Для анализа информационных потоков  возьмем следующий пример:

        Допустим, фирма заключила  контракт с определённым поставщиком. Всю необходимую информацию о  нём  необходимо занести в базу данных фирмы. На нового поставщика заводится формуляр, в котором записаны необходимые данные о нем. У поставщика производят закупки.  В этом случае составляется договор о закупке, который фиксирует следующие необходимые данные: Код Заказа; Номер Заказа; Описание Заказа; Код Поставщика; Стоимость Доставки. Когда клиент приходит в фирму он заключает сделку. В этом случае составляется договор о закупке, который фиксирует следующие необходимые данные: Код Сделки; Код Товара; Код Заказа; Цена; Количество; Продано. По критериям «Цена» и «Количество» БД фирмы по продаже комплектующих, представляет данные о остатке товара на складе и об общей прибыли с одного комплектующего.

       На  основе представленных, на примере  информационных потоков составляются необходимые элементы работы БД.

 Общий порядок построения ER- модели:

1)  в каждом внешнем представлении нужно выделить понятия и их свойства, при этом очень полезно использовать результаты анализа экономического документа;

 

2)  обозначить понятия именами, которые должны быть краткими, понятными, привычными для пользователя;

3)  выбрать ключевое свойство или ввести его искусственно для каждого понятия;

4)  выявить связи между разными понятиями и определить их степень;

5)  объединить модели, построенные для разных внешних представлений.

      ER - диаграмма

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5. Нормализация базы данных

 

      Процесс проектирования баз данных заключается  в последовательном переводе отношений  из первой нормальной формы в нормальные формы более высокого порядка по определенным правилам. Каждая следующая нормальная форма ограничивает определенный тип функциональной зависимости, устраняет соответствующие аномалии при работе с отношениями и сохраняет свойства предшествующих форм.

     Процесс построения реляционных баз данных на основе нормальных форм предполагает удаление из исходного отношения следующие меж атрибутивные зависимости:

1. Частичной зависимости атрибутов от ключа (уровень второй нормальной формы);
1. Транзитивность зависимостей не ключевых атрибутов от ключа (удовлетворяет 3-ей нормальной форме);
2. Зависимости ключей от не ключевых атрибутов (удовлетворяет нормальной форме Байеса-Кодда) альтернативой этого подхода является метод ER-диаграмм (метод сущность-связь), которой применяется для проектирования больших баз данных и на нем реализованы средства проектирования баз данных.

      Основное  правило при создании таблиц сущностей  – это каждой сущности желательно сопоставить отдельную таблицу. Поля таблиц сущностей могут быть ключевыми или не ключевыми. Введение ключей позволяет обеспечить уникальность значений в записи, ускорить обработку записи и выполнить обработку. Если в таблице есть значительное повторение по нескольким полям и их объем существенен, то лучше их выделить в отдельную таблицу. Новую сущность легко добавить и изменить, но при удалении следует уничтожить все ссылки на нее из таблиц связей, в противном случае возникает некорректность.

      

      

     

В данном курсовом проекте была проведена нормализация базы данных и достигнута нормальная форма Байеса-Кодда, то есть были устранены функциональные зависимости и исключена явная избыточность в таблицах. Также удалось избавиться от транзитивных зависимостей.

          Таблица находится в НФБК, если и только если любая функциональная зависимость между его полями сводится к полной функциональной зависимости от возможного ключа.

           В результате процесса нормализации  исходной таблицы была получена  НФБК:

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 1. 
 
 
 
 
 

6. описание ограничений целостности

 

Информация об объектах предметной области сведена в таблицу 1.

Описание объектов предметной области  

                        Таблица 1.

 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

7. физическое проектирование

      Данная  программа выполняет следующие  функции:

• управление с помощью меню (кнопочная форма);
• ввод данных в базу данных с помощью форм;

• коррекция данных;
• реализация запросов к базе данных;
• формирование и вывод выходных документов на экран, печать.

      Управление  базой данных с помощью меню осуществляется созданием кнопочной формы. Для  этого создается Главная форма, из которой доступны все основные функции программы. Доступ к функциям осуществляется с помощью экранных кнопок. С каждой кнопкой связывается процедура обработки события (КнопкаN_Click ()) или макрос, который вызывает заданную форму, отчет, выполняет расчеты и т.п. Главная кнопочная форма показана на рисунке 2.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 2. 
 
 
 
 

      При нажатии на какую либо кнопку главного меню происходит переход на подчиненные  формы.

      Например, после нажатия на кнопку Поставщики откроется форма, представленная на рисунке 3.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 3. 

Таблица, по которой  сделана форма, представлена на рисунке 3.

 
 
 

 

      Используемые  графические вставки являются примерами  и используются по аналогии с другими  операциями. 
 
 
 
 

8. принцип работы

     При загрузке базы данных на экране появляется заставка, которая через пять секунд закрывается и открывается главная кнопочная форма, которая содержит следующие кнопки: Поставщики, Сделки, Закупки, Комплектующие, Отчет, Вычисление, Запуск таблицы с типами, Удаление. Главная форма показана на рисунке 4.

 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 4

      Выбор того или иного действия осуществляется левой клавишей мыши.

      При выборе кнопки «Комплектующие» появляется форма, изображённая на рисунке 5, в которой можно добавлять, удалять, редактировать, сохранять данные. Также можно выйти из формы, нажав кнопку выхода.

Рисунок 5.

     При выборе следующих кнопок на экране будут появляться похожие по дизайну  формы, с помощью которых можно  редактировать или просматривать  одноименные таблицы.

      При выборе на главной кнопочной форме «Отчет» на экране появится отчет.

     При выборе на главной кнопочной форме  кнопки «Выход из приложения» осуществляется выход из СУБД Access.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

9. Защита информации

    Microsoft Access обеспечивает два традиционных  способа защиты:

    1.  Установка пароля, требуемого при открытии базы данных;

    2.  Защита на уровне пользователей, которая позволяет ограничить, к какой части базы данных пользователь будет иметь доступ или какую её часть он сможет изменять. Кроме того, можно удалить изменяемую программу Visual Basic из базы данных, чтобы предотвратить изменения структуры форм, отчётов и модулей, сохранив   базу данных как файл MDE.

Установка пароля

    Простейшим  способом защиты является установка  пароля для открытия базы данных. После того как пароль установлен, при каждом открытии базы данных будет появляться диалоговое окно, в котором требуется ввести пароль. Только те пользователи, Которые введут правильный пароль, смогут открыть базу данных. Этот способ достаточно надёжен, но он применяется только при открытии базы данных. После открытия базы данных все объекты становятся доступными для пользователей. Для базы данных, которая совместно используется небольшой группой пользователей или на автономном компьютере, установка пароля обычно оказывается недостаточной.

Защита  на уровне пользователей

    Наиболее  гибкий и распространённый способ защиты базы данных называется защитой на уровне пользователей. Этот способ защиты подобен способам, используемым в  большинстве сетевых систем. От пользователей требуется идентифицировать себя и ввести пароль, когда они запускают  Microsoft Access. С помощью средств защиты можно указать, какие операции по обработке объектов базы данных разрешается выполнять пользователю или группе пользователей. О каждом пользователе или группе пользователей ведутся учётные записи с указанием прав доступа к тем или иным объектам.

                                               заключение                                                                                        

Разработанная в данном курсовом проекте  БД для решения задач документооборота в фирме по продаже комплектующих,  позволяет автоматизировать весь документооборот, что позволяет разгрузить весь отчетный документооборот, и сократить ошибки в документации. При появлении новых производственных задач разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в БД.

Описанная в  этом курсовом проекте база данных должна быть полезна при работе в  данной области. 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

БИБЛИОГРАФИЯ

1. Михеева В.Д., Харитонова И.А. Microsoft Access 2000. – БХВ – Изд. «Санкт-Петербург», 2000
2. Электронный учебник «MS Access 2000»
3. Сайты Internet’а