Проектирование информационных баз данных

  По такому  же принципу создаем запрос  на основе таблиц Изделия, Договор,  Заказчики, ТТН, ПП, Спец-я ПП. 
 

6.    Создание отчетов.

MS Access позволяет создать макет отчета определенной структуры. В создании отчета много общего с созданием формы. Но, через отчеты нельзя вводить, удалять, добавлять и редактировать данные в таблицах. В отчет могут быть включены данные одной таблицы, одного запроса или нескольких таблиц и запросов. Макет отчета определяет состав и расположение:

• Заголовка отчета,
• Заголовков полей отчета,
• Значений полей, входящих в отчет,
• Значений вычисляемых реквизитов.

При конструировании  макета отчета имеется возможность группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня могут вычисляться итоги с поясняющим текстом. Отчет может быть создан с помощью Мастера отчетов или в режиме Конструктора отчетов. Проще создать отчет с помощью Мастера отчетов, а затем доработать его в режиме Конструктора отчетов. 

6.1 Получение  отчета с помощью мастера отчетов.

Нам необходимо создать отчет по результатам  запроса Подсчет изделий по складу квартально. Для создания отчета выполним следующие действия:

• В окне  база данных выбрать на панели объект Отчеты, щелкнуть по ярлыку Создание отчета с помощью мастера.
• В диалоговом окне Создание отчетов в окне Таблицы и запросы в качестве источника выбрать из списка запрос Подсчет изделий по складу квартально. В окне Доступные поля выбрать все поля для включения в отчет (кнопка >>).
• В окне Таблицы и запросы в качестве источника выбрать таблицу Изделие. В окне Доступные поля выбрать для включения в отчет поле наименование изделия(кнопка >).Аналогично добавить поле КОЛ из таблицы С-ция ЦН и поле КОЛ из таблицы С-ция ТТН. Нажать кнопку Далее.
• В следующем окне не задаем порядок сортировки (по умолчанию принят порядок сортировки По возрастанию). Нажать на кнопку Итоги, в открывшемся окне установить галочку напротив в столбце Sum. Также справа поставить галочку Только итоги.  Нажать Ок. Нажать Далее.
• В следующем окне выбрать макет По левому краю 1. Ориентация – Книжная. Нажать Далее.
• Далее выберем стиль отчета – Спокойный. Далее.
• В следующем окне  задать имя отчета: Подсчет изделий по складу. Отметить галочкой Просмотр отчета и нажать Готово.

Этот  отчет имеет некоторые недостатки. Его можно откорректировать с  помощью конструктора отчетов.

6.2 Корректировка  макета отчета с помощью Конструктора  отчетов.

Чтобы войти  в конструктор отчетов следует нажать кнопку Вид на панели инчтрументов. Если отчет закрыт, то для его корректировки выбрать объект Отчеты, сделать активным отчет Стоимость неоплаченного товара по договору и нажать кнопку Конструктор. Теперь можно корректировать.

Конструктор отчетов имеет много общего с конструктором форм. Окно констурктора отчетов содержит следующие раздел:

• Заголовок отчета. В этом разделе можно разместить заголовок отчета;
• Верхний колонтитул. Содержание этого раздела выводится на каждой странице отчета.
• Область данных. Содержит записи таблицы или запроса, выводимые в отчет.
• Нижний колонтитул. Содержание этого отдела выводится в нижней части каждой страницы отчета.
• Примечание отчета. Содержание этого раздела выводится только в конце отчета.

6.3 Вывод отчета  на печать.

Вывод отчета на печать можно выполнить с помощью  кнопки Печать на панели инструментов или команды Файл/Печать.

Распечатаем отчет. Он будет иметь вид:

7.    Создание  кнопочной формы с помощью  диспетчера кнопочных форм.

Для управления в диалоговом режиме объектами базы данных Access можно использовать кнопочные формы (или меню).

      Кнопочная форма (КФ) – это панель управления, которая обеспечивает переход к страницам кнопочной формы, а также выполнение отдельных команд. На панели кнопочной формы должны быть размещены кнопки для возвращения к главной странице кнопочной формы и страницам предыдущих уровней и выхода из приложения (базы данных). При создании КФ предусматривается кнопка для изменения самой КФ.

Все страницы КФ представлены двумя уровнями.

1 уровень – главная страница формы .

2 уровень –  страницы Добавление данных, редактирование данных.

Порядок создания кнопочной формы с помощью  Диспетчера кнопочных форм (ДКФ):

• Открыть базу данных и выбрать в меню Сервис/ Служебные программы/ Диспетчер кнопочных форм
• Подтвердить создание кнопочной формы – Да.
• В окне ДКФ создать список всех страниц кнопочной формы разных уровней.

В окне ДКФ всегда существует главная страница кнопочной формы – Main Switchboard.

  С  помощью кнопки Создать сформировать последовательно список страниц кнопочной формы: Договора, Платежные поручения, товарно-транспортные накладные, Цеховые накладные, Задание 24

  Для создания содержания главной страницы кнопочной формы необходимо в окне ДКФ выделить ее в списке и нажать кнопку Изменить. В окне Изменение страницы кнопочной формы создать ее элементы с помощью кнопки Создать. Для создания элемента Договора нажать кнопку Создать и Нажать ОК. По аналогии создать элементы Платежные поручения, товарно-транспортные накладные, Цеховые накладные, Задание 24.

  Для создания содержания страницы Договора, (второй уровень) выделить ее и нажать кнопку Изменить.

  В  окне Изменение страницы кнопочной формы создать элемент для данной кнопочной формы с помощью кнопки Создать. Сформировать в окне Изменение элементов кнопочной формы элемент для формы ДОГОВОР, команду открыть форму для изменения.По аналогии создаются элементы Платежные поручения, товарно-транспортные накладные, Цеховые накладные, Задание 24

С помощью  кнопки Закрыть выйти из Диспетчера кнопочных форм.

В окне БД перейти к объектам Формы. В  списке добавилось название новой формы - Main Switchboard. В списке Таблиц добавилась новая таблица - Switchboard Item, в которой отображена структура созданной кнопочной формыТак же как и другие объекты БД, кнопочную форму можно редактировать в режиме Конструктор, изменять цвета заливки и фона, вставлять рисунки.

      Чтобы главная кнопочная форма запускалась  при открытии базы данных, надо задать параметры запуска. Для их формирования выполнить команду главного меню

Сервис / Параметры запуска…

      В диалоговом окне Параметры запуска в окне Вывод формы/страницы: выбрать Switchboard, нажать ОК.

      Эта команда реализуется при токрытой базе данных и созданной кнопочной  форме.