Программа MS Access

Выражение в  поле можно не только вводить с  клавиатуры, но и форматировать его  автоматически. С этой целью выделяется поле, куда будет введено выражение, а из контекстного меню (вызывается щелчком правой клавиши мыши) выбирается команда «Свойство». Затем в диалоговом окне «Поле курсор» необходимо перевести  в строку «Данные» и щелкнуть на кнопке с тремя точками; на экране появится диалоговое окно «Построитель выражения». В этом окне щелчком  на соответствующей кнопке вставляется  знак равенства (=), двойным щелчком раскрывается папка «Функции», затем щелчком раскрывается папка «Встроенные функции».

Под форматированием  элементов управления формы понимается их перемещение, изменение размера, изменение шрифта текста и т.п. Эти  операции можно выполнить с помощью  кнопок панели форматирования либо с  помощью команд меню «Формат». Для  этой цели можно также использовать команды контекстного меню, такие  как «Свойства», «Выровнять».

К формам предъявляются  повышенные требования по дизайну. Поэтому  все элементы формы должны быть выровнены. Для этого элементы выделяются протаскиванием мыши по вертикальной линейке, а затем  выполняется команда «Формат Выровнять» (или команда «Выровнять» из контекстного меню) либо по левому краю, либо по верхнему и т. д.

При перемещении  элемента с помощью мыши необходимо указатель мыши установить на маркёр верхнего левого угла выделенного элемента, чтобы указатель принял форму  указательного пальца. Если указатель  имеет форму ладони, то поле перетаскивается  одновременно с присоединённой надписью либо одновременно перемещаются все  выделенные элементы.

В разработанной  программе с помощью конструктора форм была создана результирующая форма  «Итоговая форма». Она была создана  в режиме «Конструктор», так как  предполагала отличие от существующих в «Мастере форм» шаблонов, и для  ее создания применялись настраиваемые  элементы из «Панели элементов». Данная форма сочетает в себе данные из двух предыдущих форм. Основным элементом  на ней является элемент «Вкладка», в наборе вкладок которого обозначены четыре вкладки, а именно «Список  студентов», «Данные студента», «Поиск»  и «Отчет». На первых двух вкладках соответственно располагаются элементы из форм «Список студентов» и «Данные  студента». На вкладке «Поиск» располагаются  кнопки «Поиск по факультету», «Поиск по специальности», «Поиск по форме обучения» и «Поиск по курсу». Данные кнопки реализуют функции соответствующих поисков студентов используя фильтры и запросы описанные в предыдущем разделе. На четвертой вкладке «Отчет» находится кнопка генерации отчета на основе данных из таблицы «Список студентов» (процесс создания и формирования отчета будет описан в следующем разделе).

Данная форма  является результирующей формой, включающей в себя данные и функции из других элементов базы данных (таблицы, запросы, отчеты), поэтому она указана как  стартовая форма, открываемая по умолчанию при запуске базы данных.

2.4 Отчёты

2.4.1 Автоотчеты 

Отчет -- это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется. Основное назначение отчётов - это вывод данных в виде выходного печатного документа. Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

Больше всего  сведений в отчете берется из базовой  таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета. Для создания связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления. Ими могут быть поля, содержащие имена или числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчета.

Автоотчет является средством создания отчета, в котором выводятся все поля и записи из базовой таблицы или запроса.

1. В окне базы  данных выберите вкладку «Отчеты».

2. Нажмите кнопку  «Создать».

3. В диалоговом  окне «Новый отчет» выберите  одного из следующих мастеров:

- «Автоотчет: в  столбец» - каждое поле образует  отдельную строку с заголовком  слева.

- «Автоотчет: ленточный» - поля каждой записи образуют отдельную строку. Заголовки печатаются сверху на каждой странице.

4. Выберите таблицу  или запрос, содержащие данные, выводящиеся  в отчете.

5. Нажмите кнопку  «OK».

Microsoft Access применяет последний автоформат, использованный для создания отчета. Если вы ранее не создавали отчет с помощью мастера или не использовали команду «Автоформат» из меню «Формат», будет применен стандартный автоформат.

Также можно  создать отчет с полями, размещенными в один столбец, базовым источником данных которого являются таблица или  запрос, выбранные в окне базы данных. Для этого необходимо выбрать  команду «Автоотчет» в меню «Вставка»  или нажмите кнопку раскрытия  списка рядом с кнопкой «Новый объект» на панели инструментов и  выберите команду «Автоотчет». Отчеты, созданные подобным образом, содержат только сами записи (в них нет  верхнего и нижнего колонтитулов).

2.4.2 Конструктор  отчетов

Конструктор отчетов  представляет собой окно, в котором  создается макет отчета.

Для того чтобы  открыть отчет в режиме конструктора, следует перейти в окно базы данных, выбрать вкладку «Отчеты», выбрать  отчет и нажать кнопку «Конструктор».

Если отчет  уже открыт, то для перехода в  режим конструктора следует нажать кнопку «Вид» на панели инструментов. 

2.4.3 Мастер  отчетов 

Пользователь  имеет возможность разработать  отчет самостоятельно или создать  отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Последовательность  действий при формировании отчёта с  помощью Мастера такая же, как  и при создании формы. Дополнительными  являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным  полям. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.

По каждой из групп при необходимости можно  подводить итоги. Для получения  итоговых значений по числовым полям  необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне «Создание  отчётов» щелкнуть на кнопке «Итоги», после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые  функции. Программа предусматривает  вывод как данных (записей) и итогов, так и только итогов.

Из режима просмотра  пользователь может скопировать  отчёт в виде отдельного файла  текстового редактора Word или электронной таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке «Связи с Office», расположенной на панели инструментов «Предварительный просмотр».

Для разрабатываемой  БД с помощью мастера отчетов  был создан отчет «Список студентов», данный отчет генерирует данные из таблицы «Список студентов» для  их более удобного просмотра и, в  случае необходимости, вывода на печать. Использование «Мастера отчетов» в  данном случае существенно упрощает разработку выдаваемых отчетов.

Создание отчета:

1. В окне базы  данных выбираем вкладку «Отчеты».

2. Нажимаем кнопку  «Создать».

3. В диалоговом  окне «Новый отчет» выбираем  нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится  в левой половине диалогового  окна. 

4. Выбираем имя  таблицы или запроса, содержащие  данные, по которым строится отчет.  Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как базовый источник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.

5. Нажимаем кнопку  «Далее».

6. Выбираем макет  и стиль оформления (макет для  данного отчета был выбран  «Табличный», ориентация «Книжная»,  стиль оформления «Деловой»).

7. Нажимаем кнопку  «OK».

Если на шаге «3» выбран мастер отчетов, мастер диаграмм или мастер наклеек, то необходимо выполнять  инструкции мастера, выводящиеся в  диалоговом окне. Если выбран один из мастеров автоотчетов, отчет создается автоматически.

Если созданный  мастером отчет требует внесения изменений, можно сделать это  в режиме конструктора отчета.

Структура отчёта отличается от структуры формы только большим количеством разделов. Кроме  разделов заголовка, примечания и данных, отчёт может содержать разделы  верхнего и нижнего колонтитулов, которые необходимы для печати служебной  информации, например номеров страниц.

Для вставки  в область верхнего или нижнего  колонтитула номера страницы выполняется  команда «Вставка Номера страниц».

Заключение 

Проделанная работа по курсовой работе позволяет сделать  следующие выводы:

- Чтобы сделать  любую базу данных Microsoft Access необходимо изучить предметную область и составить таблицы, в которых будет отображаться это предметная область.

- После составления  таблиц идет их связывание.

- По связанным  таблицам составляются запросы,  формы, отчеты. 

Полученный опыт по курсовой работе позволяет мне  в любой организации, ознакомившись  с ее работой, создать прототип базы данных для того, чтобы увеличить  эффективность и продуктивность при работе с большими объемами информации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список литературы

1. Бакаревич  Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель  Microsoft Access 2002. - СПб.: БХВ-Петербург, 2002. - 720 с.

2. Microsoft Access 2000. Шаг за шагом: Практическое пособие / Пер. с англ. - М.: ЭКОМ, 2000. - 352 с.

3. К.Дэйт. Введение  в системы баз данных - СПБ.: БХВ-Петербург, 2000. - 340 с.

4. Винтер Р.  Microsoft Access 2000: Справочник. - СПб, 2001. - 416 с.