Программа MS Access

Для того чтобы  изменить макет запроса нужно  нажать кнопку «Конструктор», в результате чего появится диалоговое окно «<Имя> запрос: запрос на выборку». Рассмотрим подробнее элементы этого окна.

«Список полей» - используется для добавления полей  в активный запрос или фильтра. Для  этого следует перенести поле с помощью мыши из списка полей  в столбец в бланке запроса.

Строка «Поле» - добавляет поле в результаты активного  запроса или фильтра. Для добавления поля в запрос выберите ячейку в  этой строке в бланке запроса и  выберите поле в раскрывающемся списке.

Строка «Имя таблицы» - указывает таблицу, в которой  находится данное поле. Это удобно при определении принадлежности полей тем или иным таблицам в  многотабличном запросе или фильтре. Чтобы вывести на экран или скрыть строку Имя таблицы, установите или снимите флажок «Имена таблиц» в меню «Вид».

Строка «Сортировка» - задается порядок сортировки значений управляющего запроса или фильтра: по возрастанию (от 0 до 9, от A до Z, от А до Я), по убыванию (от 9 до 0, от Z до A, от Я до А) или отсутствие сортировки. Чтобы указать сортировку поля, выберите ячейку в строке Сортировка и укажите порядок сортировки.

Флажок «Вывод на экран» - отображает на экране или  скрывает столбец при выполнении запроса или фильтра. Если столбец  скрыт, он все равно может быть использован для определения  условий отбора.

Строки «Условие отбора» и «Или» - задают одно или  несколько условий отбора, определяющих набор записей, отбираемых в запросе  или фильтре. При необходимости  ввести дополнительные условия, введите  значение или выражение в ячейки под ячейкой «Или».

В нашей базе данных «Студенты» были созданы четыре запроса, для поиска студентов по одному из следующих критериев, а  именно «Факультет», «Специальность», «Форма обучения» и «Курс». Для  этого в окне базы данных необходимо выбрать объект «Запросы» и дважды щелкнуть на значке «Создание запроса» в режиме конструктора (или щелкнуть на кнопке «Создать», а затем выбрать  команду «Конструктор»). Эти действия вызовут открытие окна «Запрос на выборку», чаще всего это окно называется бланком запроса по образцу.

Одновременно  с бланком запроса по образцу  открывается диалоговое окно «Добавление  таблицы», в котором в качестве источника данных для запроса  выбирается таблица «Список студентов», а затем выполняется щелчок на кнопке «Добавить». Имя таблицы с  перечнем содержащихся в ней полей  появится в верхней части бланка запроса. Выбрав источник данных, нужно  щелкнуть на кнопке «Закрыть», и окно «Добавление таблицы» закроется.

Нижняя часть  бланка запроса разбита на столбцы, причем каждому столбцу соответствует  определенное поле будущей результирующей таблицы. Для создания результирующей таблицы необходимо «перенести»  имена полей таблицы (или таблиц) из верхней части бланка запроса  в его нижнюю часть (в строку «Поле»), тем самым осуществив выбор полей, включаемых в результирующую таблицу. Это можно проделать несколькими  способами: 

- в нижней  части бланка запроса в строке  «Поле» выполнить щелчок на  пустой ячейке, а затем из списка  полей, раскрываемого щелчком  на кнопке выбора данных из  списка, выбрать требуемое поле;

- в верхней  части бланка запроса осуществить  двойной щелчок на имени поля  требуемой таблицы;

- в верхней  части запроса выделить одно  или несколько полей таблицы  (при нажатой клавише «Ctrl», которые затем перетащить в строку «Поле» нижней части бланка;

- для включения  в запрос всех полей таблицы  последние выделить двойным щелчком  на строке заголовка таблицы,  а затем перетащить в строку  «Поле».

В нижней части  бланка запроса имеется также  строка «Сортировка». При необходимости  упорядочивания данных в результирующей таблице по какому-либо полю необходимо щелкнуть на ячейке этого поля, находящейся  в строке «Сортировка», затем выполнить  щелчок на появившейся в этой ячейке кнопке выбора данных из списка и выбрать  метод сортировки - по возрастанию  или убыванию. Для многоуровневой сортировки, осуществляемой сразу по нескольким полям, предварительно требуется  расположить поля в нижней части  бланка запроса в определенном порядке. Данные сортируются сначала по полю, расположенному левее в бланке запроса, затем по другому полю, для которого включена сортировка, и так далее  слева направо. Перемещать поля можно  обычным перетаскиванием, предварительно выделив требуемый столбец щелчком  над ячейкой с наименованием  поля (указатель мыши при этом должен принять форму стрелки, направленной вниз).

В каждой ячейке строки «Вывод на экран» проставлен флажок, т. е. по умолчанию опция «Вывод на экран» активна для всех полей. При  этом предполагается, что все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран.

При закрытии диалогового  окна «Запрос на выборку» необходимо задать имя запроса, с которым  он будет сохранен. Запрос можно  сохранить и до закрытия диалогового  окна с помощью команды «Файл Сохранить».

Для просмотра  результирующей таблицы сохраненного запроса его имя маркируют  в окне базы данных и щелкают на кнопке «Открыть». Запрос также открывается  двойным щелчком на его значке, отображенном в окне базы данных.

2.2.3 Построитель  выражений 

Построитель выражений  может быть вызван в тех случаях, когда пользователь должен ввести выражение, например, в окне свойств, в поле «Условие отбора» в бланке запроса, в окне макроса или в окне модуля.

Запуск построителя  выражений из окна свойств или  из нижней половины окна макроса:

1. Необходимо  выбрать ячейку свойства или  аргумента, в которую требуется  ввести выражение.

2. Нажать кнопку  «Построить», которая находится  рядом с ячейкой свойства или  аргумента.

Если для данного  свойства можно использовать несколько  построителей, открывается окно диалога  «Построители» после чего необходимо выбрать «Выражения» и нажать кнопку «OK».

Запуск построителя  выражений из бланка запроса, столбца  условий в окне макроса или  из окна модуля (допускается вызов  построителя выражений из полей  «Условие отбора» и «Поле» в бланке запроса, из ячейки столбца условий  в окне макроса или из окна модуля):

1. Необходимо  установить указатель в позицию,  в которую требуется ввести  выражение, и нажать правую  кнопку мыши.

2. В контекстном  меню выбрать команду «Построить».

Создание выражения  с помощью построителя выражений:

1. Запустить  построитель выражений.

2. В левом  нижнем поле построителя выбрать  папку, содержащую нужный элемент.

3. В нижнем  среднем поле дважды щелкнуть  элемент, чтобы вставить его  в поле выражения, или выбрать  тип элементов.

4. Если выбран  тип в нижнем левом поле, то  значения будут отображаться  в нижнем левом поле. Дважды  щелкнуть на значении, чтобы вставить  его в поле выражения. 

5. Вставить необходимые  операторы в выражение. Для  этого необходимо поместить указатель  мыши в определенную позицию  поля выражения и выбрать одну  из кнопок со знаками операций, расположенных в середине окна  построителя.

6. Закончив создание  выражения, нажать кнопку «OK».

Microsoft Access скопирует созданное выражение в ту позицию, из которой был вызван построитель выражений. Если в данной позиции уже содержится значение или если построитель выражений был вызван из окна модуля, в котором имеется выделенный текст, то исходное значение или выделенный текст будут заменены на новое выражение. 

2.2.4 Создание  вычисляемых полей 

Существует возможность  создать новое поле, отображающее результаты вычислений, заданных с  помощью выражения. Для этого  необходимо в режиме конструктора запроса  выполнить одно из следующих действий:

- Ввести выражение  в пустую ячейку строки «Поле». Если выражение содержит имя  поля, необходимо заключить это  имя в квадратные скобки.

- Для того  чтобы получить помощь при  создании выражения, можно воспользоваться  построителем выражений. Для открытия  построителя выражений нужно  установить указатель мыши в  то место строки «Поле», куда  требуется добавить вычисляемое  поле, нажать правую кнопку мыши  и выбрать команду «Построить».

- После нажатия  клавиши «Enter» или перехода к другой ячейке Microsoft Access вводит стандартное имя "ВыражениеN", где N является целым числом, увеличивающимся на единицу для каждого следующего поля в запросе, содержащего выражение. Имя помещается перед выражением и заканчивается знаком двоеточия. В режиме таблицы это имя является заголовком столбца.

Если выражение  включает статистические функции (Sum, Avg, Count, Min, Max, StDev или Var), и бланк запроса содержит другие поля, используемые для группировки, нужно нажать на панели инструментов кнопку «Групповая операция» (если строка «Групповая операция» не выводится на экран). В ячейке «Групповая операция» для поля группировки оставить значение «Группировка», а в вычисляемом поле заменить слово «Группировка» словом «Выражение».

Примечания:

- Для того  чтобы открыть или просмотреть  все выражение целиком без  прокрутки необходимо нажать  клавиши «SHIFT»+«F2». Открывается  окно диалога «Область ввода».

При необходимости, можно внести в запрос следующие  дополнения:

- Ввести условие,  определяющее данные, используемые  в вычислениях.

- Определить  сортировку результатов.

- Задать значения  свойств полей, таких как «Формат  поля» (поскольку поле не наследует  свойства базовой таблицы).

2.2.5 Фильтры 

Условия отбора - это инструкции, которые позволяют  сообщить Microsoft Access, с какими записями предстоит работать. Условия отбора для одного или нескольких полей вводятся в бланке запроса или в окне расширенного фильтра.

- В режиме  конструктора запроса или в  окне расширенного фильтра таблицы,  запроса или формы необходимо  выбрать ячейку строки «Условие  отбора» в столбце поля, для  которого задается условие отбора.

- Ввести выражение  с клавиатуры или с помощью  построителя выражений. Для того  чтобы открыть окно построителя  выражений, установите указатель  на ячейку условия отбора, нажмите  правую кнопку мыши и выберите  команду «Построить».

- Для того  чтобы ввести другое выражение  для этого поля или для другого  поля, переместить указатель в  соответствующую ячейку и ввести  выражение.

Вместе с таблицей, запросом или формой можно сохранить  только один фильтр. Однако существует возможность использовать созданные  ранее запросы в качестве дополнительных фильтров. Запрос, применяемый как  фильтр, должен соответствовать определенным требованиям.

Применительно к нашей базе данных, для осуществления  выбора

2.2.6 Параметрические  запросы 

Запросы, как  правило, служат для выполнения определенной операции. При изменении какого-либо критерия поиска приходится создавать  новый запрос. Например, в одном  запросе критерием поиска является значение поля «Факультет», а в другом запросе - значение «Специальность». Однако эти критерии можно использовать в одном так называемом параметрическом  запросе, в котором они задаются не при формировании запроса, а при  его выполнении.

Параметрический запрос формируется аналогично запросу  на выборку. Отличие заключается  лишь в том, что в строке «Условие отбора» указывается не конкретное значение поля, по которому ведется  отбор данных, а вводится в квадратных скобках сообщение пользователю о необходимости задания критерия поиска. При выполнении запроса это  сообщение выдаётся пользователю в  диалоговом окне.

Применительно к нашей базе данных критерии запроса  задаются в строке «Условие отбора». Для вывода в результирующей таблице  списка студентов определенного  факультета необходимо в ячейку строки «Условие отбора» поля «Факультет»  ввести в квадратных скобках условие  отбора, в нашем случае, это предложение  ввести условие отбора непосредственно  самому пользователю (аналогично для  остальных полей).