решением стало  создание единого обменного машинного формата, предназначенного для представления информации, содержащейся в библиографической записи, используемой как в карточных библиотечных каталогах, так и в широком спектре различной информационной продукции. Новый единый формат был разработан специалистами библиотеки Конгресса, которая выполняет в США функции национальной, и получил название MARC — MAchine Readable Cataloging. С момента своего создания он стал широко использоваться многими американскими библиотеками, получил статус национального и новое, уточненное имя — USMARC, отражающее его новый, общенациональный характер. Изначально он был оптимизирован для работы с ленточными накопителями, но примененные решения оказались настолько удачны, что продолжают использоваться и в наши дни практически без изменений. Запись в этом формате представляет собой набор следующих друг за другом в определенном порядке полей и подполей, содержащих информацию, которая позволяет разносторонне охарактеризовать описываемый документ с целью его последующей идентификации и поиска. Необходимо отметить, что под документом здесь понимается любой материальный носитель, на котором зафиксирована социально значимая информация. Таким образом, под это определение подпадает не только разнообразная печатная продукция — книги, журналы и, например, листовки, — но и произведения изобразительного искусства, аудиозаписи и многие другие варианты. Впоследствии к ним добавились и многочисленные в своем разнообразии электронные ресурсы, а процесс совершенствования MARC-форматов продолжается по сей день. Важными этапами данного процесса стали создание улучшенного международного обменного формата под названием UNIMARC, а также создание на его основе множества национальных форматов, сохраняющих совместимость между собой, но в то же время позволяющих отразить специфику каждого участника международного сотрудничества в данной сфере. Если говорить о республиках бывшего СССР, то уже существует российский национальный формат RUSMARC, а к исходу девяностых была практически завершена работа и над белорусским форматом BELMARC. Подобная деятельность велась и в других республиках.

     Разработка  собственного MARC-формата — совсем не такая простая задача, как это может показаться на первый взгляд. Так, формат UNIMARC состоит в общей сложности из нескольких сотен полей и многих тысяч вариантов заполнения некоторых из них. Кроме этого, необходимо было разработать соответствующее описание формата и подробное руководство по работе с ним. Понятие комплексной автоматизации применительно к библиотекам не ограничивается только созданием пусть и хороших, полностью совместимых баз данных различного назначения. Собранную и организованную метаинформацию еще необходимо связать с содержащими необходимые сведения источниками, находящимися как в фонде отдельной организации, так и за его пределами, а также донести ее до конечного пользователя, то есть осуществить обслуживание.

     К этому моменту уже можно было говорить о создании рынка систем для автоматизации библиотек. Возник спрос на типовые решения, который принялись удовлетворять фирмы, избравшие областью своей деятельности разработку АБИС — автоматизированных библиотечно-информационных систем — именно так стали называть соответствующие программные комплексы. В результате были созданы достаточно совершенные системы, которые, однако, не решили всех проблем.

     Первым  их недостатком оказалась достаточно высокая для потенциальных потребителей цена. Например, за хорошо известную в соответствующих профессиональных кругах АБИС Aleph разработчик, нисколько не смущаясь, просит более сотни тысяч долларов. Такие суммы оставляют за бортом львиную долю учреждений, не способных позволить себе такие покупки. Второй главный недостаток, как оно обычно водится, стал продолжением достоинств типовых решений. Существует достаточно большое количество типов и видов библиотек, каждый из которых имеет свою специфику и особенные требования к программам автоматизации. Соответственно в различных случаях приходилось или мириться с недостаточной функциональностью имеющихся на рынке готовых систем, или же переплачивать за неиспользуемые возможности тех же продуктов, которые, однако, могут быть затребованы в определенных обстоятельствах другими пользователями и поэтому включаются разработчиками в состав своей АБИС. Имелся и еще один вариант — приспособление АБИС к потребностям конкретной библиотеки, но разработчики обычно шли на это с неохотой, или же подобное мероприятие выливалось в суммы, сопоставимые с затратами на создание новой системы под заказ.

     Именно  к этому поколению относится  большее число АБИС разработки наших отечественных фирм. В качестве примеров таких продуктов можно рассматривать белорусскую разработку БИТ - 2000 и российские системы MarcSQL, ИРБИС и A-Elite.

     Для этих пакетов характерными признаками стали ориентация на работу в сетевом режиме, в том числе и через Internet, и поддержка MARC-форматов — как национальных, так и международных. Все эти программы рассчитаны на работу под различными версиями операционных систем производства корпорации Microsoft. Как правило, серверная часть базируется на Windows семейства NT, а клиенты используют Windows 9x. Данные АБИС построены на основе современных СУБД, что обеспечивает достойные рабочие характеристики и функциональность этих продуктов. Особенной "всеядностью" отличается MarcSQL, способный взаимодействовать с такими СУБД, как продукты Oracle, Ms SQL Server, а также FoxPro, и многими другими — общим количеством более десятка.