Программа MS Access

Данные можно  отбирать не только по значениям текстовых  полей, но и по значениям полей  других типов. Например, для вывода списка студентов, обучающихся выше первого курса, необходимо ввести в  ячейку поля «Условие отбора» графы  «Курс» выражение «>1»

2.2.7 Запросы  на обновление 

Помимо запросов на выборку, с помощью которых  осуществляется только отбор необходимых  данных, Access предоставляет возможность модифицировать данные с помощью запросов на обновление. При выполнении такого запроса результирующая таблица не формируется, поскольку его задачей является изменение данных в таблице, выбранной в качестве источника данных во время формирования запроса. Поэтому бланк запроса может содержать только поля, значения которых требуется обновить, и поля, по значениям которых отбираются записи для изменения в них данных.

После включения  в бланк запроса полей выбранной  таблицы выполняется команда  «Запрос Обновление», после чего в нижней части бланка строка «Сортировка» заменяется строкой «Обновление». В  эту строку в ячейку поля, значения которого необходимо изменить, вводится выражение. Наименования полей, значения которых будут использованы при  вычислении введенного выражения, должны быть заключены в квадратные скобки.

С помощью запроса  на обновление можно изменять данные не всех записей, а выборочно. Для  этого в бланк запроса включаются поля, по значениям которых будет  вестись отбор записей.

Иногда бывает затруднительно вводить с клавиатуры имена полей, используемых в выражениях, особенно если эти имена длинные. В этом случае целесообразно скопировать  их в буфер обмена, предварительно выделив имена этих полей в  строке «Поле» бланка запроса.

При запуске  запроса на обновление (щелчок на кнопке «Запуск») или его открытии в окне базы данных Access предупредит, что будут обновлены значения такого-то количества записей.

Для просмотра  результатов расчета после выполнения запроса необходимо в окне базы данных щелкнуть на значке объекта «Таблицы», выделить имя таблицы и открыть  ее щелчком на кнопке «Открыть».

2.2.8 Редактирование  запросов 

Для внесения необходимых  изменений в запрос любого вида его  имя следует маркировать в  окне базы данных и щелкнуть на кнопке «Конструктор». На экране появляется бланк  запроса, в который можно вносить  изменения: вставить, удалить или  переименовать поля, изменить условия  отбора, тип сортировки и др.

Чтобы удалить  поле, необходимо щёлкнуть на любой  ячейке этого поля, а затем выполнить  команду «Правка Удалить».

Для перемещения  поля его выделяют щелчком над  его заголовком и перетаскивают  в соответствующее место бланка запроса. 

Добавление нового поля осуществляется таким же образом, как вставка поля при формировании запроса.

2.3 Формы 

Access предоставляет возможность вводить данные либо непосредственно в таблицу, как было рассмотрено ранее, либо с помощью форм. Формы рекомендуется использовать, если данные часто меняются или база постоянно пополняется новыми записями. Если данные вводятся непосредственно с бланков, то графическими средствами форму можно представить так, чтобы она повторяла оформление бланка, что заметно облегчает работу пользователя.

С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать в удобном для  пользователя виде.

Формы можно  создавать в режиме «Конструктор»  или с помощью «Мастера форм», или использовать автоформы. В отличие от таблиц и запросов, которые рекомендуется формировать с помощью конструктора, формы удобнее создавать, используя автоформы или «Мастер форм», а конструктор применять при редактировании и форматировании форм.

2.3.1 Автоформы 

Автоформы бывают трех видов: «в столбец», «ленточные» и «табличные». Табличные формы имеют вид таблиц, автоформа «в столбец» может отображать только одну запись.

Для создания автоформы в окне базы данных надо щелкнуть на значке элемента «Формы» и затем щелкнуть на кнопке «Создать». В диалоговом окне «Новая форма» выбирается вид автоформы и источник данных - таблица или запрос. После щелчка на кнопке «OK» автоформа выводится на экран.

Автоформа создает форму, в которой отображаются все поля и записи выбранной таблицы или запроса. Каждое поле расположено на отдельной строке, с левой стороны от которой отображается надпись к данному полю. 

2.3.2 Мастер  форм 

Пользователь  имеет возможность создать форму  самостоятельно или воспользоваться  мастером. Мастер форм ускоряет процесс  создания формы, так как автоматически  выполняет всю основную работу. При  использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер можно использовать для быстрого создания элементов управления в форме.

Создание формы  с помощью мастера:

1. В окне базы  данных выберите вкладку «Формы».

2. Нажмите кнопку  «Создать».

3. В диалоговом  окне «Новая форма» выберите  нужного мастера. Описание мастера  появляется в левой части диалогового  окна.

4. Выберите имя  таблицы или запроса, содержащих  данные, на основе которых будет  создана форма.

5. Нажмите кнопку  «OK».

6. Если на  шаге 3 были выбраны «Мастер форм»,  «Диаграмма» или «Сводная таблица», то при создании формы следуйте  инструкциям, выводимым в диалоговых  окнах соответствующего мастера.  При выборе элементов «Автоформа: в столбец», «Автоформа: ленточная» или «Автоформа: табличная форма» создается автоматически.

Изменить созданную  форму можно в режиме конструктора.

Использование «Мастера форм» позволяет отображать в форме не все поля источника  данных, а выборочно, по желанию пользователя, это также наиболее простой и  быстрый способ создания формы, содержащей данные из нескольких таблиц. Мастер форм ускоряет процесс создания форм, выполняя автоматически всю основную работу.

В первом окне мастера  форм можно выбрать поля, которые  должны быть включены в форму. Это  могут быть поля из одной или нескольких таблиц. Для выбора поля в окне «Доступные поля» маркируется имя требуемого поля, а затем выполняется щелчок на кнопке переноса. Для переноса всех полей источника данных в окно «Выбранные поля» используется кнопка . При использовании мастера форм для создания формы на основе нескольких таблиц создается инструкция SQL. Эта инструкция содержит сведения о том, какие таблицы и поля нужно использовать.

С помощью мастера  можно создать обычную или  иерархическую форму, отображающую данные из нескольких таблиц. Иерархической  является форма, содержащая одну или  несколько подчиненных форм. Подчиненные  формы используются для показа данных из таблиц с отношением «один-ко-многим».

Имеется возможность  представления данных в иерархическом  виде без использования подчиненной  формы. Например, если в форме много  элементов управления, для подчиненной  формы может не остаться места. В  этом случае можно использовать мастер форм для создания синхронизированных форм. При нажатии кнопки в форме  открывается другая форма, синхронизированная с записью в первой форме.

В нашей базе данных с помощью мастера форм были созданы две формы «Список  студентов» и «Данные студентов» на основе существующих таблиц. Для  создания данных форм использовался  «Мастер форм», так как он существенно  упростил процесс разработки этих форм, и так как данные формы не предполагали наличие каких-либо конструктивных отличий от существующих в мастере  форм шаблонов. Данные формы включают в себя все поля из таблиц-источников, внешний вид форм был выбран «Табличный», стиль оформления «Официальный».

2.3.3 Диспетчер  кнопочных форм 

При создании базы данных с помощью мастера автоматически  создается кнопочная форма, помогающая перемещаться по базе данных. На кнопочную  панель помещаются кнопки, при нажатии  которых открываются формы или  отчеты (или открываются другие кнопочные  формы, с помощью которых открываются  другие формы или отчеты), осуществляется выход из Microsoft Access или изменяется сама кнопочная форма. Диспетчер кнопочных форм позволяет создавать кнопочные формы, подобные тем, что создает мастер баз данных.

При создании базы данных с помощью мастера автоматически  создается кнопочная форма, позволяющая  легко перемещаться по формам и отчетам  базы данных. Пользователь имеет возможность создавать кнопочную форму самостоятельно с помощью диспетчера кнопочных форм.

Создание формы  с помощью мастера:

1. Выберите в  меню «Сервис» команду «Надстройки»  и подкоманду «Диспетчер кнопочных  форм».

2. Если выводится  приглашение подтвердить создание  кнопочной формы, нажмите кнопку  «Да».

3. В диалоговом  окне «Диспетчер кнопочных форм»  нажмите кнопку «Изменить».

4. В диалоговом  окне «Изменение страницы кнопочной  формы» введите имя в поле  «Название кнопочной формы» и  нажмите кнопку «Создать».

5. В диалоговом  окне «Изменение страницы кнопочной  формы» введите текст подписи  для первой кнопки и выберите  команду в поле со списком  «Команда».

6. Для большинства  выбранных команд под полем  «Команда» открывается новое  поле со списком. При необходимости,  выберите нужный элемент в  этом поле. Например, если выбрана  одна из команд работы с  формами, то в поле со списком  «Форма» следует выбрать имя  открываемой формы.

7. Повторите  шаги с 5 по 6 для создания всех  нужных кнопок кнопочной формы.  Чтобы изменить или удалить  какую-либо из созданных кнопок, выберите имя этой кнопки в  списке «Элементы» данной кнопочной  формы и нажмите кнопку «Изменить»  или «Удалить». При необходимости  изменить порядок кнопок в  списке выберите элемент и  нажмите кнопку «Вверх» или  «Вниз».

8. Закончив создание  кнопочной формы, нажмите кнопку  «Закрыть».

Диспетчер кнопочных  форм позволяет создавать кнопочную  форму, кнопки которой открывают  другие кнопочные формы. С помощью  описанных выше действий могут быть созданы несколько кнопочных  форм. Для того чтобы сделать кнопочную  форму стартовой кнопочной формой, которая открывается по умолчанию  при запуске базы данных, выберите имя кнопочной формы в диалоговом окне «Диспетчер кнопочных форм»  и нажмите кнопку «По умолчанию». Для того чтобы открыть из кнопочной  формы другую кнопочную форму, выберите на шаге 5 команду «Переход к кнопочной форме» и укажите имя кнопочной формы, на которую требуется перейти.

2.3.4 Редактирование  формы 

Под редактированием  формы понимаются такие изменения, как удаление поля и добавление нового, добавление новых текстовых записей  и изменение существующих и т. п. Для отображения структуры  формы на экране необходимо в окне базы данных выделить имя требуемой  формы и щелкнуть на кнопке «Конструктор». Структура формы, содержит три основных раздела: область заголовка, область  данных и область примечаний.

Размеры разделов можно изменять, перетаскивая по вертикали  линии, разделяющие эти зоны. Разделы  заголовка и примечаний содержат в основном такие элементы оформления формы, как текстовые надписи  и рисунки. Основными элементами области данных являются поля, с  помощью которых выполняется  отображение данных или их ввод.

Элементы управления представлены на Панели элементов вызываемой командой «Вид Панель элементов» или  щелчком на соответствующей кнопке панели инструментов. Выбор элемента управления осуществляется щелчком  на его значке в панели элементов, после чего указатель мыши устанавливается  в то место структуры формы, куда должен быть вставлен элемент, и мышь протаскивается в требуемом направлении.

Наиболее часто  при редактировании форм или создания форм в режиме Конструктор используются элементы управления «Надпись», «Поле», «Рисунок», «Сводная рамка объекта». Рисунок выбирается из графического файла и вставляется в объект. Элемент «Сводная рамка объекта» может быть представлен не только в виде рисунка, созданного, в каком-либо графическом редакторе, но и в  виде другого объекта, например мультимедийного.

Вместе с элементом  «Поле» автоматически вставляется  его присоединённая надпись. По умолчанию  эта надпись стандартная: «Поле 1», «Поле 2» и т.д. Если новое поле не содержит данных, то в нём отображается слово «Свободный». Поле можно сделать  вычисляемым. В этом случае в присоединённую надпись вводится поясняющее сообщение. С помощью такого поля можно подводить  итоги, если оно будет вставлено  в область примечаний формы.